Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 5.2 Die Verwaltungskosten aus der Vergangenheit

Der einfachste Weg zu den geplanten Verwaltungskosten führt über die Kosten der Vergangenheit. Dabei werden die im Verwaltungsbereich angefallenen Kosten aus der Vorperiode übernommen und um vorhersehbare Veränderungen angepasst. Solche Fortschreibungen sind notwendig, wenn z. B. tarifliche Lohn- und Gehaltssteigerungen zu erwarten sind oder allgemeine Preissteigerungen. Auch werden in Mietverträgen häufig Gleitklauseln vereinbart, die Kostensteigerungen planbar machen.

Diese Vorgehensweise wendet der Kostenrechner an, wenn es sich um geringwertige Gemeinkosten handelt, die sich relativ gleichmäßig verhalten. Das gleichmäßige Verhalten ist bei den meisten Verwaltungskosten zu finden. Die Werte sind jedoch durchaus in Bereichen, die für das Ergebnis des Unternehmens signifikant sein können. Dennoch hat sich diese Methode der Planung von Verwaltungskosten zumindest im engeren Bereich bewährt. Vor- und Nachteile sind vorhanden:

• Die Methode der Planung anhand von Vergangenheitswerten ist kostengünstig.
• Die Planung kann schnell durchgeführt werden.
• Externe Informationen sind nur im geringen Maße notwendig.
• Die Ergebnisse sind für die verantwortlichen Kostenverursacher leicht nachvollziehbar.
• Die Planungsmethode liefert in vielen Fällen ein akzeptables Ergebnis.
• Gerade im Verwaltungsbereich gibt es Kostenarten, die durch externe Einflüsse stark verändert werden. Dies wird in der Vergangenheitsbetrachtung nicht immer berücksichtigt.
• Die Vergangenheitsbetrachtung setzt voraus, dass in den vorherigen Perioden korrekt gearbeitet wurde.

• Diese Form der Planung lässt nur wenig Raum für Verbesserungen.

Praxis-Tipp

Detaillierte Planung für bestimmte Kostenarten

Verwenden Sie die vergangenheitsbezogene Planung von Verwaltungskosten dort, wo die Kostenart die gleichen Voraussetzungen für diese Planungsform erfüllt wie in anderen Bereichen. Sie werden in den Verwaltungskosten viele Kostenarten finden, die sich sehr gleichmäßig verhalten und nur eine geringe Höhe aufweisen. Diese können vergangenheitsbezogen geplant werden. Vor allem die Verwaltungskosten in Form von IT-Kosten, Kosten für die Personalverwaltung oder das Rechnungswesen können und sollten zu großen Teilen detaillierter, d. h. mit zukünftigen Entwicklungen geplant werden.