Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird.[1] Hierunter fallen z. B. Rechnungen, die per E-Mail mit PDF- oder Textdateianhang, per Computer-Telefax oder Fax-Server, per Web-Download oder im Wege des Datenträgeraustauschs (EDI) übermittelt werden. Die Übermittlung einer Rechnung von Standard-Fax zu Standard-Fax oder von Computer-Telefax/Fax-Server an Standard-Fax gilt als Papierrechnung. Rechnungen dürfen elektronisch ohne digitale Signatur übermittelt werden.
Bei der elektronischen Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts nachgewiesen bzw. dokumentiert werden sowie die Lesbarkeit der Rechnung gesichert sein. Ein Unternehmer erfüllt diese Voraussetzungen, wenn er ein innerbetriebliches Kontrollverfahren einführt, bei dem ein verlässlicher Prüfpfad zwischen Leistung und Rechnung herzustellen ist. Wie dieses innerbetriebliche Kontrollverfahren auszusehen hat, schreibt die Finanzverwaltung nicht vor. I. d. R. reicht es aus, wenn die vorliegende Rechnung mit der Zahlungsverpflichtung abgeglichen wird.[2]
Die innerbetriebliche Kontrolle kann per EDV oder manuell (handschriftlich) durchgeführt werden. Es sollte von vornherein festgelegt werden, wer die innerbetriebliche Kontrolle übernehmen soll. Was sinnvoll ist, hängt letztlich von der Größe und Struktur des Unternehmens ab. Ist die abgerechnete Leistung kontrolliert und der Rechnungsbetrag überwiesen worden, unterstellt die Finanzverwaltung, dass bei der Übermittlung der Rechnung keine Fehler vorgekommen sind. D. h., es liegen keine Anhaltspunkte vor, die gegen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts sprechen. Um den Vorsteuerabzug zu sichern, muss der Unternehmer also
- sein innerbetriebliches Kontrollverfahren, bei dem es um den Nachweis und die Kontrolle der Echtheit, Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts geht, z. B. entsprechend dem nachfolgenden Muster dokumentieren,[3] und
- prüfen, ob in der Rechnung alle erforderlichen Angaben enthalten sind, die für den Vorsteuerabzug erforderlich sind.[4]
Checkliste: Innerbetriebliche Kontrolle
| Umfang der innerbetrieblichen Kontrolle | kontrolliert |
|---|---|
| Die Leistung wurde vom Unternehmer erbracht, der die Leistung ausgeführt hat | □ |
| Die in der Rechnung aufgeführte Leistung entspricht dem Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) | □ |
Die in der Rechnung aufgeführte Leistung weicht vom Auftrag (Bestellung, Kaufvertrag, Lieferschein) ab (Umfang der Abweichung: …………………………………) |
Vermerk: |
| Die abgerechnete Leistung wurde tatsächlich erbracht | □ |
Die Leistung wurde nicht in dem Umfang erbracht, der in der Rechnung abgerechnet wurde (Umfang der Abweichung: ………………………………..) |
Vermerk: |
| Das angegebene Leistungsdatum ist zutreffend | □ |
| Der Rechnungsbetrag wurde überwiesen | □ |
| Der Rechnungsbetrag wurde in Höhe von …………..EUR überwiesen (Abweichung: ……………………………….) | Vermerk |
Zustimmung zur elektronischen Rechnung muss vorliegen
Der Empfänger muss zustimmen, dass die Rechnung auf elektronischem Weg an ihn übermittelt wird.[5] Wie diese Zustimmung des Empfängers konkret aussehen soll, ist nicht geregelt. Es reicht also aus, wenn zwischen dem Rechnungsaussteller und dem Rechnungsempfänger Einvernehmen besteht, dass die Rechnung elektronisch übermittelt wird. Die Zustimmung kann unterstellt werden, wenn ein Unternehmer im Geschäftsverkehr neben seiner Postadresse auch seine E-Mail-Adresse verwendet. Es genügt auch, dass die Beteiligten diese Verfahrensweise tatsächlich ohne Widerspruch anwenden und damit stillschweigend praktizieren.
Der Unternehmer kann sich diese Zustimmung auch einholen, indem er mit seinem Kunden entsprechende Rahmenvereinbarungen trifft, z. B. in den allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB). Wer AGB hat, sollte dort einen Passus aufnehmen, der dazu berechtigt, Leistungen auf elektronischem Weg abzurechnen. Akzeptiert der Kunde die AGB, dann stimmt er automatisch der elektronischen Übermittlung zu.
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