Der Datenzugriff beschränkt sich ausschließlich auf jene Ihrer Daten, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Dabei muss es sich nicht nur um die Daten der Finanzbuchhaltung, der Anlagenbuchhaltung und der Lohnbuchhaltung handeln. Betroffen sein können beispielsweise auch Korrespondenz- und Vertragsdaten.
Bitte beachten Sie, dass auch bei einer elektronischen Prüfung das allgemeine Auskunftsrecht des Prüfers und damit auch Ihre Mitwirkungspflichten unberührt bleiben. Die maschinelle Auswertbarkeit bezieht sich dabei einerseits auf die gesamte Buchhaltung, andererseits auf archivierte Daten, Belege usw. Einzelheiten zur maschinellen Auswertbarkeit von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten, Datensätzen, elektronischen Dokumenten und elektronischen Unterlagen sind unter Tz 9.1. des o. g. BMF-Schreibens erläutert. Was Sie bei der elektronischen Aufbewahrung zu beachten haben, geht aus Tz. 9.2 (des BMF-Schreibens) hervor.
Die bildliche Erfassung von Papierdokumenten erfordert eine Dokumentierung des entsprechenden Vorgangs. Empfohlen wird hier eine Organisationsanweisung, in der folgende Punkte geregelt sein sollten:
- Wer darf erfassen?
- Zu welchem Zeitpunkt wird oder soll erfasst werden (z. B. beim Posteingang bzw. während oder nach Abschluss des Bearbeitungsvorgangs)?
- Welches Schriftgut soll erfasst werden?
- Ist eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich?
- Wie soll die Qualitätskontrolle hinsichtlich der Lesbarkeit und Vollständigkeit vorgenommen werden?
- Wie werden Fehler protokolliert?
Nähere Einzelheiten zu diesem Verfahren erläutert das o. g. BMF-Schreiben unter Tz 9.3. Ebenso werden die "Spielregeln" für eine Auslagerung von Dateien aus dem Produktivsystem in ein anderes System oder das Verhalten bei einem möglichen Systemwechsel erläutert (Tz 9.4 des BMF-Schreibens).
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