1 Zweck
Im Arbeitsrecht sind Verpflichtungen des Arbeitgebers zur Aufbewahrung von im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis erstellten Unterlagen in erster Linie zur Ermöglichung und Sicherstellung von effektiven Kontrollen durch staatliche Behörden geregelt.
Unter anderem sollen bestimmte Aufbewahrungspflichten effektive Kontrollen des gesetzlichen Mindestlohns nach dem MiLoG sowie der Branchenmindestlöhne nach dem AEntG bzw. der Lohnuntergrenze nach § 3a AÜG erleichtern.
2 Vorgaben der DSGVO
Seit der Geltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) müssen Unternehmen in der Datenschutzerklärung (auch) Angaben zu den jeweils erhobenen sowie verarbeiteten Daten der Nutzer nebst Rechtsgrundlage machen. Dies ergibt sich aus Art. 13 und Art. 14 DSVGO. Hierzu gehören auch Informationen über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden, oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.[1] Dabei kommt es in der Praxis häufig nicht darauf an, wie lange bestimmte Daten gespeichert bzw. Unterlagen aufbewahrt werden müssen. Probleme bereitet vielmehr die Antwort auf die Frage, wie lange die Daten gespeichert bzw. die Unterlagen aufbewahrt werden dürfen. Die Voraussetzungen, unter denen Unternehmen personenbezogene Daten löschen müssen, sind in Art. 17 DSGVO geregelt.
Über die zulässige Dauer der Speicherung der verarbeiteten Daten entscheidet der Zweck der Datenverarbeitung. Spätestens, wenn personenbezogene Daten für die Zwecke nicht mehr erforderlich sind, für die sie verarbeitet werden, muss das Unternehmen diese Daten löschen.
Eine Ausnahme von der Löschpflicht gilt u. a., soweit die Speicherung der Daten zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist.[2] Für die Personalpraxis sind dabei insbesondere die gesetzlichen Vorgaben des deutschen Arbeits- aber auch des Steuer-, Sozialversicherungs- und Handelsrechts wichtig.
Soweit durch ein Gesetz Aufbewahrungsfristen vorgegeben sind, ist die Speicherung für die Dauer dieser Fristen datenschutzrechtlich regelmäßig zulässig. Nach Art. 17 Abs. 3 Buchst. e DSGVO kann insbesondere auch ein eigenes, berechtigtes Interesse (sog. Beweissicherungsinteresse) des Arbeitgebers als Verantwortlichen an einer längeren Aufbewahrung bestehen, wenn potenzielle Rechtsstreitigkeiten drohen.
Geltung auch für den Betriebsrat
Auch personenbezogene Daten, die der Betriebsrat verarbeitet und bei sich speichert, unterliegen den Löschpflichten der DSGVO.[3] Dabei ist zu beachten, dass auch soweit der Betriebsrat zur Erfüllung der in seiner Zuständigkeit liegenden Aufgaben personenbezogene Daten verarbeitet, der Arbeitgeber der für die Verarbeitung Verantwortliche im Sinne der datenschutzrechtlichen Vorschriften ist.[4]
Bei Verstößen gegen die Löschpflichten drohen u. a. Bußgelder.[5]
3 Einzelne Aufbewahrungspflichten
3.1 Überschreitung der werktäglichen Höchstarbeitszeit
Arbeiten Arbeitnehmer über die werktägliche Höchstarbeitszeit von 8 Stunden hinaus, sind Arbeitgeber verpflichtet Arbeitszeiten aufzuzeichnen und die dazugehörigen Nachweise aufzubewahren..[1] Außerdem müssen sie ein Verzeichnis über die Arbeitnehmer führen, die nach § 7 Abs. 7 ArbZG der Verlängerung der werktäglichen Arbeitszeit auch ohne Ausgleich aufgrund einer tarifvertraglichen Regelung oder aufgrund eines Tarifvertrags in einer betriebsverfassungsrechtlichen Regelung zugestimmt haben.[2] Diese Belege sind 2 Jahre lang aufzubewahren.[3]
Auch bei Vertrauensarbeitszeit und nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses
Die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht besteht auch bei Arbeitnehmern mit Vertrauensarbeitszeit. Der Sinn und Zweck besteht darin, diese Aufzeichnungen z. B. bei aufsichtsbehördlichen Prüfungen oder auf Verlangen des Betriebsrats vorlegen zu können. Die Aufbewahrungspflicht für die Dauer von 2 Jahren besteht auch für ausgeschiedene Arbeitnehmer.
3.2 Geringfügig Beschäftigte
Jeder Arbeitgeber, der Minijobber und kurzfristig Beschäftigte (= geringfügig Beschäftigte i. S. v. § 8 Abs. 1 SGB IV) beschäftigt, ist verpflichtet, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dieser Arbeitnehmer spätestens bis zum Ablauf des 7. auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Er hat diese Aufzeichnungen mindestens 2 Jahre beginnend ab dem für die Aufzeichnung maßgeblichen Zeitpunkt aufzubewahren.[1] Dies gilt nicht für Arbeitgeber von geringfügig Beschäftigten in Privathaushalten nach § 8a SGB IV.
Diese Arbeitgeber sind außerdem verpflichtet, d...
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