1.-4. Jedes Projektmitglied hat die Möglichkeit, seine Gedanken und Vorstellungen, was Projekterfolg bedeutet, zu teilen. Das Projektcontrolling kann eine Liste von relevanten Fragen vorbereiten, z. B. was interner und externer Erfolg im Allgemeinen bedeuten könnte, um so sicherzustellen, dass eine 360°-Vision entsteht. Weitere Möglichkeiten sind typische "Warum-Fragen", die Simon Sineks These "Frage immer erst WARUM" in den Fokus stellen.[1] Denn mit mehreren Warum-Fragen kommt das Projektteam dem Kern des Problems schnell näher. Weitere Möglichkeiten auf der Basis der Warum-Fragen sind die offenen 6-W-Fragen: Was?, Wie?, Wer?, Mit wem?, Wo? und Wann?. Alle Projektmitglieder und Stakeholder können die Antworten zu den Fragen aufschreiben.
5. Diese werden im Anschluss diskutiert und verfeinert. Danach werden die relevanten Faktoren, z. B. mit einer Skalenbewertung oder Dot Voting bestimmt.
6.-7. Die Ergebnisse aus den Punkten 1-5 werden zusammengefasst, es werden Verantwortlichkeiten dargestellt und Termine vereinbart. Auf dieser Basis wird der Meilensteinplan aggregiert, der dann die Basis für den weiteren Projektverlauf ist. Das Projektcontrolling soll dabei sicherstellen, dass alle wichtigen Teilnehmer und Entscheidungsträger ihre Ideen integriert haben und das Team in einen Flow kommt.
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