Bestellabwicklungskosten / 2 Wer verursacht die Bestellkosten?

Die Bestellabwicklungskosten nennt man auch Kosten der Eigenleistung zum Zwecke der Beschaffung. Hierunter fallen die Personal- und Sachkosten der Einkaufsabteilung sowie der Wareneingangs-, Qualitäts- und Rechnungsprüfung. Einen erheblichen Umfang können auch anteilige Kosten der IT-Organisation, der Informations- und Kommunikationstechnologie einschließlich des Internets verursachen. Die Bestellabwicklungskosten sind in den letzten Jahren durch den verbreiterten Funktionsumfang von Materialwirtschaft, Einkaufsmanagement und Logistik kontinuierlich gestiegen.

Die Kostenbestandteile des Bestellprozesses werden in den Unternehmen immer detaillierter aufgeschlüsselt und analysiert, um die "Kostentreiber" zu ermitteln. Darauf aufsetzend können dann Maßnahmen zur Kostenreduzierung im Einkaufsprozess eingeleitet werden.

In der Praxis wird die Bestellung hauptsächlich vom operativen Einkauf durchgeführt. In der Produktion wird der Einkauf dabei von der Materialdisposition unterstützt. Der strategische Einkauf ist oftmals für die Erstellung des Rahmenvertrags zuständig. Die einzelnen Lieferabrufe werden dann meist vom operativen Einkauf oder gleich von der Materialdisposition durchgeführt. Die Materialdisposition, welche organisatorisch in der Produktion angesiedelt ist, kennt im Detail den Teilebedarf und ordert z.B. bei Just-in-Time oder Just-in-Sequenze die Teile direkt beim Lieferanten.

Den Ablauf der operativen Beschaffung, welcher einen großen Teil der Bestellkosten verursacht, zeigt Tabelle 1.

Phasen	Beschreibung
1. Bedarfsermittlung	Die Materialdisposition ermittelt die Nettobedarfsmenge und den Bestelltermin.
2. Bedarfsmeldung	Die Materialdisposition meldet die ermittelten Mengen und Termine per Bestellanforderung (BANF) an den zuständigen Einkäufer (z.B. Lead Buyer).
3. Konsolidierung	Der Einkauf konsolidiert bzw. fasst die Bedarfe der verbrauchenden Stellen wenn möglich zu einer Sammelbestellung zusammen.
4. Lieferantenauswahl	Der Einkauf sucht qualifizierte Lieferanten.
5. Angebotsanfrage	Der Einkauf erstellt u.U. ein Lastenheft und sendet die Anfragen an ausgewählte Lieferanten oder schreibt den Bedarf im Internet aus.
6. Angebotsvergleich	Die Einkaufsabteilung vergleicht die Angebote der Lieferanten nach bestimmte Kriterien wie z.B. Preis. Qualität oder Lieferzuverlässigkeit.
7. Angebotsauswahl	Das beste Angebot eines Lieferanten wird ausgewählt.
8. Bestellung	Der (operative/strategische) Einkauf sendet den Einkaufsvertrag an den ausgewählten Lieferanten. Der Lieferant bestätigt unter Umständen mit einer Auftragsbestätigung. Beim Rahmenvertrag geht die Verantwortung über die einzelnen Bestellabrufe an den operativen Einkauf bzw. an die Materialdisposition über.
9. Auftragsverfolgung	Der Einkauf oder die Disposition überwacht die termin- und mengengerechte Einhaltung der Lieferungen durch den Lieferanten.
10. Lieferantenbeurteilung	Der Lieferant wird bezüglich weiterer Lieferungen nach vorgegebenen Zielgrößen wie z.B. Qualität, Lieferzuverlässigkeit beurteilt.

Tab. 1: Ablauf der operativen Bestellung

In Branchen mit überwiegend aufwändigen und komplexen Einkaufsteilen sind die Bestellabwicklungskosten höher als bei standardisierten Massenprodukten. Ebenso sind die Bestellabwicklungskosten prozentual geringer, wenn der Einkaufsmitarbeiter ein hohes wertmäßiges Einkaufsvolumen verantwortet. Die Kosten der Einkaufsabteilung sind hier im Verhältnis zum hohen Einkaufsvolumen prozentual geringer als bei niedrigem wertmäßigem Einkaufsvolumen.