5.1 Allgemeines
Die Erstattung der Auslagen von Arbeitnehmern für Arbeitsmittel durch den Arbeitgeber fällt systematisch unter den Begriff des Werbungskostenersatzes. Die Fälle des steuerfreien Werbungskostenersatzes sind im EStG abschließend geregelt. Danach ist die Erstattung der Auslagen für Arbeitsmittel nur noch unter den Voraussetzungen von § 3 Nr. 30 EStG (Werkzeuggeld) und § 3 Nr. 31 EStG (typische Berufskleidung) steuerfrei zulässig. Werden Auslagen des Arbeitnehmers für andere Arbeitsmittel als Werkzeuggeld und typische Berufskleidung erstattet, handelt es sich um steuerpflichtigen Arbeitslohn. Die Arbeitnehmer können jedoch die verauslagten Beträge als Werbungskosten geltend machen. Hierdurch kann sich eine steuerliche Schlechterstellung ergeben, wenn und soweit Arbeitnehmer andernfalls den Arbeitnehmer-Pauschbetrag von 1.230 EUR geltend machen würden.
Die Rechtsprechung legt die Begriffe Werkzeuggeld und typische Berufskleidung restriktiv aus. Im Einzelnen gilt Folgendes:
5.2 Werkzeuggeld
Entschädigungen für die betriebliche Nutzung von Werkzeugen, die dem Arbeitnehmer gehören (Werkzeuggeld), sind steuerfrei, soweit sie die entsprechenden Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich übersteigen. Eine betriebliche Benutzung der Werkzeuge liegt auch vor, wenn diese im Rahmen des Arbeitsverhältnisses außerhalb einer Betriebsstätte des Arbeitgebers eingesetzt werden, z. B. auf einer Baustelle.[1] Unter den Begriff Werkzeuggeld fallen nur die Aufwendungen des Arbeitnehmers für handwerkliches Arbeitsgerät, also für Handwerkzeuge, die zur leichteren Handhabung, zur Herstellung oder zur Bearbeitung eines Gegenstands verwendet werden. Hierzu gehören nicht Musikinstrumente[2] und deren Einzelteile, z. B. Steg, Saite und Bogen eines Streichinstruments; auch nicht Schreibmaschinen, PC oder ähnliche Geräte sowie der Wachhund des Nachtwächters.
Im Allgemeinen setzt die Erstattung den Einzelnachweis der verausgabten Beträge voraus. Dabei ist jedoch keine kleinliche Prüfung durchzuführen. Denn auch das Gesetz geht davon aus, dass Steuerfreiheit der erstatteten Beträge gegeben ist, "soweit sie die entsprechenden Aufwendungen des Arbeitnehmers nicht offensichtlich übersteigen". Das Wort "offensichtlich" deutet darauf hin, dass ein kleinlicher Nachweis der Aufwendungen nicht dem Gesetzeszweck gerecht wird.
Ohne Einzelnachweis der tatsächlichen Aufwendungen sind pauschale Entschädigungen generell steuerfrei, soweit sie
- die regelmäßigen Absetzungen für Abnutzung der Werkzeuge,
- die üblichen Betriebs-, Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten der Werkzeuge sowie
- die Kosten der Beförderung der Werkzeuge abgelten.
Soweit jedoch Entschädigungen auch den Zeitaufwand des Arbeitnehmers z. B. für die ihm obliegende Reinigung und Wartung der Werkzeuge honorieren, gehören sie zum steuerpflichtigen Arbeitslohn.[3]
5.3 Typische Berufskleidung
Steuerfrei ist auch die typische Berufskleidung, die der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer unentgeltlich oder verbilligt überlässt.[1] Dabei ist steuerfrei[2] nicht nur die Gestellung, sondern auch die Übereignung der typischen Berufskleidung durch den Arbeitgeber.
Erhält der Arbeitnehmer die Berufskleidung von seinem Arbeitgeber zusätzlich zu dem ohnehin geschuldeten Arbeitslohn, soll nach Auffassung der Finanzverwaltung anzunehmen sein, dass es sich um typische Berufskleidung handelt, wenn nicht das Gegenteil offensichtlich ist.[3]
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