Mahnung

Zusammenfassung

 
Begriff

Die Mahnung ist eine bestimmte und eindeutige Aufforderung des Gläubigers an seinen Schuldner, die geschuldete Leistung zu erbringen. Viele Kunden verzögern ihre Zahlung weit über die eingeräumten Zahlungsziele und verschaffen sich auf diese Weise einen günstigen Kredit. Daher kommt kein Unternehmen ohne Mahnung aus. Zu beachten ist, dass trotz außergerichtlicher Mahnung Verjährung eintreten kann.

 
Gesetze, Vorschriften und Rechtsprechung

§ 14 Abs. 4 UStG regelt die Mindestanforderungen einer ordnungsgemäßen Rechnung; AG Waiblingen, Beschluss v. 10.11.2003, 14 C 1737/03 (Folgen einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung); § 286 BGB enthält die Voraussetzungen für den Verzug; BGH, Urteil v. 25.10.2007, III ZR 91/07 (privater Schuldner muss immer einmal gemahnt werden); die Regelverjährung beträgt 3 Jahre: §§ 194, 195 und 199 BGB; das gerichtliche Mahnverfahren ist in §§ 688 ff. ZPO geregelt. Das Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr ist am 29.7.2014 in Kraft getreten (BGBl 2014 I S. 1218). Es ist auf alle nach dem 28.7.2014 geschlossenen Verträge und AGB anwendbar und setzt die EU-Richtlinie 2011/7/EU vom 16.2.2011 um. Für Dauerschuldverhältnisse (z. B. Stromlieferungsvertrag) ist das neue Recht anwendbar, soweit die Gegenleistung, für die ein Entgelt gefordert wird, nach dem Inkrafttreten des Gesetzes erbracht wird. Unternehmer müssen bei Verzug künftig mindestens 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bezahlen und schulden eine Beitreibungspauschale von 40 EUR gem. § 288 Abs. 5 BGB. Das BAG hat am 25.9.2018, 8 AZR 26/18, entschieden (Grundsatzurteil), dass die Verzugspauschale von 40 EUR pro Monat im Arbeitsverhältnis keine Anwendung findet und stellt sich damit gegen eine Vielzahl von Landesarbeitsgerichten, die die Anwendung vorher bejahten.

1 Ziel und Bedeutung des Mahnwesens

Ziel des Mahnwesens ist es, die dem Unternehmen zustehenden Gelder möglichst termingerecht einzutreiben. Unbezahlte Geldforderungen schränken die Liquidität des Gläubigers ein. Gleichzeitig müssen u. U. für nicht termingerecht erfolgte Zahlungen Kredite aufgenommen werden. Unternehmen müssen zunehmend auch teure Lieferantenkredite bei nicht einwandfreier Zahlungsweise ihrer Kunden in Anspruch nehmen. Große Forderungsausfälle gefährden das eigene Unternehmen (Insolvenz).

Umso bedeutender ist es, ein effizient arbeitendes Mahnwesen im eigenen Haus zu installieren.

2 Korrekte Rechnungen als Basis für das Mahnwesen

Mit den richtigen Angaben in der Original-Rechnung (Rechnung) können sich Unternehmer viel Ärger und Zeit (für Rückfragen) ersparen.

2.1 Zeitpunkt der Rechnungsstellung

Die (Schluss-)Rechnung sollten Unternehmer möglichst sofort nach Leistungserbringung stellen. Muss z. B. das Werk zuvor noch abgenommen werden, sollten Unternehmer darauf drängen, dass die Abnahme zügig nach Fertigstellung vorgenommen wird. Eine zügige Rechnungsstellung signalisiert keine Liquiditätsschwäche, sondern Professionalität und ist Ausdruck eines gut funktionierenden Rechnungswesens. Es ist nur eine Frage der Organisation, damit Lieferung der Ware und zugehörige Rechnung am gleichen Tag beim Kunden eingehen.

2.2 Inhalte der Rechnung

Auch bei der Rechnungsstellung müssen inhaltliche und formale Fehler vermieden werden. § 14 Abs. 4 UStG muss pedantisch beachtet werden, weil anderenfalls die Gefahr besteht, dass sich der Kunde u. U. darauf beruft, dass die zivilrechtliche Fälligkeit der Forderung nicht besteht. Die Kunden werden immer spitzfindiger, wenn es darum geht, Gründe zu finden, Forderungen nicht sofort zahlen zu müssen.

Eine richtige Rechnung enthält zwingend folgende Angaben:

  • "Firmenbriefbogen" mit vollständigen Namen und Anschriften des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers,
  • Steuernummer oder USt-IdNr. des leistenden Unternehmers,
  • Ausstellungsdatum,
  • fortlaufende Rechnungsnummer (einmalig vergeben),
  • Menge und die Art der gelieferten Ware bzw. der Leistung,
  • den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung; in den Fällen des § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG den Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts oder eines Teils des Entgelts, sofern der Zeitpunkt der Vereinnahmung feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung übereinstimmt,
  • das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige Leistung sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist,
  • den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt,
  • in den Fällen des § 14 b Abs. 1 Satz 5 UStG einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

Folgende Angaben sind sinnvoll:

  • Bestelldatum und Kundennummer,
  • Angaben zu Verzugszinsen,
  • Zahlungs- bzw. Fälligkeitsdatum,
  • Kontonummer mit IBAN und BIC,
  • Ansprechpartner für Rückfragen,
  • Hinweis auf die bei Bestellung erfolgte Vereinbarung eines Eigentumsvorbehalts.
 
Praxis-Tipp

Besonderheiten bei elektronischer Rechnung und Gutschrift beachten

Eine elektronische Rechnung ist nach § 14 ...

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