Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus. Eine Rechnung ist ordnungsgemäß, wenn sie alle in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält. Jedes Dokument, das die erforderlichen Angaben enthält, kann eine Rechnung sein, und zwar auch dann, wenn es nicht ausdrücklich als Rechnung bezeichnet ist. Welche Angaben eine ordnungsgemäße Rechnung enthalten muss, ist der folgenden tabellarischen Übersicht zu entnehmen.
Checkliste für Rechnungen über 250 EUR (brutto)
lfd. Nr. |
für den Vorsteuerabzug erforderliche Angaben | Angaben sind in der Rechnung enthalten | |
|---|---|---|---|
| ja | nein | ||
| 1. | vollständiger Name und vollständige Anschrift des Unternehmers, der die Leistung ausgeführt hat | □ | □ |
| 2. | Name und Anschrift des Leistungsempfängers (betriebliche Anschrift) | □ | □ |
| 3. | Wahlweise die
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□ □ |
□ □ |
| 4. | das Ausstellungsdatum der Rechnung | □ | □ |
| 5. | fortlaufende und einmalige Rechnungsnummer | □ | □ |
| 6. | Menge und handelsübliche Bezeichnung der gelieferten Ware oder Art und Umfang der sonstigen Leistung (konkrete Bezeichnung erforderlich) | □ | □ |
| 7. |
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□ □ |
□ □ |
| 8. | Entgelt (Nettobetrag); ggf. die Aufschlüsselung des Entgelts nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen | □ | □ |
| 9. | jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, wenn sie nicht von vornherein abgezogen wurde | □ | □ |
| 10. | Hinweis auf eine vereinbarte Entgeltminderung (z. B. eine Rabatt- oder Bonusvereinbarung) | □ | □ |
| 11. | anzuwendender Steuersatz bzw. Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt | □ | □ |
| 12. | Betrag der Umsatzsteuer, der auf das Entgelt entfällt, oder ein Hinweis, dass eine Steuerbefreiung gilt | □ | □ |
Jeder Punkt ist wichtig! Ein kleiner Fehler reicht bereits aus, um den Vorsteuerabzug zu verlieren.
Die Finanzbehörden der Bundesrepublik Deutschland haben lange Zeit eine restriktive Auslegung der Leistungsbeschreibung durchgesetzt. Handelsübliche Sammelbezeichnungen wurden von der Finanzverwaltung nur akzeptiert, wenn sich aus der Bezeichnung die eindeutige Bestimmung des Steuersatzes ableiten ließ.[1]
In mehreren Urteilsfällen in Hessen wurde entschieden, dass bei dem Verkauf von Kleidung im Niedrigpreissegment die Bezeichnungen "Bluse" und "Hose" als Leistungsbeschreibungen nicht ausreichen.[2]
In einem aktuellen Beschluss des BFH im Rahmen des Aussetzungsverfahrens des ehemals beim FG Hessen anhängigen Verfahrens (s. o.) vom 14.3.2019 wurde festgestellt, dass zu den Anforderungen an eine Leistungsbeschreibung im niedrigeren Preissegment noch keine höchstrichterliche Rechtsprechung vorhanden ist. Die Finanzgerichte beurteilen Fälle zu diesem Thema unterschiedlich. Insoweit besteht über die Ausführlichkeit der Leistungsbeschreibung aktuell Uneinigkeit.
Die folgenden Punkte sollten bei der Rechnungsprüfung unbedingt beachtet werden.
3.1 Unternehmereigenschaft des Rechnungsausstellers muss sicher sein
Der Leistungsempfänger sollte sich vergewissern, dass der Rechnungsaussteller Unternehmer ist. Der Leistungsempfänger muss auch kontrollieren, ob die in der Rechnung angegebene Adresse im Leistungszeitpunkt zutreffend ist. Ist der Unternehmer im Zeitpunkt der Lieferung nicht mehr unter der Adresse erreichbar, die er in der Rechnung angegeben hat, entfällt der Vorsteuerabzug.[1]
Als Adresse reicht für den Vorsteuerabzug auch eine Briefkastenadresse aus, dies entschied der BFH unter Änderung seiner Rechtsprechung zu den Rechnungsanforderungen. Es muss jedoch sichergestellt sein, dass der Unternehmer unter dieser Adresse erreichbar ist.[2]
3.2 Rechnungsnummer: Es gibt keine Vorgaben zum Aufbau
Es gibt keine Vorgaben, wie Rechnungsnummern aufgebaut sein müssen. Jeder Unternehmer entscheidet deshalb selbst. Die fortlaufende Nummer kann aus einer oder mehreren Zahlenreihen bestehen, z. B. in Kombination einer laufenden Nummer mit der Jahreszahl (z. B. 2014-044). Auch eine Differenzierung nach Sachbereichen in Kombination mit Buchstaben ist möglich (z. B. 2014S044 oder 2014-S-044).
Der Leistungsempfänger, der den Vorsteuerabzug beanspruchen will, kann nicht kontrollieren, ob es sich um eine fortlaufende Rechnungsnummer handelt. Für ihn ist es entscheidend, dass eine Rechnungsnummer vorhanden ist, die plausibel erscheint.
In einem Urteil des FG Köln wurde entschieden, dass die Verwendung keiner lückenlos fortlaufenden Rechnungsnummer das Finanzamt nicht dazu berechtigt, eine Schätzung vorzunehmen. Die Begründung des FG Köln bezieht sich darauf, dass es weder eine gesetzliche noch eine aus der Rechtsprechung herleitbare Pflicht zur Vergabe einer Rechnungsnummer nach einem bestimmten System (numerisch und lückenlos) gibt.[1]
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