Auskunft an Betroffene (gemäß DSGVO und BDSG 2018)

Kurzbeschreibung

Die Arbeitshilfe enthält Schreiben an einen Betroffenen, in dem ihm die begehrte Auskunft nach Art. 15 DSGVO erteilt wird bzw. die Verweigerung der Auskunft begründet wird.

Wichtige Hinweise

Ein Auskunftsersuchen sollte in der Regel schriftlich, auch elektronisch, und kostenlos erteilt werden. Gebühren können für zusätzliche Kopien verlangt werden (Art. 15 Abs. 3 DSGVO) Auskunft ist gemäß Art. 15 Abs. 1 DSGVO zu erteilen über

• die Verarbeitungszwecke
• die Kategorien personenbezogener Daten, die verarbeitet werden
• die Empfänger oder Kategorien von Empfängern
• falls möglich die geplante Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer
• das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung oder Löschung der sie betreffenden personenbezogenen Daten oder auf Einschränkung der Verarbeitung durch den Verantwortlichen oder eines Widerspruchsrechts gegen diese Verarbeitung
• das Bestehen eines Beschwerderechts bei einer Aufsichtsbehörde
• wenn die personenbezogenen Daten nicht bei der betroffenen Person erhoben werden, alle verfügbaren Informationen über die Herkunft der Daten
• das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling, sowie aussagekräftige Informationen über die involvierte Logik sowie die Tragweite und die angestrebten Auswirkungen einer derartigen Verarbeitung für die betroffene Person.

Der Anfragende muss keinen Anlass und kein berechtigtes Interesse an der Auskunft geltend machen.

Musterschreiben, Erteilung der Auskunft

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Sehr geehrte(r) Frau/Herr......,

gerne kommen wir Ihrem Wunsch nach und informieren Sie gemäß Datenschutz-Grundverordnung (Art. 15 DSGVO) darüber, welche personenbezogenen Daten wir über Sie gespeichert haben, woher diese Daten stammen, an welche Empfänger wir sie weitergegeben haben und den Zweck der Speicherung.

• Gespeicherte Daten

  ………………………………………………………………………………………………….

  Beispiel: Name, Anschrift, E-Mail-Adresse, Kreditkartendaten, Bestellungen und Zahlungsdaten.

• Herkunft der Daten

  ………………………………………………………………………………………………….

  Beispiel:

  • Diese Daten wurden uns von Ihnen selbst zur Verfügung gestellt. (Wenn möglich Grund und Datum nennen.)

• Dauer der Speicherung

  Die Daten werden gespeichert bis …(Datum).

  Oder falls eine genaue Dauer nicht bestimmbar ist:

  Die Daten werden solange gespeichert, wie wir sie für die Geschäftsabwicklung benötigen. Bestehen gesetzliche Vorschriften über die Dauer der Speicherung, richten wir uns nach diesen.

• Empfänger oder Kategorien von Empfängern, an die Daten weitergegeben werden:

  ………………………………………………………………………………………………….

  Beispiel:

  • Die Daten werden zur Abwicklung Ihrer Bestellung an unseren Dienstleister XY-GmbH, Musterstraße 1, 11111 Musterort übermittelt.

• Zweck der Speicherung

  ………………………………………………………………………………………………….

  Beispiel: Zweck der Datenspeicherung ist die Abwicklung Ihrer Bestellung sowie gesetzliche (buchhalterische) Vorgaben.

• Zudem haben wir folgende Daten erhoben, gespeichert oder genutzt:

  • Wahrscheinlichkeitswerte (Scoringwerte) seit Erhebung der Daten (Datum nennen)

    ………………………………………………………………………………………………….

  • Datenarten, die für die Berechnung des Scoringwerts herangezogen wurden:

    ………………………………………………………………………………………………….

  • Zustandekommen und Bedeutung der Wahrscheinlichkeitswerte (nachvollziehbar und in

    allgemeinverständlicher Form):

    ………………………………………………………………………………………………….

Allenfalls:

Wir haben Ihre Daten für ein Profiling genutzt, nach folgenden Kriterien ….

• Ihre Rechte nach DSGVO

Sie haben folgende Rechte:

• Das Recht auf Berichtigung der Daten (Art. 16 DSGVO)
• Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Das Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)

Freundliche Grüße

Ablehnung der Auskunft

• Dokument in Textverarbeitung übernehmen

Die Auskunft kann nicht erteilt werden (aus einem oder mehreren der folgenden Gründe):

• • weil die Geheimhaltung der Daten aufgrund von Rechtsvorschriften (Berufsgeheimnis) erforderlich (§ 29 Abs. 2 BDSG [ab 25.05.2018]) ist
  • weil die Daten ihrem Wesen nach, namentlich wegen des überwiegenden rechtlichen Interesses eines Dritten, geheim gehalten werden müssen (§ 29 Abs. 1 BDSG [ab 25.05.2018])
  • weil die Daten nur deshalb gespeichert sind, weil sie aufgrund gesetzlicher oder satzungsmäßiger Aufbewahrungsvorschriften nicht gelöscht werden dürfen, bzw. ausschließlich Zwecken der Datensicherung oder der Datenschutzkontrolle dienen und die Auskunftserteilung einen unverhältnismäßigen Aufwand erfordern würde sowie eine Verarbeitung zu anderen Zwecken durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen ausgeschlossen ist (§ 34 Abs. BDSG [ab 25.05.2018]).
  • weil die Auskunft über die Daten die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung zivilrechtlicher Ansprüche beeinträchtigen würde oder die Verarbeitung Daten aus zivilrechtlichen Verträgen beinhaltet und der Verhütung von Schäden durch Straftaten dient, sofern nicht das berechtigte Interesse der betroffenen Person an der Informationserteilung überwiegt (§ 33 Abs. 1 BDSG [ab 25.05. 2018].
  • die zuständige öffentliche Stelle gegenüber dem Verantwortlichen f...