Datenbasiert, beeinflussbar und entscheidungsrelevant
Ein F&E-Kennzahlensystem bietet eine datenbasierte, analytische Grundlage für die Entscheidungsfindung und Steuerung von F&E-Projekten im Rahmen eines F&E-Controllings bzw. F&E-Portfoliomanagements. Wesentliches Ziel eines F&E-Kennzahlensystems ist die Fokussierung auf die beinflussbaren, strategie- und folglich entscheidungsrelevanten Kenngrößen (s. Abb. 1).
Abb. 1:KPI-Matrix
Wesentliche Charakteristika von KPIs:
- KPIs bilden eine Verbindung zwischen Strategie und Ergebnis. Sie sind somit relevant für die F&E-Effektivität.
- KPIs sollten transparent, nachvollziehbar definiert und fortlaufend generierbar sein sowie das Kosten-Nutzen-Verhältnis zur Erhebung berücksichtigen.
- KPIs sollten messbar, die Abweichungen zwischen Plan und Ist darstellbar und darauf basierend Veränderungsmaßnahmen definierbar sein. Sie sind relevant für die F&E-Effizienz.
KPIs sollten ein Steuerungsinstrument sein, d. h. sie sollten zukünftige Entscheidungen unterstützen. Daher sollten Wirkungszusammenhänge sowie ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Früh- und Spätwarnindikatoren entwickelt werden.
F&E-Steuerung auf verschiedenen Ebenen
Bei dem Aufbau eines F&E-Kennzahlensystems sollte berücksichtigt werden, dass die Entscheidungsunterstützung und Steuerung im Vordergrund steht. Dies kann auf verschiedenen Ebenen erfolgen.
- Portfoliomanagement
- Multiprojektmanagement
- Einzelprojektmanagement
Je nach Ebene ist die Entscheidung und Steuerung entweder eher strategisch oder operativ ausgerichtet.
KPIs sollten kaskadierbar sein
Das Portfoliomanagement priorisiert F&E-Vorhaben entsprechend dem jeweiligen Geschäftswertbeitrag, befasst sich mit der Verteilung der Ressourcen (z. B. Geld, Mitarbeiter) auf die Projekte und stellt sicher, dass alle Ressourcen auf die F&E-Strategie ausgerichtet sind. Es hat somit eine eher strategische und langfristige Orientierung und sollte sich aus einer übergeordneten Unternehmensstrategie ableiten lassen.
Die KPIs sind demnach so zu wählen, dass sie kaskadierbar sind, d. h. idealerweise können sie von der Portfolioebene bis auf Einzelprojektebene heruntergebrochen werden.
Multiprojektmanagement bündelt Einzelprojekte
Das Multiprojektmanagement bündelt ähnliche Einzelprojekte wie z. B. für Technologievorhaben und Produktplattformen. Bezogen auf einen eher enger definierten (Verantwortungs-)Umfang sind Portfolioelemente enthalten. Es weist aber auch operative Projektmanagementelemente auf, z. B. finanzielle Plan-Ist-Abweichungen, Termintreue oder Reifegrad der Projekte.
Einzelprojektmanagement erfolgt für ein definiertes F&E-Projekt
Das Einzelprojektmanagement erfolgt für ein F&E-Projekt, das zeitlich, inhaltlich und aus Ressourcensicht (Geld, Mitarbeiter) fest am Projektanfang definiert ist.[1] Die Steuerung ist operativ und projektspezifisch.
Folglich sind die Kennzahlen projektbezogen, dienen der Projektleitung zur Steuerung und Fortschrittskontrolle und können im Idealfall auf Multiprojektebene aggregiert werden. Die wichtigsten Projektsteuerungsgrößen sind Kosten, Zeit, Qualität und Ressourcen.
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