Wer aufbewahrungspflichtige Unterlagen nicht aufbewahrt bzw. nicht ausreichend lange aufbewahrt, muss auch mit großen Nachteilen in Zivilprozessen rechnen. Die vernichteten Unterlagen haben keine Beweiskraft mehr. Insbesondere bei Überschuldung, drohender oder eingetretener Zahlungsunfähigkeit kann die Vernichtung von Belegen mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.[1]

Daneben existiert eine gesonderte strafrechtliche Vorschrift für die Verletzung von Buchführungspflichten.[2]

Aus steuerrechtlicher Sicht führt eine Verletzung der Aufbewahrungsfristen zu einer nicht ordnungsmäßigen Buchführung. In diesem Fall ist das Finanzamt berechtigt, die Besteuerungsgrundlagen zu schätzen.[3]

 
Wichtig

Unverschuldete Pflichtverletzung

Werden die Aufbewahrungsfristen unverschuldet verletzt, z. B. bei Naturkatastrophen, Hochwasserschäden, Brand oder Einbruch, darf die Finanzverwaltung keine nachteiligen steuerlichen Folgen hieraus ziehen.[4]

Trotz alledem besteht selbst bei unverschuldetem Verlust von Unterlagen seitens der Finanzverwaltung eine Schätzungsbefugnis. Hier besteht die Möglichkeit, die Schätzung anhand der Richtsatzsammlung vorzunehmen.[5]

Bei Missachtung der umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten drohen Unternehmern Bußgelder bis zu 5.000 EUR.[6]

Bewahren Privatpersonen (und Unternehmer für ihren Privatbereich) als Leistungsempfänger eine Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage nicht auf, kann dies zu einem Bußgeld von bis zu 500 EUR führen.[7] Dies gilt aber nur beim Empfang von steuerpflichtigen Werklieferungen und steuerpflichtigen sonstigen Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück im privaten Bereich.

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