1 Wer ist aufbewahrungspflichtig?

Handelsrechtlich sind nur Kaufleute verpflichtet, ihre Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und die Jahresabschlüsse, Lageberichte etc. geordnet aufzubewahren. Im Steuerrecht sind die Aufbewahrungsfristen von jedem Steuerpflichtigen zu beachten.

 
Wichtig

Einzelunternehmen, OHG, KG, stille Gesellschaft

Bei Einzelunternehmen ist der Inhaber aufbewahrungspflichtig, bei der OHG jeder Gesellschafter, bei der KG die persönlich haftenden Gesellschafter und die zur Geschäftsführung berufenen Gesellschafter, bei der stillen Gesellschaft allein der Inhaber des Handelsgeschäfts.[1]

Die Aufbewahrungspflichten und -fristen sind nicht nur für Vollkaufleute von Bedeutung, sondern auch für alle, die nach den Steuergesetzen oder anderen Gesetzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet sind. Hierzu gehören auch Freiberufler, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln. Für diesen Personenkreis sieht das Einkommensteuergesetz auch eine Reihe von Aufzeichnungspflichten vor.[2]

2 Was muss aufbewahrt werden?

Kaufleute und bilanzierende Gewerbetreibende, Gewerbetreibende, die ihren Gewinn mittels Einnahmen-Überschussrechnung ermitteln, und Freiberufler müssen nachfolgende Unterlagen aufbewahren:

  1. Die grundlegenden Buchführungs- und Abschlussunterlagen:[1] Handelsbücher (handelsrechtlich) bzw. Bücher und Aufzeichnungen (steuerrechtlich), Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Eröffnungsbilanzen, Einnahmenüberschussrechnungen, Buchungsbelege, sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Unterlagen für Zollmeldungen.
  2. Die Buchhaltungsunterlagen:[2] Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe.
  3. Dies gilt nur steuerrechtlich:[3] Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese Unterscheidung ist maßgebend für die Aufbewahrungsfristen. Für Belege der Nr. 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist 10 Jahre und für die Nrn. 2-3 nur 6 Jahre. Zur Nr. 3 gehören z. B. Akkordzettel, Stundenlohnzettel, Betriebsabrechnungsbögen, Kalkulationsunterlagen, Preisauszeichnungen, aber auch Lohnabrechnungsunterlagen, soweit sie nicht bereits Buchungsbelege sind und Kassenstreifen.

Das Umsatzsteuerrecht kennt zudem eine gesonderte Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren für Rechnungen.[4]

Um Schwarzarbeit zu bekämpfen, hat der Gesetzgeber auch eine 2-jährige Aufbewahrungspflicht für Privatpersonen eingeführt.[5] Die Empfänger steuerpflichtiger Werklieferungen oder steuerpflichtiger sonstiger Leistungen in Zusammenhang mit einem Grundstück sind verpflichtet, die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlagen 2 Jahre lang aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem die Rechnung (bzw. ein vergleichbarer Beleg) ausgestellt wurde.

3 Form der Aufbewahrung

Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen.

Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats in ein anderes) sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit die Daten prüfen kann.

Aus diesen Gründen sollte eine Kennzeichnung und Zuordnung der Belege zur Buchführung bzw. zu den Aufzeichnungen und umgekehrt erfolgen. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanzen und bestimmter Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, können die Aufzeichnungen auch auf Datenträgern aufbewahrt werden.[1]

 
Wichtig

Das Finanzamt hat Zugriff auf die EDV

Die Finanzverwaltung hat das Recht, bei einer Außenprüfung Einsicht in die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.[2] Das Finanzamt kann auch verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihm die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.[3] Die Kosten hierfür trägt der Unternehmer.

 
Wichtig

Zugriffsrecht auf Daten

Ein Zugriffsrecht auf die Daten besteht nur im Rahmen der Außenprüfung. Dazu gehören nicht nur die klassischen Betriebsprüfungen, sondern auch Lohnsteuer-Außenprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sowie die Lohns...

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