Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 4.6 Handelsbücher des Kaufmanns

Rz. 43

Das Gesetz schreibt nicht vor, welches Buchführungssystem der Kfm. für seine Handelsbücher zu verwenden hat. Es kommen folgende Buchführungssysteme infrage:^[1]

• kameralistische Buchführung,
• einfache Buchführung,
• doppelte Buchführung.

Rz. 44

Die kameralistische Buchführung wird in der Praxis durch öffentliche Haushalte und öffentliche Betriebe angewandt, aber mit den Initiativen zur Umstellung der Rechnungslegung der öffentlichen Haushalte auf die doppelte Buchführung zunehmend verdrängt und hat für die kaufmännische Rechnungslegung keine Bedeutung.

Rz. 45

Die einfache Buchführung ermittelt die Bestände auf den Bilanzkonten durch Inventur und den Periodenerfolg über den Weg des Vermögensvergleichs; eine GuV entsteht dabei nicht. Eine solche Buchführung erlaubt nur sehr eingeschränkt die Verschaffung eines Überblicks über die Lage des Unt. Sie ist deshalb nur bei Handwerkerbuchführungen und Kleinstunternehmen zulässig und genügt dort für steuerliche Zwecke.

Die einfache Buchführung ist einer Digitalisierung und Automatisierung nicht zugänglich, da Inventuren i. d. R. nicht automatisiert vorgenommen werden. Die einfache Buchführung hat in der Praxis ohnehin keine Bedeutung mehr. Die Literatur weist zurecht darauf hin, dass mit der EÜR in § 241a HGB eine einfache Alternative gesetzlich verankert wurde.^[2]

Rz. 46

Die doppelte Buchführung ist das vorherrschende Buchführungssystem. Sämtliche Geschäftsvorfälle werden im Soll und im Haben erfasst, wodurch ein (geschlossenes) Buchführungssystem entsteht, das systemimmanent rechnerische und buchungstechnische Kontrollen enthält. Bei kaufmännischen EDV-Buchführungsprogrammen ist die doppelte Buchführung durch die Programmierung vorgegeben und damit alternativlos.

Wesentlicher Vorteil der doppelten Buchführung sind die Abgleich- und Kontrollmöglichkeiten, die sich aus der doppelten Erfassung eines Buchungssatzes jeweils im Soll und Haben ergeben. Diese Funktion wird durch die Automatisierung der Buchführung an Bedeutung gewinnen. Automatisierte Buchungsvorgänge können bspw. mit Hilfe von Ausgleichs-, Verrechnungs- oder Transitkonten überwacht werden, bei denen die Vorteile der doppelten Erfassung für Zwecke der Überwachung und Abstimmung automatisiert ablaufender Buchungsprozesse genutzt werden.

Praxis-Beispiel

Ein Buchführungsprogramm soll über eine Automatikfunktion zur Aufrechnung von Kundenforderungen mit Lieferantenverbindlichkeiten verfügen. Wird ein solcher Verrechnungslauf gestartet, werden bei identischem Gläubiger und Schuldner Forderungen und Verbindlichkeiten unter Abzug von Skonto miteinander aufgerechnet. Die Verrechnung erfolgt über ein Aufrechnungs-Transitkonto, um den automatischen Buchungsvorgang überwachen zu können. Bei ordnungsgemäßem Ablauf müssen sich die Gesamtbeträge der aufgerechneten Forderungen und Verbindlichkeiten entsprechen, das Transitkonto also einen Saldo von 0,00 EUR aufweisen. Ist dies nicht der Fall, ist der Aufrechnungslauf fehlerhaft abgelaufen.

Rz. 47

Kein zulässiges Buchführungssystem ist die Einnahmenüberschussrechnung. Dies ergibt sich daraus, dass sie für den Kfm. erst zulässig wird, wenn er nach § 241a HGB auf die Buchführung verzichtet (§ 241a Rz 6).

Rz. 48

Das Gesetz macht keine Vorschriften zur Art der Buchführung, ob bspw. die Bücher manuell oder mithilfe der EDV geführt werden. In der Praxis kommen heute weitgehend nur noch EDV-Buchführungen vor.

Rz. 49

Das Gesetz bestimmt auch nicht, welche Handelsbücher i. R. d. Buchführungspflicht zu führen sind. Dies ist auch sachgerecht, da der Kfm. im Einzelfall entsprechend der GoB entscheiden muss, welche Nebenbücher er in welcher Form benötigt, um den Überblick über die Lage des Unt wahren zu können. Folgende Handelsbücher können unterschieden werden:

1. Grundbuch (oder Journal),
2. Hauptbuch und
3. Nebenbuch (oder Hilfsbuch).

Rz. 50

Unter einem Grundbuch (oder Journal) wird die zeitlich geordnete Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen verstanden. Durch das Grundbuch kann die Zeitgerechtigkeit der Buchführung (§ 239 Rz 22) nachgewiesen werden.

Rz. 51

Als Hauptbuch wird die sachlich geordnete Zusammenstellung der Geschäftsvorfälle bezeichnet. Die sachlich geordnete Zusammenstellung erfolgt über die Zuordnung auf Sachkonten. Der Kfm. legt dazu einen Kontenplan (auch Kontenrahmen genannt) an, in dem alle Sachkonten des Unt verzeichnet sind und hinreichend untergliedert sein müssen. Ein Untergliederungserfordernis oder -interesse kann sich bspw. aus betriebswirtschaftlichen Informationsinteressen, gesetzlichen Ausweis- und Gliederungsvorschriften oder aufgrund steuerrechtlicher Vorschriften ergeben. Insb. § 5b EStG (E-Bilanz) erfordert eine sehr detaillierte Gliederung des Sachkontenplans in der Buchführung, wenn die für das Besteuerungsverfahren erforderlichen Positionen bereits mit der Buchführung erfasst werden sollen. In EDV-Buchführungsprogrammen sind meist ein oder mehrere Musterkontenrahmen hinterlegt, die an die individuellen Bedürfnisse des Kfm. angepasst werden können. Die modernen Konten...