Arbeitsmittel und Arbeitskleidung

Wo die Probleme sind:

  • Das richtige Konto
  • Betriebsausgabenabzug
  • Steuerpflichtiger Arbeitslohn
  • Kosten der privaten Lebensführung

1 So kontieren Sie richtig!

 
Praxis-Wegweiser: Das richtige Konto
Kontobezeichnung SKR 03 SKR 04 Eigener Kontoplan Bilanz/GuV
Löhne 4110 6010   Löhne und Gehälter

Freiwillige soziale Aufwendungen,

lohnsteuerfrei
4140 6130  

Soziale Abgaben und Aufwendungen

für Alterversorgung und Unterstützung

Die Erstattung von Aufwendungen für Werkzeuggeld und von typischer Berufskleidung ist lohnsteuerfrei. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei" 4140 (SKR 03) bzw. 6130 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei

an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

Die Erstattung anderer Aufwendungen für Arbeitsmittel ist steuerpflichtiger Arbeitslohn. Die Buchung erfolgt auf das Konto "Löhne" 4110 (SKR 03) bzw. 6010 (SKR 04).

 

Buchungssatz:

Löhne

an Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt

2 Praxis-Beispiel für Ihre Buchhaltung: Monteur benutzt eigene Werkzeuge – Arbeitgebererstattung von Werkzeuggeld

Aufzugsmonteur Wolfgang Müller benutzt eigene Werkzeuge im Außendienst für die Wartung von Aufzügen. Hierfür zahlt ihm sein Arbeitgeber Hans Groß ein monatliches Werkzeuggeld i. H. v. 100 EUR.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4140/6130 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 100 1740/3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 100

3 Steuerfrei erstatten kann der Arbeitgeber Auslagen, die gesetzlich geregelt sind

Systematisch handelt es sich bei der Erstattung von Auslagen des Arbeitnehmers für Arbeitsmittel um den Ersatz von Werbungskosten. Was der Arbeitgeber in diesem Zusammenhang lohnsteuerfrei erstatten kann, ist im EStG abschließend geregelt.

Nach § 3 Nr. 30 EStG ist die Erstattung von Werkzeuggeld und nach § 3 Nr. 31 EStG die Erstattung von Auslagen für typische Berufskleidung lohnsteuerfrei. Alle anderen Erstattungen von Aufwendungen für Arbeitsmittel sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

4 Werkzeuggeld: Nur die Erstattung der gezahlten Beträge ist steuerfrei

Die Erstattung von Werkzeuggeld[1] ist nur dann steuerfrei, wenn die Erstattung die tatsächlichen Aufwendungen des Arbeitnehmers offensichtlich nicht übersteigt.

Werkzeuggeld betrifft nur die Aufwendungen des Arbeitnehmers für handwerkliches Arbeitsgerät. Musikinstrumente gehören nicht dazu.

Grundsätzlich müssen die Erstattungen nachgewiesen werden, und zwar durch Einzelnachweis. Aber auch pauschale Entschädigungen sind zulässig. Diese sind steuerfrei, soweit sie die regelmäßige Abschreibung der Werkzeuge, deren übliche Betriebs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten abgelten.

 
Hinweis

Reinigung und Wartung der Werkzeuge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn

Abgeltungen des Zeitaufwands des Arbeitnehmers für Reinigung und Wartung der Werkzeuge sind steuerpflichtiger Arbeitslohn.

5 Typische Berufskleidung: Was dazu zählt

Als typische Berufskleidung gelten regelmäßig Kleidungsstücke,

  • die aufgrund Beschaffenheit als Arbeitsschutzkleidung für eine Berufstätigkeit gelten,
  • durch die Anbringung eines Firmenemblems eine objektive berufliche Funktion erhalten oder
  • z. B. eine uniformmäßige Beschaffenheit vorweisen und
  • deren private Nutzung so gut wie ausgeschlossen ist,

Steuerfrei ist nicht nur die Gestellung, sondern auch die unentgeltliche oder verbilligte Übereignung typischer Berufskleidung durch den Arbeitgeber.[1] Erhält der Arbeitnehmer die Berufskleidung von seinem Arbeitgeber zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, ist anzunehmen, dass es sich um typische Berufskleidung handelt, wenn nicht das Gegenteil offensichtlich ist.

Die Steuerbefreiung nach § 3 Nr. 31 EStG beschränkt sich auf die Erstattung der Aufwendungen, die dem Arbeitnehmer durch den beruflichen Einsatz typischer Berufskleidung in den Fällen entstehen, in denen der Arbeitnehmer z. B. nach

  • Unfallverhütungsvorschriften,
  • Tarifvertrag oder
  • Betriebsvereinbarung

einen Anspruch auf Gestellung von Arbeitskleidung hat, der aus betrieblichen Gründen durch die Barvergütung abgelöst wird.

Die Barablösung einer Verpflichtung zur Gestellung von typischer Berufskleidung ist beispielsweise betrieblich begründet, wenn die Beschaffung der Kleidungsstücke durch den Arbeitnehmer für den Arbeitgeber vorteilhaft ist.

 
Praxis-Beispiel

Kauf von Berufskleidung durch Arbeitnehmer

Hans Groß ist tarifvertraglich verpflichtet, seinen Arbeitnehmern Berufskleidung zur Verfügung zu stellen. Er übernimmt den Einkauf nicht selbst, da es für ihn schwierig ist, die Kleidung in der jeweils passenden Größe zu finden. Er gibt einen finanziellen Rahmen vor, der bei 600 EUR zzgl. Umsatzsteuer liegt.

Der Kauf der Berufskleidung durch seine Arbeitnehmer hat einen betrieblichen Grund, der eine Barablösung zulässt. Einer seiner Mitarbeiter kauft entsprechende Arbeitskleidung und gibt Hans Groß die Rechnung über 696 EUR brutto.

Buchungsvorschlag:

 
Konto SKR 03/04 Soll Kontenbezeichnung Betrag Konto SKR 03/04 Haben Kontenbezeichnung Betrag
4140/6130 Freiwillige soziale Aufwendungen, lohnsteuerfrei 600 1740/3720 Verbindlichkeiten aus Lohn und Gehalt 696
1576/1406 abziehbare Vorsteuer 19 % 96      
 
Praxis-Tipp

Für DATEV-Nutzer

Bei Anwendung des Steuerschlüssels (9) erfolgt die automatische Buchung der Vorsteuer.

Als Berufs- bzw. Arbeitsk...

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