Zusammenfassung

 
Überblick

Dieser Beitrag informiert Sie über die aktuellen Aufzeichnungsvorschriften im betrieblichen Bereich ab 2020.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

Aufzeichnungspflichten sind in der Abgabenordnung zu finden:

§ 140 AO, § 146 AO, § 148 AO.

Im Handelsrecht sind in den §§ 238 ff. HGB Regelungen zu Aufzeichnungspflichten enthalten.

Bestimmungen zu Aufzeichnungspflichten enthalten u. a. die Lohnsteuerdurchführungsverordnung in § 4 LStDV, die Lohnsteuerrichtlinien in R 41.1 LStR, das Einkommensteuergesetz u. a. in den §§ 40-40b EStG, § 6 EStG, § 7g EStG, das Umsatzsteuergesetz in § 9 UStG, § 10 UStG, § 14 UStG, § 22 UStG, § 25 UStG, die Umsatzsteuerdurchführungsverordnung in § 33 UStDV.

BMF, Schreiben v. 18.11.2009, IV C 6 – S 2177/07/10004, BStBl 2009 I S. 1326

LfSt Bayern, Verfügung v. 22.1.2013, S 2177.1.1 – 3/6 St 32

BMF, Schreiben v. 28.11.2019, I IV A 4 – S 0316/19/10003 :001: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

BMF, Schreiben v. 17.6.2019, IV A 4 – S 0316-a/18/10001; BStBl 2019 I S. 518: Einführung des § 146a AO durch das Gesetz zum Schutz vor Manipulationen an digitalen Grundaufzeichnungen v. 22.12.2016.

§§ 13 und 17 Mindestlohngesetz.

§ 1 VO zur Abwandlung der Pflicht zur Arbeitsaufzeichnung nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz (MiLoAufzV).

§ 14 Arbeitnehmer-Entsendegesetz.

Zweites Bürokratieentlastungsgesetz (2017).

Gesetz gegen schädliche Steuerpraktiken in Zusammenhang mit Rechteüberlassung (2017)

1 Steuerrechtliche Aufzeichnungspflichten

Im Steuerrecht werden "Aufzeichnungen" verlangt:

  • bei den Gewinnermittlungsvorschriften und
  • als Nachweise für steuerliche Zwecke.

1.1 Gewinnermittlungsvorschriften für Bilanz und Einnahmen-Überschussrechnung

Die steuerliche Gewinnermittlungsvorschrift gilt nur für den betrieblichen Bereich

Sie beschreibt die Gewinnermittlung mittels

Buchführungspflicht nach § 141 AO besteht für:

  • Land- und Forstwirte mit

    • Umsätzen von mehr als 600.000 EUR oder
    • selbst bewirtschafteten Flächen mit einem Wirtschaftswert von mehr als 25.000 EUR oder
    • Gewinnen von mehr als 60.000 EUR
  • Gewerbliche Unternehmen mit

    • Umsätzen von mehr als 600.000 EUR oder
    • Gewinnen von mehr als 60.000 EUR

Umsätze i. S. dieser Vorschrift errechnen sich folgendermaßen:

 
  Umsatzsteuerpflichtige Umsätze
+ umsatzsteuerfreie Umsätze
Umsätze für Kreditvermittlung, Kreditverwaltung sowie damit zusammenhängende Sicherheiten
Grunderwerbsumsätze
Versicherungsumsätze
= Umsätze i. S. v. § 141 AO
 
Praxis-Tipp

Selbstständig Tätige können freiwillig Bücher führen

Freiberufler und sonstige nach § 18 EStG selbstständig Tätige unterliegen nicht der Buchführungspflicht. Sie können jedoch freiwillig ihren Gewinn nach Bilanzierung ermitteln.

Wird die Bilanz "ordnungsgemäß" erstellt, d. h., erfüllt die Buchführung die in den §§ 140-148 AO genannten Erfordernisse, gilt die Bilanz als Nachweis für eine steuerlich richtige Gewinnermittlung.[1]

Für Unternehmen, die ihren Gewinn nach § 4 Abs. 3 EStG ermitteln (= Einnahmen-Überschussrechner), gilt die Formel:

Überschuss = Betriebseinnahmen – Betriebsausgaben

Auch hier gelten Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 3 EStG und den Hinweisen 4.5 und 4.6 EStH als Nachweis für eine steuerlich richtige Gewinnermittlung.[2]

In der Anlage EÜR, die der Einkommensteuererklärung beizufügen ist,[3] sind dezidiert alle Betriebseinnahmen bzw. -ausgaben in bestimmte Gruppen zusammengefasst und müssen in die entsprechenden Felder eingetragen werden. Bei der Aufzeichnung der Betriebseinnahmen und -ausgaben ist daher bereits auf diese Gruppierung zu achten. Zusätzlich sind ggf. weitere Anlagen auszufüllen:

  • das Anlageverzeichnis zur Anlage EÜR bei zum Betriebsvermögen gehörenden Grundstücken, häuslichem Arbeitszimmer, immateriellen Wirtschaftsgütern, beweglichen Wirtschaftsgütern (einschl. Sammelposten), Finanzanlagen oder im Umlaufvermögen befindlichen Grundstücken oder Wertpapieren.
  • die Anlage Schuldzinsenberechnung bei Schuldzinsen von mehr als 2.050 EUR und Verlusten bzw. Überentnahmen. Zur Berechnung des abzugsfähigen Betrags müssen hier auch Entnahmen und Einlagen angegeben werden.

Beginn der Buchführungspflicht

Der Steuerpflichtige muss vom Finanzamt zur Buchführung aufgefordert werden. Die Verpflichtung ist vom Beginn des Wirtschaftsjahrs an zu erfüllen, das auf die Bekanntgabe der Aufforderung folgt.

Ende der Buchführungspflicht

Die Buchführungspflicht endet mit dem Ablauf des Wirtschaftsjahrs, das auf das Wirtschaftsjahr folgt, in dem die Finanzbehörde feststellt, dass die Voraussetzungen zur Buchführung nicht mehr vorliegen.

 
Achtung

Elektronische EÜR ist Pflicht

Ab dem VZ 2017 ist die Erklärung des Einnahmenüberschusses zwingend elektronisch mit der Anlage EÜR abzugeben. Die Befreiungsvorschrift für eine manuelle Gewinnermittlung bei Umsätzen unter 17.500 EUR ist entfallen.

1.2 Weitere Nachweise für steuerliche Zwecke

Neben der Beweiskraft für ein...

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