Der leistende Unternehmer ist berechtigt und bei zum Vorsteuerabzug berechtigten Leistungsempfängern sogar verpflichtet, eine Anzahlungsrechnung vor Leistungsausführung auszustellen.[1] Erst hierdurch erhält der unternehmerische Leistungsempfänger bereits vor Ausführung der Leistung den Vorsteuerabzug, sofern er die vereinbarte Anzahlung bezahlt hat.

In der Anzahlungsrechnung über vom Leistenden zu versteuernde Leistungen ist neben der

  • Angabe des Leistenden,
  • des Leistungsempfängers,
  • des Leistungsinhalts,
  • des Steuersatzes,
  • der Höhe der Nettoanzahlung und
  • des darauf entfallenden Umsatzsteuerbetrags

unbedingt darauf hinzuweisen, dass über Voraus- oder Anzahlungen abgerechnet wird, z. B. durch Angabe des voraussichtlichen Zeitpunkts oder des Kalendermonats der Leistung. Ist der Leistungszeitpunkt noch nicht vereinbart worden, genügt es, dass dies aus der Rechnung hervorgeht.[2]

Der Zeitpunkt der Vereinnahmung der Anzahlung ist in der Rechnung nur dann anzugeben, wenn er feststeht und nicht mit dem Rechnungsdatum identisch ist. Ggf. ist es ausreichend, den Monat der Vereinnahmung anzugeben.[3] Über die geleistete Anzahlung kann auch der Leistungsempfänger mittels Gutschrift abrechnen.

 
Wichtig

Keine Steuerschuld nach § 14c UStG, wenn nicht gezahlt wird

Falls der Leistungsempfänger die in Rechnung gestellte Anzahlung nicht bezahlt, schuldet der Rechnungssteller die auf die Anzahlung entfallende gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer nicht nach § 14c Abs. 2 UStG.[4]

Wurde in bezahlten Anzahlungsrechnungen Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen, müssen in der abschließenden Endrechnung die vor Ausführung der Leistung vereinnahmten Anzahlungen und die darauf entfallenden Umsatzsteuerbeträge abgesetzt dargestellt werden.[5] Andernfalls droht eine zusätzliche Mehrsteuer nach § 14c UStG.[6]

 
Praxis-Beispiel

Ordnungsgemäße Abrechnung

Ordnungsgemäße Endabrechnung eines Maschinenfabrikanten über den Bau einer Maschinenanlage.

Ablieferung und Abnahme: 10.10.01.

 
    Bruttopreis Nettoentgelt USt
    EUR EUR EUR
Gesamtsumme   95.200 80.000 15.200
abzüglich Anzahlungen 5.3.01 – 11.900 – 10.000 – 1.900
  2.4.01 – 11.900 – 10.000 – 1.900
  4.6.01 – 11.900 – 10.000 – 1.900
  3.9.01 – 23.800 – 20.000 – 3.800
Restzahlung   35.700 30.000 5.700

Bei mehreren Anzahlungen genügt es, wenn der Gesamtbetrag der Nettoanzahlungen und der darauf entfallenden Umsatzsteuer abgesetzt wird.[7]

 
Praxis-Beispiel

Mehrere Anzahlungen in einer Summe

 
Ordnungsgemäße Gesamtabsetzung: Bruttopreis Nettoentgelt USt
  EUR EUR EUR
Gesamtsumme 95.200 80.000 15.200
abzüglich Anzahlungen 5.3., 2.4., 4.6. und 3.9.01 – 59.500 – 50.000 – 9.500
Restzahlung 35.700 30.000 5.700

Werden die Nettoanzahlung und der darauf entfallende Umsatzsteuerbetrag nicht abgesetzt, schuldet der Rechnungsaussteller neben der Umsatzsteuer auf die erbrachte Leistung zusätzlich den zu hohen Umsatzsteuerausweis für die Anzahlung[8], weil er wegen der nicht erfolgten Absetzung für die Anzahlungen Umsatzsteuer zweimal gesondert ausgewiesen hat (in der ursprünglichen Anzahlungsrechnung und in der Schlussrechnung).

 
Praxis-Beispiel

Keine Absetzung der Umsatzsteuer aus den Anzahlungen

 
Nicht ordnungsgemäße Absetzung:    
Gesamtsumme netto 80.000 EUR  
zuzüglich 19 % Umsatzsteuer 15.200 EUR  
Gesamtsumme brutto 95.200 EUR  
abzüglich Anzahlungen 59.500 EUR  
Restzahlung 35.700 EUR  

Der Rechnungssteller schuldet dem Finanzamt insgesamt 24.700 EUR (15.200 EUR für die erbrachte Leistung und 9.500 EUR für den zu hohen Umsatzsteuerausweis). Die Umsatzsteuer für den zu hohen Ausweis nach § 14c UStG in der Schlussrechnung führt im Rahmen von Betriebsprüfungen meist zu Nachzahlungen für das Rechnungsstellungsjahr. Es besteht jedoch die Möglichkeit, die "falsche" Schlussrechnung zu berichtigen und in der berichtigten Schlussrechnung die fehlende Absetzung nachzuholen. Im Zeitraum der Rechnungsberichtigung entfällt dann die Umsatzsteuer nach § 14c UStG. Entstehende Nachzahlungszinsen wurden von der Verwaltung zumindest in der Vergangenheit erlassen.[9]

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