Die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz darf den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten.[1] Der BFH hat diese Auffassung mit Urteil vom 11.10.2012 bestätigt.[2]

 
Praxis-Beispiel

Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung in digitaler Form

Der Einzelunternehmer bewahrt seine Geschäftsunterlagen in digitaler Form am Arbeitsplatz des Büromitarbeiters auf. Zusätzlich wird eine Datensicherungs-DVD in einem Büroschrank verwahrt. Es entstehen folgende Kosten:

 
AfA und Unterhaltskosten für den PC-Arbeitsplatz (anteilige Raumkosten für 2 m2 zuzüglich anteilige AfA PC-Arbeitsplatz jährlich) 600 EUR
(anteilige) AfA für den Büroschrank (jährlich) 100 EUR
Kosten für die Datensicherung (einmalig) 5 EUR

Lösung:

 
Die entstandenen Kosten von 600 EUR und 100 EUR = 700 EUR werden mit 5,5 multipliziert 3.850 EUR
Kosten für die Datensicherung (einmalig) 5 EUR
Rückstellungbetrag 3.855 EUR
 
Praxis-Beispiel

Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung in Papierform

Der Einzelunternehmer bewahrt seine Geschäftsunterlagen in Papierform in einem Nebenraum seines Betriebsgebäudes mit einer Größe von 10 m2 auf. Nach dem Bilanzstichtag ist mit folgenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von (vorhandenen) Geschäftsunterlagen zu rechnen:

 
Anteilige AfA und Unterhaltskosten für den Nebenraum (10 m2 jährlich) 800 EUR
AfA für Einrichtungsgegenstände (jährlich) 300 EUR
Kosten der Soft- und Hardware für die Lesbarmachung der Daten 200 EUR
Kosten für die Datensicherung (einmalig) 100 EUR

Lösung:

 
Anteilige AfA und Unterhaltskosten für den Nebenraum 800 EUR
AfA für Einrichtungsgegenstände 300 EUR
Kosten für die Hard- und Software zur Lesbarmachung der Daten 200 EUR
jährlich anfallende rückstellungsfähige Kosten 1.300 EUR
x 5,5 (Multiplikator) 7.150 EUR
Kosten für die Datensicherung (einmalig) 100 EUR
Rückstellungsbetrag 7.250 EUR

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