Es wird dringend empfohlen, aus Nachweisgründen, zur Qualitätssicherung sowie aufgrund der vielschichtigen Hilfsprogramme sowie der gerade bei den Novemberhilfen zu erwartenden Vielzahl von Anträgen Dokumentationsgrundsätze in den Kanzleien einzuführen. Folgende, exemplarische Gliederung kann dabei als Hilfsmittel dienen:
9.1 Mandatsübergreifende Zeiten und Tätigkeiten
- Registrierungsprozess, Rückfragen und Mails an Hotline
- Erstellung Auftrag und Allgemeine Geschäftsbedingungen, Schätzung Honorar
- Erstellung der Zusatzvereinbarung zur Beantragung der Gewährung der Novemberhilfe gemäß BStBK
- Seminar, Nachbearbeitung Seminarunterlagen, interne Weitergabe der Informationen, Literaturrecherche
- FAQ, Antragsleitfaden, Ausfüllhinweise Portal, Kleinbeihilfen BUND-Richtlinie, de-minimis-Verordnung, Bundesbeihilferegelung, EU-Gruppenfreistellungsverordnung, KfW-Merkblatt Unternehmen in Schwierigkeiten etc.
9.2 Mandatsspezifische Zeiten und Tätigkeiten
- Identifizierung des Antragstellers (Einholung aktueller HR-Auszug, Ausweis, Bevollmächtigung, Gesellschaftsvertrag, Prüfung Bankverbindung beim Finanzamt usw.)
- Vorbereitung und Einholung Auftrag
- Unterlagenanforderung, Bearbeitung der Checkliste der BStBK für Steuerberater zu Unterlagen, Erklärungen & Belehrungen des Antragstellers
- Prüfung der Antragsberechtigung und Antragsvoraussetzungen (inkl. Steuererklärungen, Umsatzsteuer-Voranmeldung; Ermittlung Umsatzausfall, Prüfung Haupterwerb, keine wirtschaftlichen Schwierigkeiten und dass Umsatzeinbruch im Zusammenhang mit Corona-Pandemie steht, evtl. manuelle Ermittlung Monatswerte usw.)
- Ermittlung etwaiger Umsatzausfall-Wahlrechte/Besonderheiten (Ist- und Soll-Versteuerung; Durchschnittsberechnung, einmalige Umsätze, Anlagenverkäufe)
- Prüfung beihilferechtliche Rahmenbedingungen und individuelle Subventionsprogramme
- Abstimmungen mit dem Mandanten/Bearbeitung von Rückfragen des Mandanten
- Plausibilitätsprüfung der Unterlagen
- Eingabe und Überprüfung des Antrags im elektronischen Portal
- Besprechungszeit mit dem Mandanten
- Erstellung einer Arbeitspapierdokumentation
- Download des vollständig ausgefüllten Antrages
- Einholung der Unterschriften
- Upload des unterzeichneten Antrages
- geschätzte Zeit für eventuelle Rückfragen der Bewilligungsstelle und diesbezügliche Abstimmung mit dem Mandanten
- voraussichtliche Bearbeitungszeit für die Schlussabrechnung
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