Die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen müssen geordnet aufbewahrt werden. Ein bestimmtes Ordnungssystem ist nicht vorgeschrieben. Die Ablage kann z. B. nach Zeitfolge, Sachgruppen, Kontenklassen, Belegnummern oder alphabetisch erfolgen.

Bei elektronischen Unterlagen ist ihr Eingang, ihre Archivierung und ggf. Konvertierung (Überführung/Umwandlung von Daten eines Datenformats in ein anderes) sowie die weitere Verarbeitung zu protokollieren. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass ein sachverständiger Dritter innerhalb angemessener Zeit die Daten prüfen kann.

Aus diesen Gründen sollte eine Kennzeichnung und Zuordnung der Belege zur Buchführung bzw. zu den Aufzeichnungen und umgekehrt erfolgen. Mit Ausnahme der Jahresabschlüsse, der Eröffnungsbilanzen und bestimmter Unterlagen, die einer Zollanmeldung beizufügen sind, können die Aufzeichnungen auch auf Datenträgern aufbewahrt werden.[1]

 
Wichtig

Das Finanzamt hat Zugriff auf die EDV

Die Finanzverwaltung hat das Recht, bei einer Außenprüfung Einsicht in die mithilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellten und gespeicherten Daten zu nehmen und das System zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen.[2] Das Finanzamt kann auch verlangen, dass die Daten nach seinen Vorgaben maschinell ausgewertet oder ihm die gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen auf einem maschinell verwertbaren Datenträger zur Verfügung gestellt werden.[3] Die Kosten hierfür trägt der Unternehmer.

 
Wichtig

Zugriffsrecht auf Daten

Ein Zugriffsrecht auf die Daten besteht nur im Rahmen der Außenprüfung. Dazu gehören nicht nur die klassischen Betriebsprüfungen, sondern auch Lohnsteuer-Außenprüfungen und Umsatzsteuer-Sonderprüfungen sowie die Lohnsteuernachschau[4] und die Umsatzsteuernachschau,[5] jedoch nicht die sog. betriebsnahen Veranlagungen.

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