Bei dienstlichen Reisen ins Ausland kann der Arbeitnehmer nicht mehr zwischen Auslandspauschbeträgen und dem Einzelnachweis wählen. Der Arbeitnehmer muss wie bei Inlandsreisen die im Ausland anfallenden Übernachtungskosten durch geeignete Belege nachweisen. Der Abzug Auslandsübernachtungsgelder bei den Werbungskosten ist nicht zulässig. Die in Spalte 3 der Übersicht aufgeführten Auslandsübernachtungsgelder haben nur noch für den steuerfreien Arbeitgeberersatz im Lohnsteuerverfahren Bedeutung.[1]

 
Praxis-Tipp

Arbeitgeberwahlrecht im Lohnsteuerverfahren

Der Arbeitgeber hat 2 Möglichkeiten. Er kann für den steuerfreien Ersatz der Übernachtungskosten bei Inlands- und Auslandsreisen zwischen dem Kostennachweis und den Übernachtungspauschbeträgen wählen. Auch der Selbstständige darf den Betriebsausgabenabzug nur beim Einzelnachweis der entstandenen Kosten in Anspruch nehmen. Nach Verwaltungsauffassung sind beide Personengruppen gleich zu behandeln, sodass auch bei der betrieblichen Gewinnermittlung der Ansatz der Übernachtungspauschalen ausscheidet.

Ein Wechsel des steuerfreien Arbeitgeberersatz zwischen Übernachtungspauschale und Einzelnachweis für einzelne Tage bei ein und derselben Reise ist zulässig. Der Arbeitnehmer kann für einzelne Tage einen Einzelnachweis durch Vorlage der Hotelrechnungen führen und für andere Tage einer längeren Dienstreise die Übernachtungspauschalen ansetzen, wenn dies für ihn günstiger ist.

 
Praxis-Beispiel

Übernachtungskosten bei mehrtätigen Reisen

Ein in Köln wohnhafter Kundendienstvertreter ist die ganze Woche auf Dienstreise. Am Montag und Dienstag besucht er Kunden in den Niederlanden, wo er auch übernachtet. Ab Mittwoch ist er in verschiedenen Städten im Inland unterwegs. Für Mittwoch und Donnerstag legt er Hotelrechnungen mit Übernachtungskosten (ohne Frühstück) von insgesamt 200 EUR vor.

Arbeitgeberersatz

Für die Übernachtungen während der mehrtägigen Dienstreise kann der Arbeitgeber für Montag und Dienstag das für die Niederlande geltende Übernachtungsgeld von 122 EUR pro Übernachtung und für Mittwoch und Donnerstag die nachgewiesenen Kosten i. H. v. 200 EUR steuerfrei ersetzen. Insgesamt sind damit steuerfreie Übernachtungskosten von 444 EUR für die 1-wöchige Dienstreise zulässig.

Der Wechsel zwischen Einzelnachweis und Übernachtungspauschbeträgen ist im Lohnsteuerverfahren weiterhin zulässig. Für den steuerfreien Arbeitgeberersatz bleibt damit alles beim Alten. Zu beachten ist, dass für Mittwoch das für Niederlande maßgebende Auslandstagegeld von 47 EUR anzuwenden ist, während sich die Übernachtung nach den Inlandsreisekosten richtet.

Umfasst die Hotelrechnung auch die Kosten des Frühstücks, sind die Übernachtungskosten im Ausland um 20 % des vollen Auslandstagegelds zu kürzen. Für Inlandsübernachtungen ist als Folge der unterschiedlichen Umsatzsteuersätze die Kürzungsregelung auf solche Sachverhalte beschränkt, in denen die Hotelrechnung neben den Übernachtungskosten einen Sammelposten für Nebenleistungen inkl. Frühstück ausweist.

Werbungskostenabzug

Erhält der Arbeitnehmer seine Reisekosten durch den Arbeitnehmer nicht oder nicht in vollem Umfang steuerfrei ersetzt, kann er den entsprechenden Differenzbetrag in seiner Steuererklärung als Werbungskosten geltend machen. Der Arbeitgeber kann beim steuerfreien Ersatz zwischen dem Ansatz der Pauschbeträge und dem Einzel­nachweis wählen. Der Arbeitnehmer darf in seiner Einkommensteuererklärung nur noch die anhand von Übernachtungsbelegen im Einzelfall nachgewiesenen Kosten steuerlich geltend machen. Ein höherer Werbungskostenabzug kommt daher nur in Betracht, wenn der Arbeitgeber nicht die vollen Auslandsübernachtungsbeträge oder aber geringere Übernachtungspauschalen ersetzt hat. Ohne Beweisvorsorge scheidet der Werbungskostenabzug damit insgesamt aus.

Für den vorigen Sachverhalt bedeutet dies, dass der Kundendienstvertreter nur noch 200 EUR Übernachtungskosten steuerlich geltend machen kann, wenn ihm für das Inland keine Hotelrechnungen vorliegen. Etwaige steuerfreie Arbeitgebererstattungen sind wie bisher auf die abzugsfähigen Werbungskosten anzurechnen.

Die Abrechnung nach Pauschbeträgen setzt voraus, dass die Tatsache der Übernachtung nachgewiesen bzw. ausreichend glaubhaft gemacht werden kann. Der steuerfreie Ersatz der Auslandsübernachtungsgelder setzt deshalb bei Berufskraftfahrern, bei Benutzung eines Schlafwagens oder einer Schiffskabine sowie für die Dauer einer Flugreise voraus, dass an den betreffenden Tagen noch eine Übernachtung im Hotelzimmer u. a. stattgefunden hat.[2]

 
Hinweis

Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer

Seit 2020 gilt für Berufskraftfahrer eine 8 EUR-(Übernachtungs-)Pauschale zur Abgeltung der Aufwendungen, die durch die Übernachtung im Fahrzeug auf Raststätten, Autohöfen und dergleichen entstehen. Der neue Pauschbetrag gilt für Übernachtungen im arbeitgebereigenen Kraftfahrzeug bei In- und Auslandsreisen in gleicher Weise. Die Pauschale ist an die Verpflegungspauschalen für mehrtägige Auswärtstätigkeiten geknü...

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