Einem ordentlichen Mahnwesen kommt im Rahmen der Verkürzung der Debitorenlaufzeit eine erhöhte Bedeutung zu. Voraussetzung hierfür ist die tägliche Ermittlung der Debitorenfälligkeiten. Ist eine Forderung fällig, so gerät der Abnehmer in Zahlungsverzug. In der Praxis findet man häufig 3 Mahnstufen (1., 2. und 3. Mahnung). Dies bedeutet aber einen unnötigen Zahlungsaufschub für den Kunden. Wenn ein Kunde die Zahlung hinauszögern will, reagiert er auf das 1. Mahnschreiben nicht, weil er in Ruhe Nr. 2 und Nr. 3 abwarten kann, bis etwas Unangenehmeres passiert.
Kunden anrufen
Empfehlenswert ist daher, statt dessen am Fälligkeitstag anzurufen und – falls keine Zahlung erfolgt – nach weiteren 3 bis max. 5 Tagen ein (einziges) Mahnschreiben zu versenden. Dies sollte dann aber bereits einen Termin mit Verzugszinsen und Androhung des gerichtlichen Mahnverfahrens enthalten.
Idealerweise sollte in den Auftragsverhandlungen als Zahlungsbedingung vereinbart werden, dass bei Zahlungsverzug ohne weitere Aufforderung Verzugszinsen und Mahngebühren berechnet werden können.
Wann ein Kunde in "Verzug" kommt
Grundsätzlich wird der Schuldner durch eine nach Fälligkeit der Leistung erfolgende Mahnung in Verzug gesetzt. In einigen Fällen tritt der Verzug auch automatisch ohne Mahnung ein:
- wenn ein genauer Zahlungstermin (juristisch "Leistungszeitpunkt") zwischen Gläubiger und Schuldner, z. B. 31.8.01, vereinbart wurde. Hier befindet sich der Schuldner ohne weitere Mahnung am 1.9.01 in Verzug.[1]
- wenn der Leistung ein Ereignis vorausgeht und mit einer angemessenen Leistungsfrist verbunden ist, die sich nach dem Kalender berechnen lässt.[2] Beispiele hierfür:
- Zahlung eine Woche nach erfolgter Lieferung,
- Zahlung innerhalb von 2 Wochen nach notarieller Fälligkeitsmitteilung,
- Zahlung 10 Tage nach Rechnungseingang,
- Zahlung 14 Tage nach Abnahme.
- spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertiger Zahlungsaufstellung[3] tritt automatisch der Verzug ein. Allerdings kann der Gläubiger den Schuldner schon vor Ablauf der 30-Tage-Frist mit Zusendung einer Mahnung in Verzug setzen.
Diese Regelung gilt gegenüber einem Endverbraucher (natürlichen Person) nur, wenn in der Rechnung auf diese Rechtsfolge hingewiesen wurde, ein Hinweis in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) des Unternehmens reicht nicht aus.
Vermerk auf Rechnungen
Bei Rechtsgeschäften mit Endverbrauchern sollte daher auf den Rechnungsformularen stets folgender Vermerk enthalten sein:
Wir bitten um baldige Bezahlung des Rechnungsbetrags. Beachten Sie bitte, dass auch ohne eine vorherige Mahnung bei Nichtzahlung spätestens 30 Tage nach Erhalt der Rechnung der Zahlungsverzug eintritt und Verzugszinsen in gesetzlicher Höhe anfallen.
(Allerdings ist auch bei Endverbrauchern eine kürzere Zahlungsfrist vorzuziehen.)
Wenn auch einheitliche Richtlinien für das Mahnwesen anzustreben sind, sollten diese jedoch nicht starr und bürokratisch gehandhabt werden. Allerdings müssen Abweichungen von den im Unternehmen praktizierten Richtlinien grundsätzlich der Unternehmensleitung zur Entscheidung vorgelegt werden.
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