Einige Bundesländer haben Unternehmen, Händler und Gastwirte bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit gegeben. Viele Unternehmen hatten aufgrund der Corona-Pandemie und der Umstellung der Kassen auf die neuen Umsatzsteuersätze zeitliche Schwierigkeiten bei der Realisierung der Kassenlösungen. Von einigen Bundesländern wurden eigene Härtefallregelungen geschaffen, um die Frist bis zum 31.3.2021 zu verlängern. Eine weitere Fristverlängerung war nicht vorgesehen.

Die Finanzverwaltungen der Bundesländer werden Kassensysteme ab dem 1.4.2021 beanstanden, wenn der Einbau einer Sicherungseinrichtung unterblieben ist.

Aktuell besteht noch eine Ausnahme für Kassenmodelle, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1. 1.2020 angeschafft wurden, aber wegen ihrer Bauart nicht mit einer zertifizierten TSE (technischen Sicherheitseinrichtung) aufrüstbar sind. Für diese Kassenmodelle endet die Übergangsfrist am 31.12.2022.

Ab dem 1.1.2023 muss jedes genutzte Kassensystem den Anforderungen der KassenSicherungsverordnung (KassenSichV) entsprechen.

Sollten die gesetzlichen Vorgaben bei elektronischen Registrierkassen nicht eingehalten werden, kann das Finanzamt bei einer Prüfung eventuell die Besteuerungsgrundlagen (Gewinn) schätzen. Dies kann unter Umständen zu einer höheren Steuerlast führen. Zusätzlich können Strafen von bis zu 25.000 EUR festgesetzt werden.

 
Bezeichnung Frist Im Jahr 2023 vernichtbare Unterlagen mit letztem Eintrag aus oder erstellt in den Jahren
Abhängigkeitsberichte 10 2012 und früher  
Abkürzungsverzeichnis, allgemein 6 2016 und früher  
Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u. Ä. 10 2012 und früher  
Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage 10 Jahre) 10 2012 und früher  
Abschlagszahlungen 10 2012 und früher  
Abschlussbuchungsbelege 10 2012 und früher  
Abschlussübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) 10 2012 und früher  
Abschreibungsunterlagen 10 2012 und früher  
Abtretungserklärungen 6 2016 und früher  
Abwertungsbelege 10 2012 und früher  
Akkordunterlagen 6 2016 und früher  
Akkreditive 10 2012 und früher  
Aktenvermerke 6 2016 und früher  
Änderungsnachweis der EDV-Buchführung 10 2012 und früher  
An-, Ab- und Ummeldungen Krankenkasse 6 2016 und früher  
Angebote 6 2016 und früher  
Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) 10 2012 und früher  
Anhang 10 2012 und früher  
Anlagenkartei 10 2012 und früher  
Anlagenverzeichnis 10 2012 und früher  
Anlagevermögensbücher und -karteien 10 2012 und früher  
Anlagezu- und Abgangsmeldungen 10 2012 und früher  
Anträge auf Arbeitnehmersparzulage 6 2016 und früher  
Anzahlungsunterlagen 6 2016 und früher  
Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung 10 2012 und früher  
Auftragsbestätigungen 6 2016 und früher  
Auftrags- und Bestellunterlagen 6 2016 und früher  
Ausfuhrgenehmigungen 6 2016 und früher  
Ausfuhrunterlagen 6 2016 und früher  
Ausgangsrechnungen 10 2012 und früher  
Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) 10 2012 und früher  
Bankbelege 10 2012 und früher  
Bankbürgschaften 6 2016 und früher  
Bauakten 6 2016 und früher  
Baubücher 6 2016 und früher  
Baugenehmigung 6 2016 und früher  
Baupläne 6 2016 und früher  
Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr 6 2016 und früher  
Beherrschungsverträge 10 2012 und früher  
Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 6 2016 und früher  
Belege (soweit Buchungsgrundlage) 10 2012 und früher  
Belegzusammenstellungen 10 2012 und früher  
Bestellungen 6 2016 und früher  
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage 10 2012 und früher  
Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 2016 und früher  
Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) 10 2012 und früher  
Betriebsprüfungsberichte 6 2016 und früher  
Betriebsunfallunterlagen 6 2016 und früher  
Bewertungsunterlagen 10 2012 und früher  
Bewirtungsunterlagen und Belege 10 2012 und früher  
Bilanzen (Jahresbilanzen) 10 2012 und früher  
Bilanzprotokoll (EDV) 10 2012 und früher  
Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) 10 2012 und früher  
Börsenaufträge 6 2016 und früher  
Briefe 6 2016 und früher  
Buchungsanweisungen 10 2012 und früher  
Buchungsbelege 10 2012 und früher  
Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion 10 2012 und früher  
Buchungsprotokolle (EDV) 10 2012 und früher  
Buchführungsprogramme 10 2012 und früher  
Bürgschaftsunterlagen 6 2016 und früher  
Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen 10 2012 und früher  
Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen 10 2012 und früher  
Computerausdrucke mit Kontoauszügen 10 2012 und früher  
Computerausdrucke mit Offene-Posten-Liste 10 2012 und früher  
Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) 6 2016 und früher  
Datenflusspläne für die EDV-Buchführung 10 2012 und früher  
Datenträger mit gespeicherten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisungen) 6 2016 und früher  
Datenträger mit gespeicherten Buchungsanweisungen 10 2012 und früher  
Datenträger mit gespeicherten Buchungs...

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