Für die zu erwartenden Aufwendungen für die Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ist eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Denn bei der Aufbewahrungspflicht handelt es sich um eine öffentlich-rechtliche Verpflichtung.[1]. Die Passivierungspflicht besteht über den Maßgeblichkeitsgrundsatz[2] sowohl in der Handelsbilanz als auch in der Steuerbilanz.

Bei der Bildung dieser Rückstellung ist zu berücksichtigen, welche Unterlagen tatsächlich aufbewahrungspflichtig sind und wie lange die Aufbewahrungspflicht für einzelne Unterlagen noch besteht.[3]

Es besteht nicht für alle Unterlagen eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Einige Unterlagen sind nur über einen kürzeren Zeitraum oder auch gar nicht gesetzlich aufzubewahren. Werden Unterlagen freiwillig länger aufbewahrt, fehlt es an der rechtlichen Verpflichtung. Eine Rückstellung kommt insoweit nicht in Betracht. Die Höhe der rückstellungsfähigen Aufwendungen kann daher nur im Einzelfall festgestellt werden. Die Finanzverwaltung hat keine Bedenken, für Unterlagen, zu deren Aufbewahrung der Unternehmer nicht verpflichtet ist, mit 80 % der Gesamtkosten anzusetzen.

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