Rz. 2

§ 261 HGB konstituiert keine Vorlagepflichten für Kaufleute. Die Vorschrift setzt diese voraus (Rz 3). Die Pflichten und Rechte aus § 261 HGB beziehen sich nur auf solche vorzulegenden Unterlagen, die beim Kaufmann ausschließlich auf einem Bild- oder Datenträger und nicht in anderer Form, insb. auf Papier, vorliegen. Von den nach § 257 Abs. 1 HGB aufzubewahrenden Unterlagen kann dies Lageberichte, Konzernlageberichte, Inventare, Handelsbücher, zu ihrem Verständnis notwendige Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, empfangene Handelsbriefe sowie Wiedergaben abgesandter Handelsbriefe und Buchungsbelege betreffen (§ 257 Abs. 3 HGB). Eröffnungsbilanzen, Jahres- und Konzernabschlüsse betrifft die Vorschrift nicht. Sie sind zur Erfüllung der Aufbewahrungspflichten nach § 257 Abs. 1 HGB nicht ausschließlich auf Bild- oder Datenträgern verwahrbar (§ 257 Abs. 3 Satz 1 HGB). Vorlagepflichten treffen auch solche Unterlagen, die nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen noch vorhanden sind (z. B. § 258 Rz 8; zur Kostentragung in diesen Fällen s. Rz 6).

 

Rz. 3

Unabhängig von der gesetzessystematischen Nähe ist § 261 HGB nicht auf die Vorlagepflichten des § 258 HGB beschränkt. Die Pflicht zur Vorlage von Unterlagen eines Kaufmanns kann auf zivil- oder prozessrechtlichen Rechtsgrundlagen beruhen. § 261 HGB findet auch auf Vorlagepflichten außerhalb gerichtlicher Verfahren Anwendung.[1] Strittig ist die Anwendbarkeit des § 261 HGB auf Strafprozesse. Der Streitpunkt bzgl. strafprozessrechtlicher Vorlagevorschriften bezieht sich insb. auf eine etwaige Kostenübernahmepflicht des Kaufmanns.[2]

[1] Vgl. BT-Drs. IV/2865 S. 9; sowie z. B. m. w. N Reich/Szczesny/Voß, in Heidel/Schall, HGB Handkommentar, 2. Aufl. 2015, § 261 HGB Rn 2.
[2] Siehe weiterführend m. w. N. Pöschke, in Staub, Großkommentar Handelsgesetzbuch, 5. Aufl. 2014, § 261 HGB Rn 5 f.

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