Die Finanzbehörde hat gem. § 147 Abs. 6 AO das Recht, die elektronisch erstellten und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen durch Datenzugriff zu prüfen. Grundsätzlich steht das Recht auf Datenzugriff jedoch nur im Rahmen einer Außenprüfung oder einer Nachschau zu (gesetzliche Regelung). Als aufbewahrungspflichtige Unterlagen gelten insbesondere die Finanzbuchhaltung, die Anlagenbuchhaltung, die Lohnbuchhaltung sowie alle Vor- und Nebensysteme, die aufzeichnungspflichtige Unterlagen enthalten. Gleiches gilt für andere Unterlagen, die für das Verständnis der Buchhaltung notwendig sind. Für die Datenbereitstellung ist die Art der Außenprüfung unerheblich. Beispielsweise werden für eine Lohnsteuerprüfung auch Daten der Finanzbuchhaltung benötigt.

Zusätzlich zu den Daten müssen auch die Teile der Verfahrensdokumentation zur Verfügung gestellt werden, die einen vollständigen Systemüberblick ermöglichen und für das Verständnis des verwendeten Systems notwendig sind. Tiefergehende Einzelheiten können dem BMF-Schreiben[1] entnommen werden.

Das Recht auf Datenzugriff kann die Finanzbehörde durch 3 Möglichkeiten verwirklichen. Die Entscheidung, von welcher Möglichkeit Gebrauch gemacht wird, steht im pflichtgemäßen Ermessen des jeweiligen Prüfers. Sofern es erforderlich ist, kann der Prüfer auch mehrere Möglichkeiten gleichzeitig in Anspruch nehmen.

Möglichkeiten des Datenzugriffs

  • Das Recht auf den unmittelbaren Lesezugriff auf Ihrem Datenverarbeitungssystem. Dadurch kann der Prüfer Einsicht auf Ihre gespeicherten Daten nehmen. Hierbei kann er auch auf ein System eines von Ihnen beauftragten Dritten zugreifen (z. B. das System Ihres Steuerberaters). Bei diesem direkten Lesezugriff werden die Daten lediglich auf dem zur Verfügung gestellten System gelesen, gesichtet und nach den Möglichkeiten des Systems analysiert. Eine Online-Verarbeitung ist nicht statthaft (Online-Zugriff). Dieser Nur-Lese-Zugriff umfasst lediglich das Lesen, Filtern und Sortieren der zur Verfügung gestellten Daten. Man spricht hierbei vom "Z-1-Zugriff".
  • Der Prüfer kann weiterhin von Ihnen verlangen, dass Sie ihm die Daten selbst oder durch einen Dritten nach seinen Vorgaben aufbereiten sowie sortieren lassen und ihm zur Verfügung stellen. Hierbei handelt es sich um einen mittelbaren Datenzugriff. Man spricht hierbei vom "Z-2-Zugriff".
  • Ferner kann der Prüfer verlangen, dass Sie ihm die gespeicherten Unterlagen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Auswertung überlassen. Man spricht hierbei von einem "Z-3-Zugriff". Diese Möglichkeit des Datenzugriffs ist in der Praxis am häufigsten verbreitet. Der dabei verwendete Datenträger muss spätestens nach Bestandskraft zurückgegeben oder vernichtet werden. Die dem Prüfer hierbei zur Verfügung gestellten Daten werden auf dem Notebook des Prüfers mit IDEA analysiert.

Diese Datenüberlassung umfasst auch die Mitnahme der Daten aus der Sphäre des Unternehmens. Im Regelfall sollte diese Mitnahme jedoch nur nach Abstimmung mit Ihnen erfolgen. Nach Bestandskraft der aufgrund der Prüfung ergangenen Bescheide ist ein möglicherweise überlassener Datenträger zurückzugeben und die Daten zu löschen.

Bei Datenzugriff haben Sie zusätzliche Mitwirkungspflichten

Grundsätzlich haben Sie den Prüfer bei Ausübung des Datenzugriffs zu unterstützen. Sollten Ihnen dabei Kosten entstehen, müssen diese von Ihnen getragen werden.[2] Im Einzelnen sollten Sie dabei beachten:

  • Beim "Z-1-Zugriff" müssen Sie dem Prüfer die für den Datenzugriff erforderlichen Hilfsmittel zur Verfügung stellen und ihn für den Nur-Lese-Zugriff in das DV-System einweisen. Dabei müssen Sie die Zugangsberechtigung dergestalt einrichten, dass dem Prüfer der Zugriff auf alle steuerlich relevanten Daten eingeräumt wird. Das schließt auch die im DV-System vorhandenen Auswertungsprogramme mit ein. Bitte beachten Sie, dass das Datenverarbeitungssystem die Unveränderbarkeit des Datenbestands gewährleisten muss.
  • Beim mittelbaren Datenzugriff ("Z-2-Zugriff") gehört zu Ihrer Mithilfe neben der Zurverfügungstellung von Hard- und Software die personelle Unterstützung mittels einer mit dem Datenverarbeitungssystem vertrauten Person. Der Umfang bzw. die Zumutbarkeit hierbei richtet sich nach den betrieblichen Begebenheiten Ihres Unternehmens (z. B. Umsatz, Mitarbeiterzahl usw.).
  • Bei der Datenträgerüberlassung ("Z-3-Zugriff") müssen Sie dem Prüfer einen Datenträger mit den Buchhaltungsunterlagen zur Verfügung stellen. Dieser Datenträger muss alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form beinhalten. Dies gilt auch für die Fälle, in denen sich die Daten bei einem Dritten (z. B. Steuerberater) befinden.

Ebenfalls mit Schreiben vom 28.11.2019 hat der BMF "ergänzende Informationen zur Datenträgerüberlassung" herausgegeben.[3] Im eingangs erwähnten BMF-Schreiben wird gefordert , dass neben den aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten auch alle...

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