Projekte sollten dann aufgesetzt werden, wenn die Lösung der gestellten Aufgabe wirklich ein Projekt erfordert. Das trifft zu, wenn es sich um sehr komplexe und vor allem fachübergreifende Themen handelt, die von einem Mitarbeiter (und sei er noch so ein Allrounder oder ein Zeitgenie) in dem vorgegebenen Zeitfenster nicht bewältigt werden können.

  • Projektziele: Die Zielsetzung, die mit einem Projekt verbunden sein soll, muss klar umrissen sein. Dieser Umriss hängt von der Art des Projektes ab (Entwicklung einer Plattform für ….., Entwicklung einer Datenbank für …. )
  • Budget: Projekte brauchen Budgets. Andererseits muss ein Budget der Zielsetzung und den damit verbundenen Aufgaben des Projektes angemessen sein. Bestimmte Maßnahmen (z. B. der Einsatz externer Trainer oder Berater) haben – will das Unternehmen einen bestimmten Qualitätsanspruch wahren – eine Preisuntergrenze.
  • Zeitplanung: Projekte brauchen Zeitvorgaben oder Zeitfenster, in denen das gesamte Projekt abgeschlossen sein muss. Bei komplexen Projekten kann eine solche Zeitbudgetierung in der Praxis schwierig werden. Daher sollten Zeitpuffer eingebaut werden. Ein Projekt, das nur 2 Wochen läuft, braucht natürlich fast keinen Puffer. Läuft ein Projekt hingegen 9 Monate, ist eine Zeitreserve von 2 Wochen gerade noch akzeptabel.
  • Projektzusammensetzung: Im Rahmen des Projektauftrages wird beschrieben, welche Mitarbeiter in dem Projekt mitwirken und wer der Projektleiter sein wird. Projektarbeiten sind – neben ihrer Eigenschaft zur Lösung komplexer Fragestellungen – ein ideales Instrument zur Personalentwicklung. Auch ist zu beachten, dass die potentiellen Projektmitglieder noch Zeitreserven für die Projektarbeit haben. Mitarbeiter, die schon aufgrund ihrer Arbeitsbelastung die reguläre 55-Stunden-Woche haben, sollten für Projektarbeit nicht eingesetzt werden.
  • Kommunikation und Information: Eine Projektorganisation besteht neben der normalen Aufbauorganisation des Unternehmens. Dies hat zur Folge, dass die Informationsströme zum Projekt sich ebenfalls an diese Projektorganisation anlehnen müssen.
 
Praxis-Tipp

Projekte sorgfältig dokumentieren

Je umfangreicher das Projekt, umso mehr Wert sollte auf eine nachvollziehbare Projektdokumentation gelegt werden. Wer hat wann auf Grundlage welcher Informationen welche Entscheidung getroffen. Dies bietet für alle Seiten den Vorteil, auf dem Laufenden zu bleiben und auch im Nachhinein die getroffenen Maßnahmen nachvollziehen zu können. Je komplexer das Projekt in seinen einzelnen Teilschritten ist, umso eher empfiehlt sich der Einsatz einer Projektmanagementsoftware.

Das ist nur ein Ausschnitt aus dem Produkt Haufe Finance Office Premium. Sie wollen mehr?


Meistgelesene beiträge