Außenstände: Wie man als Unternehmer an sein Geld kommt

Zusammenfassung

Überblick

Jedes Unternehmen, sei es nun ein Produktions- oder Dienstleistungsunternehmen, erstellt Leistungen, die am Markt abgesetzt werden müssen. Grundsätzlich gibt es dabei 2 Möglichkeiten: Leistung gegen Geld und Leistung gegen Rechnung. Erst durch die Leistung auf Rechnung wird relevant, dass das Zahlungsziel gestreckt wird, und es besteht das Risiko des Zahlungsausfalls. Die Sicherung des Forderungseingangs sowie die Einflussnahme auf Höhe und Dauer der Kundenforderungen ist eine wichtige unternehmerische Funktion, die nicht nur den Erfolg, sondern in vielen Fällen sogar den Unternehmensfortbestand berührt. Mit einem konsequenten Forderungsmanagement vom Kunden-Check über die zügige Rechnungsstellung und das konsequente Mahnwesen bis hin zur gerichtlichen Durchsetzung der Forderungen minimieren Sie die Risiken und kommen schneller zu Ihrem Geld.

1 Entwicklung bei Unternehmensinsolvenzen

Abbildung 1 zeigt die Entwicklung der Unternehmensinsolvenzen im Zeitraum von 2005 bis 2021.^[1] Im dargestellten Zeitraum verzeichnete das Jahr 2005 mit insgesamt 36.843 Insolvenzen den höchsten Stand. Bis zum Jahr 2008 sank die Anzahl insolventer Unternehmen auf unter 30.000. Im Jahr 2009 erfolgte ein erneuter Anstieg auf 32.687 insolvente Unternehmen. Seit dem Jahr 2010 sinkt die Anzahl der Unternehmen, die insolvent wurden kontinuierlich und erreichte im Jahr 2021 mit 13.993 Unternehmen den niedrigsten Stand der letzten 17 Jahre. Es ist jedoch davon auszugehen, dass im Jahr 2022 wieder ein Anstieg der Unternehmensinsolvenzen erfolgen wird.

Abb. 1: Unternehmensinsolvenzen 2005-2021 – Daten

Abb. 2: Unternehmensinsolvenzen 2005-2021 – Grafik

[1] Quelle: Statistisches Bundesamt.

2 Sofortmaßnahmen – Debitoren- und Kundenanalyse

2.1 Detaillierte Debitorenliste erstellen

Erste Voraussetzung zur Beeinflussung der Debitoren ist die genaue Kenntnis über Art und Höhe der jeweiligen Debitoren-Einzelposten. Jeder Einzelposten ist nach dem einzelnen Kunden, seiner Höhe und dem Entstehungstag aufzuschlüsseln. Diese Aufstellung kann durch weitere Daten ergänzt werden, z. B. Zahlungsziele, Sicherungsmittel usw. In kleineren Unternehmen wird diese Ermittlung vielfach noch manuell, ggf. mit Hilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen (z. B. Microsoft Excel), vorgenommen, immer häufiger jedoch – wie auch in mittleren und großen Unternehmen – mithilfe von Datenverarbeitungsprogrammen. Achten Sie bei der Auswahl von Finanzbuchführungsprogrammen darauf, dass eine detaillierte Auswertung der Debitoren (sowohl als Bildschirmauskunft wie als Listenausdruck) unbedingt vorhanden ist.

2.2 Kennzahlen helfen bei der Einschätzung der Situation

Um zu einer schnellen Einschätzung der aktuellen Debitorensituation in Unternehmen zu gelangen, ist die Verwendung von Kennzahlen hilfreich. Mögliche und praxisrelevante Kennzahlen sind beispielsweise die Debitorenumschlagshäufigkeit und das durchschnittliche Zahlungsziel in Monaten, die so ermittelt werden:

• Debitorenumschlagshäufigkeit = durchschnittlicher Umsatz : durchschnittliche Debitoren
• durchschnittliches Zahlungsziel in Monaten = durchschnittliche Debitoren : durchschnittlicher Umsatz

Um zu besseren Erkenntnissen zu gelangen, werden gleitende Mittelwerte angesetzt. Dabei werden die monatlichen Endbestände der Debitoren sowie die monatlichen Umsätze ermittelt. Die Werte von 3 aufeinander folgenden Monaten werden addiert und daraus der durchschnittliche Wert gebildet.

Praxis-Beispiel

Ermittlung von Kennzahlen

1. Debitorenumschlagshäufigkeit

Die Ermittlung der Debitorenumschlagshäufigkeit zeigt das Zahlungsverhalten der Kunden des Unternehmens an. Sie wird für eine bestimmte Periode (z. B. Monat, Quartal, etc.) durchgeführt. Mit der Kennzahl erhält das Unternehmen Auskunft über die Anzahl der Tage, die die Kunden vom Rechnungsausgang bis zum Zahlungseingang des Rechnungsbetrages in Anspruch nehmen. Dabei entspricht der Saldo den durchschnittlichen Außenständen (= offene Debitorenposten) zum Periodenende der gewählten Periode. In der Praxis wird häufig auch ein 3-Monats-Durchschnitt ermittelt.

Mit dieser Kennzahl wird die Effizienz des betrieblichen Mahnwesen bzw. Debitorenmanagement gemessen. Das Mahnwesen bzw. Debitorenmanagement des Unternehmens ist umso effizienter, je größer die Kennziffer der Umschlagshäufigkeit ist.

	Debitoren			Umsatz in TEUR
Monat	Monatsende	3 Monate	Durchschnitt	Monatsende	3 Monate	Durchschnitt
November	250			369
Dezember	269			371
Januar	294	813	271,0	392	1.132	377,3
Februar	280	843	281,0	370	1.133	377,7

Aus den vorgenannten Werten ergibt sich eine durchschnittliche Debitorenumschlagshäufigkeit von:

Monat Januar:	377,3: 271,0 = 1,39
Monat Februar:	377,7: 281,0 = 1,34

Die durchschnittliche Debitorenumschlagshäufigkeit ist geringfügig gesunken. Dies bedeutet eine leichte Verschlechterung.

2. Durchschnittliches Zahlungsziel

Für die Berechung der Zahlungszieltage werden die Salden bzw. der 3-Monats-Durchschnitt zum Umsatz der gleichen Periode bzw. des 3-Monats-Durchschnitts in Bezug gesetzt. Die Zahlungszieltage errechnen sich aus der Formel:

DSO =	Perioden-Saldo bzw.3-Monats-Durchschnitt	× 30
	Periodenumsatz bzw.3-Monats-Durchschnitt

Monat Januar:

271,0: 377,3 × 30 = 21,...