Der Mit-Geschäftsführer kann auf keinen Fall eigenständig – also ohne Wissen und Zustimmung seines Kollegen – handeln, wenn im Gesellschaftsvertrag der GmbH vereinbart ist, dass die GmbH nach außen nur in Gesamtvertretung bzw. unechter Gesamtvertretung handeln kann. Sind zwei Geschäftsführer bestellt, vertreten diese die GmbH gemeinsam: Sie handeln in Gesamtvertretung (§ 35 Abs. 2 Satz 2 GmbHG), sofern nicht bestimmt wurde, dass eine Erklärung und Zeichnung nur durch einen Geschäftsführer möglich ist (Einzelvertretung).
Das betrifft alle Erklärungen der GmbH nach außen bzw. an Dritte (Aktivvertretung). Umgekehrt genügt die Erklärung eines Dritten (Geschäftspartner, Gericht) an einen Geschäftsführer, um Willenserklärungen gegenüber einer GmbH wirksam auszusprechen (Passivvertretung). Im Gesellschaftsvertrag können davon abweichende Regelungen vereinbart werden.
Soll in der Zwei-Personen-GmbH auch bei Verhinderung oder auch Weigerung eines Geschäftsführers möglichst unbürokratisch und schnell entschieden werden können, kann eine sog. unechte Gesamtvertretung vereinbart werden, wobei jeder der beiden Geschäftsführer jeweils zusammen mit einem Prokuristen handeln kann. Ist Gesamtvertretung vereinbart und handelt einer der Geschäftsführer nach außen für die GmbH allein, ist das Geschäft bis zur Zustimmung des zweiten Geschäftsführers oder Prokuristen schwebend wirksam. Diese müssen aber tatsächlich zustimmen.
Haftung bei gescheitertem Vertragsschluss
Ein Geschäftsführer schließt einen Vertrag über eine Werbekampagne ab. Der Mit-Geschäftsführer unterzeichnet nicht. Der Vertrag ist nicht wirksam zustande gekommen, wenn entsprechend dem gesetzlichen Normalfall Gesamtvertretung gilt. Die vom Geschäftsführer beauftragte Werbeagentur kann aber Schadensersatzansprüche gegen den Geschäftsführer persönlich geltend machen, wenn dieser den Eindruck erweckt hat, er wäre zur alleinigen Vertretung der GmbH berechtigt, wobei dies schwierig wird, wenn die Gesamtvertretung korrekt im Handelsregister verzeichnet ist bzw. gerade keine Einzelvertretungsbefugnis vermerkt ist. Der Vertreter haftet nämlich dann nicht, wenn der andere Teil den Mangel der Vertretungsmacht kannte oder kennen musste (§ 179 Abs. 3 Satz 1 BGB).
Handeln für GmbH offenlegen
Der Geschäftsführer sollte immer deutlich machen, dass er als Geschäftsführer für eine GmbH handelt (Visitenkarte bzw. GmbH-Geschäftspapier bei Geschäftskorrespondenz oder Geschäftsanbahnungen verwenden). Bei Vertragsunterzeichnungen sollte darauf hingewiesen werden, dass die GmbH in Gesamtvertretung nach außen tritt.
Grundsätzlich besteht ein unternehmerisches Ermessen des Geschäftsführers, im obigen Beispiel ist es weder pflichtwidrig, die Werbekampagne zu starten noch sie zu unterlassen. Es ist eine unternehmerische Entscheidung, die grundsätzlich nicht gerichtlich überprüfbar ist.
In der Satzung könnte aber z. B. verankert werden, dass Marketingmaßnahmen bzw. Werbekampagnen ab einem bestimmten Volumen einstimmig beschlossen werden müssen. Dann wäre es pflichtwidrig, wenn gleichwohl ohne Beschluss die Maßnahme vorgenommen wird.
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