Abschlussprüfung: Vorzubereitende Unterlagen

Kurzbeschreibung

Um einen möglichst zügigen Fortgang der Abschlussprüfung zu ermöglichen, bietet es sich an, bereits bei Beginn der Prüfung eine Antwort auf die Fragen, die Abschlussprüfer in der Regel stellen, vorliegen zu haben. Außerdem erleichtert es die Arbeit enorm, wenn die erforderlichen Unterlagen bereits im Lauf des Jahres schon beim Bearbeiten der laufenden Buchführung zusammengestellt werden. Hierbei hilft diese Checkliste auch den Sachbearbeitern der Finanzbuchhaltung.

Vorzubereitende Unterlagen für eine Abschlussprüfung

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Vorbereitung der Jahresabschlussprüfung	vorhanden	nicht erforderlich	angefordert
Allgemeine Unterlagen
Jahresabschluss (Bilanz, GuV, Anhang): für den Anhang ist darauf zu achten, dass eine aktuelle Checkliste verwendet wird.
Lagebericht (falls erforderlich)
Summen- und Saldenlisten
Sachkonten
Debitoren- und Kreditorenkonten
Gesellschaftsvertrag bzw. Satzung
Protokoll von Gesellschafterversammlungen
aktueller Handelsregisterauszug
aktueller Grundbuchauszug
wichtige Verträge
Unterlagen zur Offenlegung
Personalbestand
Planungsrechnungen
Anlagevermögen
Anlagespiegel
Belege für Anlagenzugänge
Belege für Anlagenabgänge
Aufstellung sicherungsübereigneter Gegenstände
Zusammenstellung von Leasingverträgen
Zusammenstellung von Mietverträgen
Bestandsnachweise für Wertpapiere
Bewertungsunterlagen für selbsterstellte immaterielle Vermögensgegenstände sowie für Anteile und Beteiligungen
Vorratsvermögen
Aufnahmelisten der Inventur (zu denken ist an eine rechtzeitige Einbindung des Abschlussprüfers in die Inventurdurchführung, gerade im Fall einer klassischen Stichtagsinventur
Inventurrichtlinien
Lagerhalterbestätigungen
Aufstellung sicherungsübereigneter Vorräte
Nachweise über schwimmende Ware
Zusammenstellung von Abwertungen
Forderungen
Saldenlisten
Kontokorrente
Aufgliederung der Forderungen nach Alter
Aufgliederung der Forderungen nach Fälligkeit
Liste der aktuell noch offenen Forderungen
Entwicklung der Einzelwertberichtigungen
Berechnung der pauschalen Wertberichtigung
Zusammenstellung von Absicherungen
Schriftverkehr über ausgebuchte Forderungen
Aufstellung der Forderungen gegen verbundene Unternehmen und Beteiligungsunternehmen
Aufgliederung der sonstigen Vermögensgegenstände
Nachweise über Darlehensforderungen, Mietforderungen, Kautionen usw.
Nachweise über Steuerforderungen
Sonstige Belege
Liquide Mittel
Kassenaufnahmeprotokolle
Kontoauszüge zum Bilanzstichtag
Liste der Schecks zum Bilanzstichtag
Aktive Rechnungsabgrenzung
Aufstellung der Abgrenzungsposten
Berechnung der Abgrenzungsposten
Verträge zu Abgrenzungsposten (vor allem Disagio)
Eigenkapital
Zusammensetzung und Nachweise des Eigenkapitals
Liste der Gesellschafter mit Kapitalanteilen
Sonderposten mit Rücklageanteil
Entwicklung im Geschäftsjahr
Unterlagen zur Bildung/Auflösung des SoPo[1]
Rückstellungen
Rückstellungsspiegel
Unterlagen zu Pensionszusagen
Versicherungsmathematische Gutachten
Berechnung der Steuerrückstellungen (auch auf etwaige latente Steuern ist zu achten)
Berechnungsunterlagen zur Bewertung der sonstigen Rückstellungen
Verbindlichkeiten
Saldenlisten
Kontokorrente
Liste der aktuell noch offenen Verbindlichkeiten
Schriftverkehr über ausgebuchte Verbindlichkeiten
Bankbestätigungen/Bankauszüge
Aufstellung über Sicherheiten
Verträge zu wesentlichen Verbindlichkeiten
Nachweise über Steuerverbindlichkeiten
Aufstellung der Verbindlichkeiten gegen verbundene Unternehmen und Beteiligungsunternehmen
Aufgliederung der sonstigen Verbindlichkeiten
Nachweise über Darlehensverbindlichkeiten
Zusammenstellung der Haftungsverhältnisse
Verträge zu den Haftungsverhältnissen
Gewinn- und Verlustrechnung
Zusammensetzung der Umsätze und sonstigen Erträge
Begründung für Abweichungen gegenüber dem Vorjahr
Lohn- und Gehaltslisten
Zusammensetzung des  Materialaufwands
Begründung für Abweichungen gegenüber dem Vorjahr
Zusammensetzung des sonstigen betrieblichen Aufwands
Wichtige Belege (Zuwendungsbestätigungen, also Spendenbescheinigungen usw.)
Begründung für Abweichungen gegenüber dem Vorjahr
Zusammensetzung der Zinserträge/Zinsaufwendungen
Nachweise über sonstige Steuern
Unterlagen zur Kapitalertragsteuer

[1] Seit dem Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) kommt es in einem erheblich größeren Maße als bisher zu Abweichungen zwischen Handelsbilanz und Steuerbilanz. Insbesondere ist auch die Bildung von Sonderposten mit Rücklageanteil in der Handelsbi...