Dabei ist die Abgrenzung zwischen einem Arbeitsessen und einem Belohnungsessen fließend.
Anhaltspunkt für ein Arbeitsessen kann sein, dass es
- nach einem besonderen Arbeitseinsatz oder
- nach einer außergewöhnlich langen betrieblichen Besprechung
gewährt wird.
Das Arbeitsessen ist steuer- und sozialversicherungsfrei.
Bei einem Belohnungsessen steht die Bewirtung des Mitarbeiters im Vordergrund. Das kann der Fall sein, wenn 1- oder 2-mal monatlich eine Besprechung stattfindet und der Arbeitnehmer im Anschluss vom Arbeitgeber zum Abendessen eingeladen wird. Gleiches gilt, wenn ein Projekt erfolgreich zu Ende gebracht wurde und der Arbeitgeber deswegen die Mitarbeiter einlädt.
Beim Belohnungsessen führt die kostenlose Mahlzeitgestellung beim Mitarbeiter zu steuerpflichtigem Arbeitslohn (anteilig auf ihn entfallender Bruttorechnungsbetrag). Der Arbeitgeber kann die Lohnsteuer
- mit dem individuellen Steuersatz des Arbeitnehmers der Lohnsteuer unterwerfen,
- mit einem pauschalen Steuersatz gem. § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG erheben oder
- die Lohnsteuer gem. § 37 b Abs. 2 EStG pauschal mit 30 % berechnen.
Dabei kann in allen 3 Fällen die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 50 EUR zur Anwendung kommen.
Ergebnis: Bei einer Bewirtung der Arbeitnehmer außerhalb des Betriebs ohne besonderen Anlass liegt ein Sachbezug vor. Ohne Anspruch auf eine Verpflegungspauschale ist die kostenlose Mahlzeit mit dem Wert nach der amtlichen Sachbezugsverordnung anzusetzen (2023: 2,00 EUR für ein Frühstück und jeweils 3,80 EUR für ein Mittag- und/oder Abendessen). Es handelt sich nur dann um Aufmerksamkeiten, wenn der Wert pro Person und Mahlzeit einschließlich Getränken brutto nicht mehr als 60 EUR beträgt.
Durch das "Gesetz zur weiteren Förderung der Elektromobilität und zur Änderung weiterer steuerlicher Vorschriften" ist die monatliche Freigrenze von 50 EUR (§ 8 Abs. 2 Satz 11 EStG) eingeschränkt worden. Die monatliche Freigrenze von 50 EUR gilt nur für Sachzuwendungen.
Nachdem der BFH den Begriff der Sachzuwendung sukzessive ausgedehnt hatte, wurde er durch den Gesetzgeber ausdrücklich wieder eingeschränkt. Es liegen keine Sacheinnahmen vor, sondern Einnahmen in Geld, wenn es sich um
- zweckgebundene Geldleistungen,
- nachträgliche Kostenerstattungen,
- Geldsurrogate und andere Vorteile handelt, die auf einen Geldbetrag lauten.
Ausgenommen sind allerdings Gutscheine und Geldkarten, die ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen. Hier handelt es sich nach wie vor um Sachzuwendungen.
Die nicht zu den Einnahmen in Geld gehörenden Gutscheine und Geldkarten bleiben nur dann außer Ansatz, wenn sie zusätzlich zum ohnehin geschuldeten Arbeitslohn gewährt werden.
Fazit: Nimmt ein Arbeitnehmer an einer betrieblich veranlassten Bewirtung von Geschäftsfreunden teil, zählen die auf ihn entfallenden Aufwendungen nicht zum steuerpflichtigen Arbeitslohn. Das gilt auch für eine Bewirtung von Geschäftsfreunden anlässlich einer Dienstreise des Arbeitnehmers. Allerdings hat in diesem Fall die Teilnahme an dieser Bewirtung Auswirkungen auf die Höhe der Verpflegungspauschalen bei einer Auswärtstätigkeit. Ist der Arbeitnehmer bspw. bei einer Inlandsdienstreise 24 Stunden abwesend, wird die Verpflegungspauschale um 5,60 EUR für ein Frühstück und um 11,20 EUR für ein Mittag- oder Abendessen gekürzt. Bei einer Bewirtung des Arbeitnehmers aus besonderem Anlass liegt eine steuerfreie Aufmerksamkeit vor, wenn der Wert der Speisen und Getränke die 60-EUR-Freigrenze nicht übersteigt.
Ausübung und Widerruf des Pauschalierungswahlrechts
Die Pauschalierungswahlrechte nach § 37 b Abs. 1 Satz 1 EStG und nach § 37 b Abs. 2 Satz 1 EStG können unabhängig voneinander ausgeübt werden. Sie sind aber jeweils einheitlich für sämtliche Sachzuwendungen an Nichtarbeitnehmer einerseits und sämtliche Sachzuwendungen an eigene Arbeitnehmer andererseits wahrzunehmen. Außerdem sind die in § 37 b EStG eingeräumten Wahlrechte widerruflich Das hat der BFH mit Urteil vom 15.6.2016 entschieden.[1]
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