11.2.1 Berücksichtigungsfähige Kosten

Die Rückstellung ist mit dem Betrag zu passivieren, der nach den Preisverhältnissen des jeweiligen Bilanzstichtages für die Erfüllung der Verpflichtung voraussichtlich notwendig ist. Die Sachleistungsverpflichtung ist mit den Einzelkosten und einem angemessenen Teil der notwendigen Gemeinkosten zu bewerten.[1] Bei der Berechnung sind folgende Kosten einzubeziehen:

  • Einmaliger Aufwand für das Einscannen oder die Einlagerung der am Bilanzstichtag noch nicht archivierten Unterlagen für das abgelaufene Wirtschaftsjahr, für das Brennen von DVD/CD und für die Datensicherung (Sach- und Personalkosten). Die Kosten für die fortlaufende Archivierung im laufenden Veranlagungszeitraum bis zum Bilanzstichtag sind nicht einzubeziehen.
  • Raumkosten (anteilige Miete bzw. Gebäude-AfA, Grundsteuer, Gebäudeversicherung, Instandhaltung, Heizung, Strom) für Räumlichkeiten, die der Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen dienen. Soweit im Zusammenhang mit der digitalen Speicherung noch ein Raumbedarf besteht (bspw. für einen anteiligen PC-Arbeitsplatz, bei größeren Betrieben für einen (anteiligen) Server oder für Lagerungszwecke), ist dieser entsprechend nur anteilig zu berücksichtigen. Dementsprechend dürfte bei kleineren und mittleren Betrieben nur noch ein geringer Platzbedarf bestehen.
  • Einrichtungsgegenstände (AfA für Regale und Schränke), es sei denn, diese sind bereits abgeschrieben.
  • Anteilige Finanzierungskosten für den Server, den PC oder die Archivräume[2]
  • Der Zinsanteil aus Leasingraten (z. B. für die o. g. technischen Geräte oder für Archivräume), wenn der Leasingnehmer nicht wirtschaftlicher Eigentümer des Leasinggegenstands ist.[3]

Nicht rückstellungsfähig sind:

  • Die Kosten für die zukünftige Anschaffung von zusätzlichen Regalen und Ordnern.[4]
  • Die Kosten für die Entsorgung der Unterlagen nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist.
  • Die Kosten für die Einlagerung künftig entstehender Unterlagen.

11.2.2 Berechnung der Rückstellung

Die Rückstellung kann nach 2 Methoden berechnet werden:

  1. Die jährlichen Kosten werden für die Unterlagen eines jeden aufzubewahrenden Jahres gesondert ermittelt. Dieser Betrag ist dann jeweils mit der Anzahl der Jahre bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu multiplizieren.
  2. Die jährlich anfallenden rückstellungsfähigen Kosten können mit dem Faktor 5,5 multipliziert werden (arithmetisches Mittel der Jahre 1 bis 10). Die Aufwendungen für das Einscannen, die Einlagerung und Datensicherung fallen nur einmal an; sie sind deshalb nicht zu vervielfältigen.
 
Hinweis

Methode 2 ist praxisbezogen

In der Praxis wird die Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen üblicherweise nach dieser Berechnungsmethode 2 ermittelt. Eine Unterscheidung zwischen den 10 und 6 Jahre lang aufzubewahrenden Unterlagen kann in der Regel insoweit aus Vereinfachungsgründen unterbleiben.

11.2.3 Steuerberater dürfen keine Rückstellung bilden

Steuerberater können für die Kosten der Aufbewahrung von Mandantendaten und Handakten im DATEV-Rechenzentrum keine Rückstellung bilden. Laut BFH[1] fehlt es an einer öffentlich-rechtlichen wie auch an einer zivilrechtlichen Verpflichtung zur Datenaufbewahrung durch den Steuerberater.

11.2.4 Abzinsung der Rückstellung

Eine Rückstellung für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist nicht abzuzinsen. Für die Abzinsung ist der Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung maßgebend.[1] Da die Aufbewahrungspflicht aber mit dem Entstehen der Unterlagen beginnt, ergibt sich hier kein Abzinsungszeitraum.

11.2.5 Handelsrechtlicher Höchstansatz

Die Höhe der Rückstellung in der Steuerbilanz darf den zulässigen Ansatz in der Handelsbilanz nicht überschreiten.[1] Der BFH hat diese Auffassung mit Urteil vom 11.10.2012 bestätigt.[2]

 
Praxis-Beispiel

Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung in digitaler Form

Der Einzelunternehmer bewahrt seine Geschäftsunterlagen in digitaler Form am Arbeitsplatz des Büromitarbeiters auf. Zusätzlich wird eine Datensicherungs-DVD in einem Büroschrank verwahrt. Es entstehen folgende Kosten:

 
AfA und Unterhaltskosten für den PC-Arbeitsplatz (anteilige Raumkosten für 2 m2 zuzüglich anteilige AfA PC-Arbeitsplatz jährlich) 600 EUR
(anteilige) AfA für den Büroschrank (jährlich) 100 EUR
Kosten für die Datensicherung (einmalig) 5 EUR

Lösung:

 
Die entstandenen Kosten von 600 EUR und 100 EUR = 700 EUR werden mit 5,5 multipliziert 3.850 EUR
Kosten für die Datensicherung (einmalig) 5 EUR
Rückstellungbetrag 3.855 EUR
 
Praxis-Beispiel

Berechnung der Rückstellung für die Aufbewahrung in Papierform

Der Einzelunternehmer bewahrt seine Geschäftsunterlagen in Papierform in einem Nebenraum seines Betriebsgebäudes mit einer Größe von 10 m2 auf. Nach dem Bilanzstichtag ist mit folgenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von (...

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