Für den Nachweis bzw. die Glaubhaftmachung des betrieblichen Nutzungsumfangs sind mehrere Arten denkbar und möglich:
Klassisches Fahrtenbuch
| Diese Eintragungen müssen im Fahrtenbuch gemacht werden: |
|---|
| Kfz-Nutzer (Arbeitnehmer / Unternehmer) |
| grundsätzlich handschriftliche Aufzeichnungen |
| Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende der Fahrt |
| Reiseziel, Reiserouten, Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner (bei Privatfahrten nur km-Angabe u. Vermerk) |
| Fahrten Wohnung – Arbeitsstätte / Betriebsstätte (km-Angabe und Vermerk) |
| elektronisches Fahrtenbuch: nachträgliche Änderungen ohne Dokumentation müssen ausgeschlossen sein (dies erfüllt z.B, eine Excel-Tabelle nicht)[1] |
Tab. 7: Aufzeichnungen im Fahrtenbuch
Anforderungen an ein elektronisches Fahrtenbuch
Soll ein elektronisches Fahrtenbuch steuerlich anerkannt werden, müssen nachträgliche Änderungen ohne Dokumentation ausgeschlossen sein. Aufzeichnungen in Form einer Tabellenkalkulation (Excel, Open Office etc.) erfüllen diese Anforderungen nicht!
Andere zulässige Aufzeichnungen[2]
Diese Aufzeichnungen sind auch zum Belegen des Umfangs der betrieblichen Nutzung zulässig:
| Eintragungen in Terminkalendern (mit den o. g. Angaben) | |
| Abrechnung gefahrener Kilometer gegenüber den Auftraggebern | |
| Reisekostenaufstellungen, Abrechnungsunterlagen | |
Sind o. g. Unterlagen nicht vorhanden, kann die betriebliche Nutzung durch formlose Aufzeichnungen glaubhaft gemacht werden: |
als repräsentativer zusammenhängender Zeitraum sind i. d. R. 3 Monate ausreichend |
Tab. 8: Andere zulässige Aufzeichnungen
Keine Aufzeichnungen sind erforderlich, wenn sich bereits aus der Tätigkeit des Steuerpflichtigen die über 50 %-ige betriebliche Nutzung ergibt (z. B. bei Taxiunternehmern, Handelsvertretern, Handwerkern der Bau- und Baunebengewerbe, Landtierärzten).[3] Hält ein Steuerpflichtiger mehrere Kraftfahrzeuge im Betriebsvermögen, gilt diese Vermutung nur für das Kraftfahrzeug mit der höchsten Jahreskilometerleistung.[4] Für die weiteren Kraftfahrzeuge gelten die allgemeinen Grundsätze.
Erleichterungen[5]
| Wer die Erleichterung beanspruchen darf | Erleichterungen bei Aufzeichnungen |
|---|---|
| Kundendienstmonteure, Handelsvertreter, Automatenbetreuer | Bei Reisezweck, Reiseziel und aufgesuchtem Geschäftspartner ist anzugeben, welche Kunden an welchem Ort besucht wurden. Angaben zu den Entfernungen zwischen den verschiedenen Orten sind nur bei größerer Differenz zwischen direkter Entfernung und tatsächlich gefahrenen Kilometern erforderlich. |
| Taxifahrer | Bei Fahrten innerhalb des Regelfahrgebiets ist nur km-Anfangs- und Endstand zu erfassen; außerhalb des Regelfahrgebiets sind Reiseziel und Route exakt anzugeben |
| Fahrlehrer | Der Vermerk "Fahrschulfahrten" ist ausreichend |
| bei mehreren Fahrzeugen | Das Wahlrecht zwischen Fahrtenbuch und 1 %-Methode ist je Fahrzeug möglich |
Tab. 9: Erleichterungen bei Aufzeichnungen
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