Wenn das IT-Verfahren "ATLAS" nicht genutzt wird, muss der Unternehmer zum Nachweis der Warenbewegung über die Drittlandsgrenze den amtlichen Ausfuhrnachweis (Dienststempelabdruck der Grenzzollstelle mit Datum) erbringen. Die Grenzzollstellen sind verpflichtet, bei der Erteilung der Ausfuhr- und Abfertigungsbestätigungen mitzuwirken. Gem. § 9 UStDV soll der Beleg über die Ausfuhr folgende Angaben enthalten:
- Name und Anschrift des liefernden Unternehmers
- Menge und handelsübliche Bezeichnung des ausgeführten Gegenstands
- Ort und Tag der Ausfuhr
- Ausfuhrbestätigung der den Ausgang des Gegenstands aus dem Gemeinschaftsgebiet überwachenden Grenzzollstelle eines Mitgliedstaats
Die Bestätigung der o. g. Angaben kann auf der Rechnungskopie, dem Lieferschein, einem Mehrstück der Versandanmeldung oder der Ausfuhrkontrollmeldung durch einen Dienststempelabdruck mit Datum und Namen der Zollstelle erfolgen. Häufig wird hierzu auch die Rückseite des Exemplars Nr. 3 der Ausfuhranmeldung genutzt.
Insbesondere bei Beförderungen durch in osteuropäischen Drittländern ansässige Kunden muss der Lieferant erfahrungsgemäß darauf achten, dass die o. g. Belege mit dem Originalzollstempel zum dauerhaften Nachweis der Rechtmäßigkeit der in Anspruch genommenen Steuerbefreiung wieder in seinen Besitz gelangen. Gerade hier ist es häufig ratsam, die zunächst in Rechnung gestellte und vereinnahmte deutsche Umsatzsteuer erst bei Vorliegen der belegmäßigen Voraussetzungen der Steuerbefreiung gutzuschreiben.
Soweit die Liefergegenstände im gemeinschaftlichen Versandverfahren, im gemeinsamen Versandverfahren oder im Carnet TIR-Verfahren ausgeführt werden und diese Verfahren nicht bei einer Grenzzollstelle der Gemeinschaft beginnen, soll der Nachweis geführt werden durch
- eine Ausgangsbestätigung der Abgangszollstelle, die nach Eingang des Rückscheins oder des Erledigungsscheins (beim Carnet TIR-Verfahren) erteilt wird, oder
- eine Abfertigungsbestätigung der Abgangsstelle in Verbindung mit einer Eingangsbescheinigung der Bestimmungsstelle im Drittlandsgebiet (gilt nicht für Ausfuhren mit Carnet-TIR).
Obwohl die Zolldienststellen zur Mitwirkung bei der Führung des Ausfuhrnachweises verpflichtet sind, werden häufig Rückscheine oder auch Exemplare Nr. 3 des Einheitspapiers erst nach mehrmaligen Aufforderungen an die Abgangsstellen gesandt, die nur auf dieser Grundlage berechtigt sind, die Ausgangsbestätigungen zu erteilen.
Der BFH hat entschieden, dass über die o. g. gesetzlich normierten Belege hinaus keine zusätzlichen Dokumente beizubringen sind.[1]
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