Die Aufwendungen sind auf einem "Eigenbeleg" zu erfassen. Dieser Eigenbeleg muss vom Steuerpflichtigen unterschrieben werden. Findet die Bewirtung in einer Gaststätte statt, muss deren Rechnung beigefügt werden. Die Rechnung muss die umsatzsteuerlichen Mindestangaben enthalten:
1. Namen und Anschrift der Gaststätte und des Steuerpflichtigen / Rechnungsempfängers (ggf. handschriftlich),
2. Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer der Gaststätte,
3. Ausstellungsdatum,
4. Rechnungsnummer,
5. die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der einzelnen gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art der sonstigen Leistung. Die Angabe "Speisen und Getränke" oder die Angabe der für die Bewirtung in Rechnung gestellten Gesamtsumme reichen nicht. Bezeichnungen wie z. B. "Menü 1", "Tagesgericht 2" oder "Lunch-Buffet" und aus sich selbst heraus verständliche Abkürzungen sind zulässig.
6. Bewirtungszeitpunkt,
7. nach Steuersätzen aufgeschlüsseltes Entgelt
8. Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag
Bei Rechnungsbeträgen bis 250 EUR kann auf die kursiv gedruckten Angaben verzichtet werden.[1] Entgelt und Steuerbetrag können dann auch in einer Summe ausgewiesen werden.
Verwendet die Gaststätte ein elektronisches Kassensystem muss der Bewirtungsbeleg von diesem elektronisch ausgestellt werden (= von Kasse gedruckter Beleg). Eine handschriftliche Rechnung berechtigt nicht zum Betriebsausgabenabzug. Seit 1.1.2023 müssen die Rechnungen den TSE-Vorschriften (zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung im Kassensystem = TSE) genügen. Wird die Rechnung zu einem späteren Zeitpunkt unbar bezahlt, müssen die erforderlichen Angaben in einer schriftlichen Rechnung aufgeführt werden. Werden Verzehrgutscheine ausgegeben, ist deren Vorlage in der Abrechnung zum Betriebsausgabenabzug ausreichend.
Diese Anforderungen gelten auch für Bewirtungen im Ausland. Sofern keine elektronische Rechnung zu erhalten war und der Steuerpflichtige dies glaubhaft macht, kann der Betriebsausgabenabzug gewährt werden.
Eine Abrechnung kann auch voll digital durchgeführt werden. Dabei sind die im BMF-Schreiben vom 30.6.2021, IV C 6 – S 2145/19/10003 :003 genannten Vorschriften (zeitnah, digitale Unterschriften, etc.) zu beachten.
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