Anerkennung der Rechnungstellung durch Telefax, Telex, Teletex, Datenfernübertagung oder Datenträgeraustausch als Rechnung im Sinne des § 14 UStG

BMF, 25.05.1992, IV A 2 - S 7280 - 8/92

Anerkennung der Rechnungstellung durch Telefax, Telex, Teletex, Datenfernübertragung oder Datenträgeraustausch als Rechnung im Sinne des § 14 UStG

Unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterung mit den obersten Finanzbehörden der Länder gilt folgendes:

Unternehmer gehen zunehmend dazu über, Rechnungen über ausgeführte Leistungen durch die TELEKOM-Dienste Telefax (Fern- oder Telekopie), Telex (Fernschreiben), Teletex (Textfernverarbeitung) oder durch Datenfernübertragung bzw. Übersendung von maschinell lesbaren Datenträgern (Datenträgeraustausch) zu übermitteln.

Bei der Datenfernübertragung von Rechnungen überträgt der leistende Unternehmer Rechnungsdaten über Leitungen der Deutschen Bundespost in das Datenverarbeitungssystem des Leistungsempfängers. Beim Leistungsempfänger gehen die übermittelten Daten nach vorheriger Prüfung auf Vollständigkeit und Richtigkeit in die Buchführung ein und bilden auch die rechnerische Grundlage für den Vorsteuerabzug.

Bei der Rechnungserteilung durch Datenträgeraustausch zeichnet der leistende Unternehmer Rechnungen oder einzelne Rechnungsangaben auf einen maschinell lesbaren Datenträger (z. B. Magnetband, Magnetplatte, Diskette) auf und übermittelt diesen dem Leistungsempfänger.

Die vorbezeichneten Verfahren werden zunehmend auch im Zentralregulierungsgeschäft angewendet. Hierbei ist in den Abrechnungsverkehr zwischen dem leistenden Unternehmer und dem Leistungsempfänger eine zentrale Regulierungsstelle eingeschaltet. Sie hat die Aufgabe, die bei ihr eingehenden Rechnungsdaten der leistenden Unternehmer umzusortieren und sie sodann an die jeweiligen Leistungsempfänger entweder im herkömmlichen Abrechnungsverfahren oder ebenfalls im Wege der Datenfernübertragung oder auf Datenträger weiterzuleiten. Außerdem wickelt sie den Zahlungsverkehr zwischen den einzelnen Leistungspartnern ab.

Zu der Frage, unter welchen Voraussetzungen in diesen Fällen eine zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnung im Sinne des § 14 UStG vorliegt, gilt unter Bezugnahme auf das Ergebnis der Erörterungen mit den obersten Finanzbehörden der Länder folgendes:

1. Allgemeines

Eine Rechnung im umsatzsteuerrechtlichen Sinne setzt das Vorliegen einer Urkunde voraus § 14 Abs. 4 UStG). Als Urkunde ist hierbei jedes Schriftstück zu verstehen, mit dem über eine Leistung abgerechnet wird. Elektronisch oder auf Datenträger übermittelte Daten erfüllen diese Voraussetzung nur, wenn zusätzlich eine schriftliche Abrechnung des leistenden Unternehmers gegenüber dem Leistungsempfänger vorliegt, die den übermittelten Daten inhaltlich entspricht. Zur Erteilung der schriftlichen Abrechnung ist der leistende Unternehmer nach § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG auf Verlangen des Leistungsempfängers verpflichtet.

2. Rechnungserteilung durch Telex und Telefax

Bei der Rechnungsübermittlung durch Telex und Telefax sind die beim Empfänger ankommenden Schriftstücke (Fernschreiben oder Fernkopie) als zum Vorsteuerabzug berechtigende Rechnungen im Sinne des § 14 UStG anzusehen.

3. Unmittelbare Rechnungserteilung bei Datenfernübertragung und bei Datenübertragung durch Teletex

Bei Datenfernübertragung und bei Datenübertragung durch Teletex kann der Unternehmer die Rechnungserteilung dadurch vornehmen, daß er dem Leistungsempfänger die schriftlichen Abrechnungen in Form von Protokollen über die übertragenen Dateiinhalte oder entsprechende Dateiausdrucke für einen bestimmten Datenübertragungszeitraum (z. B. Tag, Woche, Dekade, Monat) zusendet (schriftliche Einzelabrechnungen). Diese Belege müssen jeweils die in § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 1 bis 6 UStG aufgeführten Merkmale enthalten bzw. bei fehlenden Angaben auf ergänzende Unterlagen hinweisen § 31 Abs. 1 UStDV).

Statt der oben bezeichneten Protokolle bzw. Dateiausdrucke über Einzelabrechnungen kann der leistende Unternehmer dem Leistungsempfänger auch andere Protokolle oder Ausdrucke übersenden, in denen die Entgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge für die einzelnen Umsätze eines Datenübertragungszeitraumes jeweils in einer Summe zusammengefaßt sind (schriftliche Sammelabrechnungen). Diese Belege sind als Rechnung im Sinne des § 14 UStG anzuerkennen, wenn

1. a) die in der Sammelabrechnung fehlenden Merkmale (insbesondere die in § 14 Abs. 1 Satz 2 Nr. 3 und 4 UStG bezeichneten Angaben) beim Leistungsempfänger aus den gespeicherten Einzelabrechnungen oder aus den Unterlagen, auf die in diesen Einzelabrechnungen verwiesen wird, eindeutig hervorgehen,
2. b) die gespeicherten Einzelabrechnungen jederzeit innerhalb angemessener Frist lesbar gemacht werden können §§ 146 Abs. 5 und 147 Abs. 5 AO) und
3. c) in der Sammelabrechnung auf diese Einzelabrechnungen hingewiesen wird.

Die schriftliche Abrechnung ist nur dann als ausreichender Beleg für den Vorsteuerabzug anzusehen, wenn sie vom leistenden Unternehmer erstellt worden ist, also nicht vom Leistungsempfänger ausgedruckt wurde. Sie ist auch dann als Rechnung im Sinne des § 14 Abs. 4 UStG anzuerkennen, wenn sie der leistende Unter...