Werbeaufwand: Betriebsausga... / 3.2.2 Erleichterte Aufzeichnungspflichten für Kleingeschenke (Streuartikel)

Die Finanzverwaltung verlangt, dass bei Aufwendungen für Geschenke der Name des Empfängers aus der Buchung selbst oder dem Buchungsbeleg unmittelbar zu erkennen sein muss. Allerdings können Geschenke gleicher Art in einer Buchung zusammengefasst werden, wenn die Namen der Empfänger der Geschenke aus dem Buchungsbeleg selbst oder ergänzenden Aufzeichnungen ersichtlich sind. Typisch ist z. B. eine Liste der Weihnachtsgeschenke an Geschäftskunden, die für jeden Kunden aufführt, wie viele und welche Flaschen Wein er erhalten hat.

Für übliche Werbegeschenke gilt eine weitere Erleichterung: Ist aufgrund der Art des jeweiligen Gegenstands von vornherein klar, dass die Freigrenze von 35 EUR bei den einzelnen Empfängern pro Wirtschaftsjahr nicht überschritten wird, ist die Angabe der Namen der Empfänger nicht notwendig.

 

Praxis-Beispiel

Hinweis auf Rechnung reicht hier aus

Ein Weinhändler verschenkt zu Weihnachten an seine Kunden insgesamt 500 Korkenzieher und zahlt hierfür einen Stückpreis von 1,10 EUR. Der Händler vermerkt auf der Rechnung: Weihnachtsgeschenke für alle Kunden, die in der Zeit vom 10.12. bis 31.12. einen Umsatz von mehr als 20 EUR getätigt haben.

Da von vornherein klar ist, dass bei dem geringen Wert des Geschenks keiner der Kunden die Höchstgrenze von 35 EUR erreicht, muss der Name der Kunden nicht notiert werden. Der Vermerk auf dem Buchungsbeleg zeigt Art und Form der Zuwendung.

Es ist wichtig, auf die korrekte Verbuchung von Geschenken zu achten, andernfalls scheitert der Betriebsausgabenabzug mangels gesonderter Aufzeichnungen nach § 4 Abs. 7 EStG. Folgende Konten stehen zur Erfassung von Geschenken zur Verfügung:

  • Streuartikel;
  • abzugsfähige Geschenke ohne § 37b EStG;
  • abzugsfähige Geschenke mit § 37b EStG;
  • nicht abzugsfähige Geschenke ohne § 37b EStG;
  • nicht abzugsfähige Geschenke mit § 37b EStG;
  • Geschenke, ausschließlich betrieblich genutzt.

Steuerfalle: Sobald die Kosten für Streugeschenke unter den allgemeinen Werbekosten gebucht werden, fehlt eine getrennte Aufzeichnung. Dann bleibt nur noch das Argument, dass es sich im Einzelnen nicht um Geschenke des § 4 Abs. 5 EStG handelt, sondern um Aufmerksamkeiten.

Aufwendungen für vom Empfänger ausschließlich betrieblich nutzbare Geschenke fallen nicht unter die Beschränkung für den Betriebsausgabenabzug. Der Betriebsausgabe beim Schenkenden steht eine Betriebseinnahme beim Beschenkten gegenüber. Ein solcher Sachverhalt liegt z. B. vor, wenn ein Pharmareferent einem Arzt anlässlich der Praxiseröffnung Ausstattungsgegenstände schenkt.

Die Verbuchung von (nicht) abzugsfähigen Geschenken "mit bzw. ohne § 37b EStG" hängt davon ab, ob das Unternehmen in den Fällen, in denen die Schenkung zu einer steuerpflichtigen Einnahme für den Beschenkten führt, für diesen die pauschale Einkommensteuer nach § 37b EStG übernimmt; insoweit besteht ein Wahlrecht. Wird dieses ausgeübt, ist die pauschale Einkommensteuer wie folgt zu buchen:

  • pauschale Steuer für Geschenke und Zugaben abzugsfähig;
  • pauschale Steuer für Geschenke und Zugaben nicht abzugsfähig.

Die Differenzierung zwischen den beiden letztgenannten Konten für die pauschale Steuer sollte nicht zu der Annahme verleiten, dass auch die Steuer auf abzugsfähige Geschenke abzugsfähig ist. Der Betriebsausgabenabzug scheidet in beiden Varianten aus.

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