Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.[1] Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:

  • Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten). Die Kosten für die fortlaufende Archivierung im laufenden Veranlagungszeitraum bis zum Bilanzstichtag sind nicht einzubeziehen.
  • Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen. Soweit im Zusammenhang mit der digitalen Speicherung noch ein Raumbedarf besteht (bspw. für einen anteiligen PC-Arbeitsplatz, bei größeren Betrieben für einen (anteiligen) Server oder für Lagerungszwecke), ist dieser entsprechend nur anteilig zu berücksichtigen. Dementsprechend dürfte bei kleineren und mittleren Betrieben nur noch ein geringer Platzbedarf bestehen.
  • Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben.
  • Anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume[2]
  • Der Zinsanteil aus Leasingraten (z. B. für die o. g. technischen Geräte oder für Archivräume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.[3]

Nicht rückstellungsfähig sind:

  • Die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern.[4]
  • Die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
  • Die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

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