New Work: Effektiv Arbeiten im digitalen Unternehmen / 3.1 Rahmenbedingungen für Projektarbeit

Um die Arbeits- und Organisationsform Projektmanagement im Unternehmen zu verankern, sind Rahmenbedingungen und Spielregeln notwendig. Es müssen ganzheitliche, leistungsfähige Projektmanagement-Systeme geschaffen werden, die im Regelfall Standards, Maßnahmen und Tools in folgenden Bereichen enthalten:

• Organisation: Die organisatorische Verankerung des Projektmanagements muss im Unternehmen eindeutig geklärt sein. Hierzu zählen die Definition von klaren Rollen, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten, die Einrichtung einer zentralen Organisationseinheit für Projektmanagement (z. B. Project Management Office, Project Competence Center).
• Methodik: Im Bereich der Methodik werden Standards, Instrumente, Methoden, Richtlinien und Prozesse definiert, die bei Projekten zur Anwendung kommen sollen. Die Methodik wird in der Regel individuell für die jeweilige Organisation festgelegt. In vielen Fällen wird die verwendete Methodik in einem Projekt-Handbuch dokumentiert.
• Qualifizierung: Damit Projektmanagement erfolgreich angewendet werden kann, müssen Führungskräfte, ProjektleiterInnen und -mitarbeiterInnen entsprechend für ihre Rolle vorbereitet und dafür qualifiziert werden. Seminare, Training-on-the-Job oder Projekt-Coaching sind Instrumente zur Qualifizierung.
• Software: Es müssen IT-gestützte Strukturen geschaffen werden, die einen effizienten Informations- und Kommunikationsfluss gewährleisten und die Projektplanung und -steuerung über den gesamten Projektverlauf unterstützen. Am Markt existieren eine Vielzahl von PM-Tools und umfangreichen PM-Lösungen, die umfangreiche Funktionalitäten bieten.

Projekte werden in Phasen aufgeteilt. Üblicherweise enden die Projektphasen mit definierten Meilensteinen. Phasenmodelle sind spezifisch und am zu erstellenden Projektprodukt oder der Branche orientiert. Ein Beispiel für ein allgemeines Phasenmodell ist:

• Definition: Es findet eine Projektanalyse statt, in der Probleme und Potentiale betrachtet werden. Ziele werden geklärt (Inhalte, Kosten, Ausmaß und Zeit) und mit einer Machbarkeits-Studie ergänzt.
• Planung: In dieser Phase wird das Team organisiert, und es werden Aufgabenpläne, Ablaufpläne, Terminpläne, Kapazitätspläne, Kostenpläne, Qualitätspläne und das Risiko-Management festgelegt. Ebenso werden Milestones festgelegt.
• Durchführung: Diese Phase kennzeichnet sich, abgesehen von der Durchführung selbst, durch Kontrolle des Projektfortschritts und Reaktion auf projektstörende Ereignisse in der Zukunft, die sich erst während der Projektdurchführung ergeben. Erkenntnisse über gegenwärtige oder zukünftige Abweichungen führen dann zu Planungsänderungen und Korrekturmaßnahmen.
• Abschluss: Die Ergebnisse werden präsentiert, das Projektergebnis wird dokumentiert übergeben, sowie in einem Rückblick alle Phasen reflektiert.