Betriebsprüfung: Aufbewahrung, Datenzugriff, Prüfsoftware / 5.1 Ablauf einer Außenprüfung bei Datenträgerüberlassung

Rz. 67

Wenn ein Prüfer den Auftrag erhält, einen bestimmten Betrieb zu prüfen, wird er sich im Rahmen der Prüfungsvorbereitung auch mit der Frage befassen, ob er sämtliche oder bestimmte Prüfungszeiträume, etwa das Jahr 01 einer Prüfung, welche die Jahre 01 bis 03 umfasst, oder einzelne Prüfungsfelder, z. B. Verprobungen im Umsatz- und Vorsteuerbereich sowie von Bargeschäften, Bewertung von Rückstellungen oder halbfertigen Arbeiten, mittels des Einsatzes der Prüfsoftware IDEA analysieren möchte.

Rz. 68

In einem derartigen Fall kann der Prüfer beispielsweise bereits im Rahmen der zu erlassenden Prüfungsanordnung^[1] das zu prüfende Unternehmen auffordern, zu Beginn der Prüfung die steuerrelevanten Daten des Jahres 01 auf einem maschinell auswertbaren Datenträger, z. B. einer CD-ROM oder DVD, zur Verfügung zu stellen. Ebenso könnte der Prüfer diese Anforderung erst zu Beginn oder im Laufe der Prüfung stellen oder er könnte die steuerrelevanten Daten auch sofort für alle 3 Prüfungsjahre anfordern.

Rz. 69

Der Steuerpflichtige muss dann im Rahmen seiner gesetzlichen Mitwirkungspflicht^[2] dieser Aufforderung des Prüfers nachkommen. Auf den Steuerpflichtigen kommt dann die Aufgabe zu, die von dem Prüfer verlangten Daten aus seinem Produktiv- oder einem Archivsystem zu extrahieren, wobei die Daten ggf. automatisch transformiert werden in dem Sinne, dass die Datenorganisation, die Struktur der Tabellen oder Objekte geändert wird. Ebenso muss bei komprimierten oder verschlüsselten Daten die Komprimierung bzw. Verschlüsselung aufgehoben werden. Zu den steuerrelevanten Daten muss dann auch noch eine Beschreibung in Form einer maschinenauswertbaren Datei erzeugt oder hinzukopiert werden. Die Daten werden alsdann automatisch oder manuell auf einem beweglichen Datenträger (CD-ROM, DVD etc. im ISO-Standard) gespeichert und sind anschließend dem Prüfer auszuhändigen. Da die Notebooks der Prüfer in aller Regel nicht mit WORM-^[3] oder Zipp-Laufwerken ausgestattet sind, kommt eine Aushändigung der Daten auf diesen Datenträgern in der Prüfungspraxis nicht in Betracht. Außerdem ist unter Kosten- und damit Verhältnismäßigkeitsgesichtspunkten die Überlassung von Daten-CDs oder DVDs zumutbar, während für die Herstellung anderer Medien wie WORM wesentlich höhere Investitionen erforderlich wären.

Rz. 70

Die unterstützten Dateiformate für die steuerlich relevanten Daten sind Variable Length und Fixed Length. Damit ist es Softwareherstellern möglich, bereits bestehende Exportfilter oder Speicherungsmechanismen zu nutzen.^[4]

Wie aufgezeigt, soll dieser Prozess der Datenextraktion von einem Produktiv- oder Archivsystem auf einen Datenträger, der dem Prüfer zu übergeben ist, durch die in dem Beschreibungsstandard definierte Importstelle erheblich erleichtert werden.

Nach Erhalt der Datenträger liest der Prüfer die Daten auf einem Laptop/PC ein und analysiert die überlassenen Daten mittels des Einsatzes von Analysetools, die von IDEA zur Verfügung gestellt werden. Ergeben sich aufgrund der Datenanalyse Anhaltspunkte, die eine vertiefte Überprüfung einzelner Prüfungsfelder oder Jahre angezeigt erscheinen lassen, kann der Prüfer auch im Fall des Z1-Zugriffs zu den Möglichkeiten des unmittelbaren oder mittelbaren Datenzugriffs übergehen. Dabei gilt für den Prüfer folgendes zu beachten. Der Steuerpflichtige muss im Falle eines Systemwechsels oder einer Auslagerung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten aus dem Produktivsystem nach Ablauf des 5. Kalenderjahres, das auf die Umstellung folgt, nur noch den Z3-Zugriff zur Verfügung stellen können.^[5] Der Prüfer kann ferner weitere Datenträger mit bisher nicht bereitgestellten steuerrelevanten Daten verlangen. Die zur Auswertung überlassenen Daten und Datenträger sind, wenn keine Einwendungen gegen die Prüfungsfeststellungen erhoben werden, nach Abschluss der Außenprüfung und andernfalls spätestens nach Bestandskraft der aufgrund der Außenprüfung ergangenen Steuerbescheide zu löschen bzw. dem Steuerpflichtigen zurückzugeben.^[6] Daten, die für die Dokumentation von prüfungserheblichen Feststellungen notwendig sind, kann die Finanzverwaltung zurückbehalten.

Rz. 71

Hinweis

• Auf dem DV-System des Steuerpflichtigen, eines beauftragten Dritten oder seines steuerlichen Beraters darf die Prüfsoftware IDEA durch die Prüfer nicht installiert werden. Die Prüfungsdienste sind ferner nicht berechtigt, Daten zwecks Sicherung oder späterer Weiterverarbeitung von den betrieblichen DV-Systemen herunterzuladen oder Kopien vorhandener Datensicherungen vorzunehmen. Wenn die Prüfer direkt am System des Steuerpflichtigen prüfen wollen, müssen sie vom unmittelbaren (Z1) oder mittelbaren Datenzugriff (Z2) Gebrauch machen.^[7]
• Falls der Steuerpflichtige gravierende Gründe, etwa eine sehr hohe Geheimhaltungsbedürftigkeit der zu prüfenden Daten hat, weswegen er seine Unternehmensdaten dem Prüfer nicht in Form der Datenträgerüberlassung zur Verfügung stellen möchte, kann er selbst die Prüfsoftware IDEA auf seinem System insta...