Wirksam präsentieren, moderieren und kommunizieren / 3.1 Vorbereitung von Meetings

Zu viel Zeitverschwendung in Meetings

Es gibt Manager, die verbringen mehr als 50 % ihrer Zeit in Meetings. Deshalb ist es von zentraler Bedeutung, diese Zeit effektiv zu nutzen. Der Erfolg Ihres Meetings liegt in der richtigen Vorbereitung und Organisation sowie in der professionellen Durchführung. In Meetings wird wertvolle Arbeitszeit genutzt, um insgesamt noch produktiver zu werden. Deshalb ist es für Sie wichtig, dass Sie grundsätzlich darauf achten, dass mit diesem wichtigen Arbeitsinstrument in der verwandten Zeit konkrete Ergebnisse erzielt werden. Es gilt für Meetings der Grundsatz: So viel wie nötig und so wenig wie möglich. Dazu sollten diese auch so gut vorbereitet und so professionell durchgeführt werden wie möglich. Ihre wichtigste Reflexionsfrage nach jedem Meeting muss lauten: War die Zeit sinnvoll investiert und sind Ihr Team und Sie einen Schritt weitergekommen?

Ist ein Meeting notwendig?

Sie sollten sich bei Meetings prinzipiell die Frage stellen, ob die Durchführung eines Meetings wirklich notwendig ist. Wann macht es Sinn, ein Meeting zu veranstalten, und wann nicht? Die Entscheidung, ein Meeting zu veranstalten, erfordert gründliche Überlegungen, da dies immer mit Kosten, sowohl direkten als auch indirekten, verbunden ist. Die direkten Kosten umfassen Reiseaufwendungen, Verpflegung, die Miete für den Veranstaltungsort sowie eine eventuelle Unterkunft bei länger andauernden Meetings. Zu den indirekten Kosten zählen die Arbeitszeit und Produktivitätsverluste der Teilnehmer. Deshalb müssen Sie sich fragen, wie notwendig dieses Treffen ist und ob es nicht andere Möglichkeiten wie den Austausch über E-Mails, Infos oder Memos gibt.