Zu unterscheiden sind:

  • Fehler in formeller Hinsicht, die die Wirksamkeit des Bescheids beeinträchtigen.
  • Fehler in materieller Hinsicht, die zu einer zu hohen, ggf. auch zu einer zu niedrigen Steuer führen.

Vor der Prüfung des Steuerbescheids sollten die organisatorisch wichtigen Grundlagen beachtet werden. Hierzu gehören

  • Fristenkontrollbuch (Kontrolle über fristgerechte Bearbeitung fristgebundener Vorgänge und rechtzeitige Absendung fristwahrender Schriftstücke): Ohne diese organisatorische Maßnahme zur Vermeidung einer Fristversäumnis wird keine Wiedereinsetzung in den vorherigen Stand wegen Versäumung der Einspruchsfrist bei Beauftragung qualifizierter Hilfspersonen (Mitarbeitern) mit der Berechnung der Einspruchsfrist sowie der Überprüfung von Steuerbescheiden und unterbliebenen Benachrichtigungen über den Ablauf der Einspruchsfrist gewährt:[1]
  • Postausgangsbuch (Endkontrolle, dass das fristgebundene Schriftstück tatsächlich abgesandt oder sichere Vorsorge dafür getroffen wird, dass es rechtzeitig hinausgeht). Bei rechtsberatenden Berufen dient dieses regelmäßig zur Glaubhaftmachung des Absendevorgangs.[2]

Auf diese Weise werden Nachteile zu Lasten des Steuerpflichtigen vermieden und Einsprüche rechtzeitig eingelegt. Wurde eine Frist versäumt, setzt die Rechtsprechung hohe Anforderungen an Art und Umfang der Fristenkontrolle, um eine Wiedereinsetzung in den vorigen Stand zu gewähren[3]. Sind die formellen Mängel eines Postausgangsbuchs zu gravierend, kann sogar eine Versicherung an Eides statt unter Umständen nicht ausreichen.[4]

Bei der eigentlichen Bescheidprüfung kann dann folgende Checkliste helfen:

Fragestellung ja nein Hinweise
Besteht die Möglichkeit, dass der Bescheid nichtig ist? [x] [x]

Ein Verwaltungsakt ist nach § 125 Abs. 1 AO nichtig, soweit er an einem besonders schwerwiegenden Fehler leidet und dies bei verständiger Würdigung offenkundig ist.

Ein Verwaltungsakt ist nach § 125 Abs. 2 AO immer nichtig, wenn…

…die erlassende Finanzbehörde nicht zu erkennen ist.

…er aus tatsächlichen Gründen nicht befolgt werden kann.

…die Begehung einer rechtswidrigen Tat verlangt wird.

…gegen die guten Sitten verstoßen wird.

Hinweis: Der nichtige Verwaltungsakt entfaltet keinerlei Rechtswirkung. Die Nichtigkeit eines Verwaltungsakts kann auch noch nach Ablauf der Rechtsbehelfsfrist festgestellt werden.

Hinweis: Die Nichtigkeit eines Verwaltungsakts kommt in der Praxis jedoch sehr selten vor. Ist keine Nichtigkeit gegeben und der Verwaltungsakt ist nur rechtswidrig, ist er jedoch wirksam. Darin getroffene Anordnungen müssen selbst dann beachtet werden, wenn sie gegen geltendes Recht verstoßen.
Haben sich die Daten wie absendendes Finanzamt, Steuernummer und Telefonnummer geändert? [x] [x] Bei einer neuen Steuernummer sollten die Akten korrigiert werden. Bei Rückfragen weiß man genau, an wen man sich wenden muss. Damit gibt es keine Probleme bei der Zuständigkeit.
Ist die Einspruchsfrist abgelaufen, wurde der Steuerbescheid rechtzeitig eingereicht? [x] [x]

Nach dem Datum des Steuerbescheids werden der Zeitpunkt der Bekanntgabe und die Einspruchsfrist berechnet.

Der 3. Tag ab diesem Datum gilt als Tag der Bekanntgabe (Bekanntgabevermutung), auch wenn man den Bescheid tatsächlich früher erhalten hat. Ist der Bescheid zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen, greift die Bekanntgabevermutung nicht. Im Zweifel hat die Finanzbehörde den Zugang des Steuerbescheids und den Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen. Die Bekanntgabevermutung des § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO gilt grundsätzlich auch bei Einschaltung einer privaten Zustellfirma.[5]

Aber: Die 3-tägige Zugangsfiktion des § 122 Abs. 2 Nr. 1 AO gilt nicht bei der Übersendung einer Einspruchsentscheidung durch einen privaten Postdienstleister, der zur Briefbeförderung einen weiteren Subunternehmer zwischenschaltet, wenn nicht festgestellt werden kann, dass die Zustellung mit einer gleich hohen Verlässlichkeit zu erwarten ist wie bei einer Versendung im Rahmen des Postuniversaldienstes.[6]

Die 3-Tagesfrist zwischen der Aufgabe eines Verwaltungsakts zur Post und seiner vermuteten Bekanntgabe (§ 122 Abs. 2 Nr. 1 AO) verlängert sich, wenn das Fristende auf einen Sonntag, gesetzlichen Feiertag oder Sonnabend fällt, bis zum nächstfolgenden Werktag.[7]

Die einmonatige Einspruchsfrist beginnt am 4. Tag nach dem Datum des Bescheids. Fällt das Fristende auf einen Sonntag, gesetzlichen Feiertag oder Sonnabend, verlängert sich die Frist bis zum nächsten Werktag.

Zu beachten ist, dass der Einspruchsführer die Feststellungslast dafür trägt, dass der von ihm erhobene Einspruch innerhalb der Einspruchsfrist beim Finanzamt eingegangen ist.[8]

Hinweis:

Wenn der Inhalt des Steuerbescheids von den Berechnungen abweicht, könnte statt eines Einspruchs ein kurzer Anruf beim Finanzamt möglicherweise die schnellere und kostengünstigere Lösung sein. Ist der Bescheid tatsächlich fehlerhaft, sollte der pragmatische Finanzbeamte von sich aus eine Lösungsmöglichkeit suchen und eine ...

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