Bertram/Kessler/Müller, Haufe HGB Bilanz Kommentar, HGB ... / 4.2 Fristberechnung (Abs. 5)

Rz. 30

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kj., in dem die letzte Eintragung in den Büchern, die Erstellung des Inventars, die Versendung bzw. der Erhalt von Handelsbriefen oder Feststellung des Jahresabschlusses oder die Erstellung des Buchungsbelegs erfolgt.^[1] Es kommt also nicht auf ein evtl. abweichendes Gj an. Durch diese Regelung verlängert sich die Aufzeichnungsfrist für Unterlagen, die vor Jahresende entstanden sind, über die zehn bzw. sechs Jahre hinaus.

Rz. 31

Praxis-Beispiel

Die M GmbH stellt ihren Jahresabschluss zum 31.12.01 auf. Die Abschlussarbeiten werden im Januar 02 vorgenommen. So wird der Buchungsbeleg für die Abschreibungen des Gj 01 am 11.1.02 erstellt, und die Abschreibungen werden am 11.1.02 gebucht.

Hier ist es als zulässig anzusehen, wenn im Interesse der Vereinheitlichung der Aufbewahrungsfristen der Buchungsbeleg für die Abschreibungen als für das Gj-Ende 31.12.01 erstellt behandelt wird, er also noch dem Jahr 01 zugeordnet wird.^[2]

Rz. 32

Die Aufbewahrungsfrist endet nach sechs bzw. zehn Jahren mit Ablauf des 31.12.

Rz. 33

Fortsetzung Praxis-Beispiel

Der vorgenannte Buchungsbeleg für die Abschreibungen des Gj 01 ist bis zum Ablauf des 31.12.11 aufzubewahren.

Rz. 34

Im Gegensatz zum Steuerrecht kennt das Handelsrecht keine Ablaufhemmung der Aufbewahrungsfrist. Insofern endet die Aufbewahrungspflicht grds. immer, wenn die Aufbewahrungsfrist kalendermäßig verstrichen ist.^[3] In Bezug auf die Aufbewahrungsfristen nach Steuerrecht ist zu beachten, dass die Festsetzungsfrist (§ 169 AO) in vielen Fällen noch nicht abgelaufen ist, wenn die Aufbewahrungsfrist (handelsrechtlich) kalendermäßig endet. In diesen Fällen könnten die Unterlagen zwar handelsrechtlich, aber nicht steuerrechtlich vernichtet werden. Der steuerpflichtige Kfm. muss sich daher für jede einzelne Unterlage vergewissern, ob sie für steuerliche Sachverhalte von Bedeutung ist, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist.

[1] Vgl. ergänzend ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 257 HGB Rz 70.

[2] So auch ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 257 HGB Rz 70, und Isele, in Küting/Weber, HdR-E, § 257 HGB Rn 96, Stand: 5/2017.

[3] Vgl. zur Ausnahme der Änderung des Jahresabschlusses nach Feststellung ADS, Rechnungslegung und Prüfung der Unternehmen, 6. Aufl. 1995–2001, § 257 HGB Rz 71.