Betriebsveranstaltungen: Freibetrag, abzugsfähige Kosten ... / 9 Besonderheiten bei einer Kapitalgesellschaft, z. B. GmbH

Eine Betriebsveranstaltung (Betriebsausflug, Weihnachtsfeier, Betriebsjubiläum usw.) liegt im überwiegenden eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Das gilt auch bei Kapitalgesellschaften, z. B. bei einer GmbH oder einer UG haftungsbeschränkt. Liegen die entsprechenden Voraussetzungen vor, dann sind die Zuwendungen bei den Arbeitnehmern nicht als Arbeitslohn zu erfassen, soweit der Freibetrag von 110 EUR pro Arbeitnehmer nicht überschritten wird. Das gilt natürlich auch für GmbH-Gesellschafter, die Arbeitnehmer ihrer GmbH sind.

Praxis-Beispiel

Buchung der Kosten für einen Betriebsausflug

Eine GmbH veranstaltet mit ihren 8 Arbeitnehmern einen 2-tägigen Betriebsausflug. Die Fahrtkosten und die Kosten für Unterkunft und Verpflegung betragen pro Person 200 EUR. Für die 8 Arbeitnehmer sind somit insgesamt Aufwendungen in Höhe von (8 × 200 EUR =) 1.600 EUR entstanden. Von den Kosten, die auf die Arbeitnehmer entfallen, bucht die GmbH (8 × 110 EUR =) 880 EUR als lohnsteuerfreie Sachzuwendung. Die verbleibenden 720 EUR unterwirft die GmbH pauschal mit 25 % der Lohnsteuer, sodass die pauschal versteuerten Lohnbestandteile nicht in der individuellen Lohnabrechnung erfasst werden. Die pauschale Steuer beträgt insgesamt 202,50 EUR (720 EUR × 25 % = 180,00 EUR + 5,5 % = 9,90 EUR Solidaritätszuschlag + 12,60 EUR pauschale Kirchensteuer). Aber! Die in den Rechnungen enthaltene Umsatzsteuer kann nicht als Vorsteuer abgezogen werden.

Konto SKR 03/04 Soll	Kontenbezeichnung	Betrag	Konto SKR 03/04 Haben	Kontenbezeichnung	Betrag
4140/6130	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei	880,00
4145/6060	Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerpflichtig	720,00
4149/6069	Pauschale Steuer auf sonstige Bezüge	202,50	1200/1800	Bank	1.802,50

Geburtstagsfeier des Arbeitnehmers (GmbH-Gesellschafters)

Zu den zwei begünstigten Veranstaltungen gehört nicht die Geburtstagsfeier, zu der ein Arbeitnehmer einlädt. Diese Aufwendungen trägt der Arbeitnehmer, sodass nur er einen Werbungskostenabzug geltend machen kann. Grundsätzlich dürfen die Aufwendungen für eine Geburtstagsfeier nicht als Werbungskosten abgezogen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen können die Kosten aber ganz oder teilweise beruflich veranlasst sein.^[1] Das ist insbesondere dann möglich, wenn die Feier nicht in erster Linie der Ehrung des Jubilars und damit nicht der repräsentativen Erfüllung gesellschaftlicher Konventionen dient, sondern dem kollegialen Miteinander und daher der Pflege des Betriebsklimas, der Jubilar mit seiner Einladung der Belegschaft Dank und Anerkennung zollt oder gefestigten betrieblichen Gepflogenheiten Rechnung trägt.

Praxis-Beispiel

Kosten für Geburtstagsfeier können u. U. als Werbungskosten abgezogen werden

Der alleinige Geschäftsführer einer GmbH hat anlässlich der Vollendung seines 60. Lebensjahrs sämtliche Mitarbeiter der GmbH sowie den Aufsichtsratsvorsitzenden (insgesamt ca. 70 Personen) in eine Werkstatthalle der GmbH eingeladen. Die GmbH war bei der Organisation der Geburtstagsfeier eingebunden. Die Werkstatthalle wurde für die Feierlichkeit mit Mobiliar der GmbH (Bierzeltgarnituren) ausgestattet. Die Feier fand an einem Freitag von 12 Uhr bis 17 Uhr statt. Ein Teil der Gäste erschien in Arbeitskleidung. Die Kosten der Feier beliefen sich auf ca. 35 EUR pro Person. Außerdem fanden private Geburtstagsfeiern des Geschäftsführers mit deutlich höheren Kosten statt.

Das Finanzamt lehnte den Abzug der Aufwendungen für die Geburtstagsfeier in Höhe von 2.470 EUR ab. Der BFH sah jedoch zwischen den Aufwendungen und den steuerpflichtigen Einnahmen einen Veranlassungszusammenhang und ließ den Werbungskostenabzug zu.

Werbungskosten sind Aufwendungen zur Erwerbung, Sicherung und Erhaltung der Einnahmen. Davon ist auszugehen, wenn die Aufwendungen mit der Erzielung von Einkünften objektiv zusammenhängen und ihr subjektiv zu dienen bestimmt sind, d. h. wenn sie in wirtschaftlichem Zusammenhang mit den Einnahmen aus nichtselbstständiger Arbeit stehen. Dabei kommt es entscheidend darauf an, welche Gründe den Steuerpflichtigen zu den Aufwendungen bewogen haben.

Das bedeutet, dass der Anlass einer Feier ein Indiz, nicht aber das alleinentscheidende Kriterium ist. Trotz des Geburtstags, der ein herausgehobenes persönliches Ereignis ist, können die Aufwendungen für die Feier beruflich veranlasst sein. Ob die Aufwendungen Werbungskosten sind, ist daher anhand weiterer Kriterien zu beurteilen. So ist von Bedeutung, wer als Gastgeber auftritt, wer die Gästeliste bestimmt, ob es sich bei den Gästen um Kollegen, Geschäftsfreunde oder Mitarbeiter (des Steuerpflichtigen oder des Arbeitgebers), um Angehörige des öffentlichen Lebens, der Presse, um Verbandsvertreter oder um private Bekannte oder Angehörige des Steuerpflichtigen handelt. Zu berücksichtigen ist außerdem, an welchem Ort die Veranstaltung stattfindet, ob sich die finanziellen Aufwendungen im Rahmen vergleichbarer betrieblicher Veranstaltungen bewegen und ob das Fest den Charakter einer priv...