Einige Bundesländer haben Unternehmen, Händler und Gastwirte bei der technischen Umstellung der Kassensysteme mehr Zeit gegeben. Viele Unternehmen hatten aufgrund der Corona-Pandemie und der Umstellung der Kassen auf die neuen Umsatzsteuersätze zeitliche Schwierigkeiten bei der Realisierung der Kassenlösungen. Von einigen Bundesländern wurden eigene Härtefallregelungen geschaffen, um die Frist bis zum 31.3.2021 zu verlängern. Eine weitere Fristverlängerung war nicht vorgesehen.
Die Finanzverwaltungen der Bundesländer werden Kassensysteme ab dem 1.4.2021 beanstanden, wenn der Einbau einer Sicherungseinrichtung unterblieben ist.
Aktuell besteht noch eine Ausnahme für Kassenmodelle, die nach dem 25.11.2010 und vor dem 1. 1.2020 angeschafft wurden, aber wegen ihrer Bauart nicht mit einer zertifizierten TSE (technischen Sicherheitseinrichtung) aufrüstbar sind. Für diese Kassenmodelle endet die Übergangsfrist am 31.12.2022.
Ab dem 1.1.2023 muss jedes genutzte Kassensystem den Anforderungen der KassenSicherungsverordnung (KassenSichV) entsprechen.
Sollten die gesetzlichen Vorgaben bei elektronischen Registrierkassen nicht eingehalten werden, kann das Finanzamt bei einer Prüfung eventuell die Besteuerungsgrundlagen (Gewinn) schätzen. Dies kann unter Umständen zu einer höheren Steuerlast führen. Zusätzlich können Strafen von bis zu 25.000 EUR festgesetzt werden.
| Bezeichnung | Frist | Im Jahr 2023 vernichtbare Unterlagen mit letztem Eintrag aus oder erstellt in den Jahren | |
|---|---|---|---|
| Abhängigkeitsberichte | 10 | 2012 und früher | |
| Abkürzungsverzeichnis, allgemein | 6 | 2016 und früher | |
| Abkürzungsverzeichnis, soweit Erklärungsfunktion für Programm u. Ä. | 10 | 2012 und früher | |
| Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsgrundlage 10 Jahre) | 10 | 2012 und früher | |
| Abschlagszahlungen | 10 | 2012 und früher | |
| Abschlussbuchungsbelege | 10 | 2012 und früher | |
| Abschlussübersicht (falls keine Bilanz erstellt wurde) | 10 | 2012 und früher | |
| Abschreibungsunterlagen | 10 | 2012 und früher | |
| Abtretungserklärungen | 6 | 2016 und früher | |
| Abwertungsbelege | 10 | 2012 und früher | |
| Akkordunterlagen | 6 | 2016 und früher | |
| Akkreditive | 10 | 2012 und früher | |
| Aktenvermerke | 6 | 2016 und früher | |
| Änderungsnachweis der EDV-Buchführung | 10 | 2012 und früher | |
| An-, Ab- und Ummeldungen Krankenkasse | 6 | 2016 und früher | |
| Angebote | 6 | 2016 und früher | |
| Angestelltenversicherung (Buchungsbelege) | 10 | 2012 und früher | |
| Anhang | 10 | 2012 und früher | |
| Anlagenkartei | 10 | 2012 und früher | |
| Anlagenverzeichnis | 10 | 2012 und früher | |
| Anlagevermögensbücher und -karteien | 10 | 2012 und früher | |
| Anlagezu- und Abgangsmeldungen | 10 | 2012 und früher | |
| Anträge auf Arbeitnehmersparzulage | 6 | 2016 und früher | |
| Anzahlungsunterlagen | 6 | 2016 und früher | |
| Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung | 10 | 2012 und früher | |
| Auftragsbestätigungen | 6 | 2016 und früher | |
| Auftrags- und Bestellunterlagen | 6 | 2016 und früher | |
| Ausfuhrgenehmigungen | 6 | 2016 und früher | |
| Ausfuhrunterlagen | 6 | 2016 und früher | |
| Ausgangsrechnungen | 10 | 2012 und früher | |
| Außendienstabrechnungen (Gehaltslisten) | 10 | 2012 und früher | |
| Bankbelege | 10 | 2012 und früher | |
| Bankbürgschaften | 6 | 2016 und früher | |
| Bauakten | 6 | 2016 und früher | |
| Baubücher | 6 | 2016 und früher | |
| Baugenehmigung | 6 | 2016 und früher | |
| Baupläne | 6 | 2016 und früher | |
| Beförderungspapiere im Güterkraftverkehr | 6 | 2016 und früher | |
| Beherrschungsverträge | 10 | 2012 und früher | |
| Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger | 6 | 2016 und früher | |
| Belege (soweit Buchungsgrundlage) | 10 | 2012 und früher | |
| Belegzusammenstellungen | 10 | 2012 und früher | |
| Bestellungen | 6 | 2016 und früher | |
| Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlage | 10 | 2012 und früher | |
| Betriebskostenabrechnung (soweit nicht Buchungsgrundlage) | 6 | 2016 und früher | |
| Betriebskrankenkasse (Buchungs- und Abrechnungsunterlagen) | 10 | 2012 und früher | |
| Betriebsprüfungsberichte | 6 | 2016 und früher | |
| Betriebsunfallunterlagen | 6 | 2016 und früher | |
| Bewertungsunterlagen | 10 | 2012 und früher | |
| Bewirtungsunterlagen und Belege | 10 | 2012 und früher | |
| Bilanzen (Jahresbilanzen) | 10 | 2012 und früher | |
| Bilanzprotokoll (EDV) | 10 | 2012 und früher | |
| Bilanzunterlagen (z. B. Debitorenliste) | 10 | 2012 und früher | |
| Börsenaufträge | 6 | 2016 und früher | |
| Briefe | 6 | 2016 und früher | |
| Buchungsanweisungen | 10 | 2012 und früher | |
| Buchungsbelege | 10 | 2012 und früher | |
| Buchungsbelege mit Grundbuchfunktion | 10 | 2012 und früher | |
| Buchungsprotokolle (EDV) | 10 | 2012 und früher | |
| Buchführungsprogramme | 10 | 2012 und früher | |
| Bürgschaftsunterlagen | 6 | 2016 und früher | |
| Computerausdrucke mit Grundbuch- bzw. Journal-Eintragungen | 10 | 2012 und früher | |
| Computerausdrucke mit Hauptbuch- und Kontokorrenteintragungen | 10 | 2012 und früher | |
| Computerausdrucke mit Kontoauszügen | 10 | 2012 und früher | |
| Computerausdrucke mit Offene-Posten-Liste | 10 | 2012 und früher | |
| Darlehensunterlagen (soweit nicht Buchungsgrundlage) | 6 | 2016 und früher | |
| Datenflusspläne für die EDV-Buchführung | 10 | 2012 und früher | |
| Datenträger mit gespeicherten Arbeitsanweisungen (nicht Buchungsanweisungen) | 6 | 2016 und früher | |
| Datenträger mit gespeicherten Buchungsanweisungen | 10 | 2012 und früher | |
| Datenträger mit gespeicherten Buchungs... | |||
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