Verwaltungskosten: Lösungsansätze für die richtige Planu ... / 3 So können Sie die Verwaltungskosten sicher zuordnen

Damit Sie in der Kostenrechnung effizient arbeiten können, müssen Sie die Kosten hinsichtlich der Art und des Verursachers schnell erkennen. Auch die Zuordnung zu den einzelnen Bereichen der Verwaltungskosten muss möglichst schnell und sicher erfolgen. Vor allem gilt es, die Verwaltungskosten untergeordneter Bereiche von den eigentlichen Verwaltungskosten zu trennen. Dies hört sich einfacher an, als es ist, da bei allen Kostenarten, die nicht eindeutig zugeordnet werden können, die Überlegungen und Prüfungen immer wieder neu durchgeführt werden müssen.

Praxis-Beispiel

Versicherungen direkt und indirekt zuordnen

Von den zu buchenden Versicherungskosten müssen Sie solche Versicherungen, die direkt zugeordnet werden können, herausfiltern. Nur der Rest landet bei den Verwaltungskosten. Die Kfz-Versicherungen beispielsweise können Sie den einzelnen Fahrzeugen zuordnen und damit den Nutzern zurechnen. Es sei denn, dass es sich um Fahrzeuge des allgemeinen Fuhrparks handelt. Gebäudeversicherungen können Sie ebenfalls bestimmten Gebäuden zuordnen. In Fällen der eindeutigen Nutzung der Räume können Sie auch eine eindeutige Verrechnung vornehmen.

Praxis-Tipp

Regeln für Zuordnung

Damit solche Untersuchungen und Entscheidungen schnell, sicher und wiederholbar erledigt werden können, sollten Sie Regeln aufstellen, nach denen die Kosten zugeordnet werden. Damit stellen Sie klar, wie die Zuordnung zu erfolgen hat, und bestimmen das Ergebnis unabhängig von anderen Einflüssen. Sie erkaufen sich diese Vorteile mit einer gewissen Ungenauigkeit, da nicht alle vorkommenden Situationen im Voraus geregelt werden können. Diese Ungenauigkeit ist jedoch meist vertretbar gegenüber den erwachsenden Vorteilen.

3.1 Die Sichtweise bestimmt den Umfang

Als Kostenrechner wissen Sie, dass die Zuordnung von Gemeinkosten zu Ihren Auswertungseinheiten stark abhängig ist von der Sichtweise, die Sie bei der Verbuchung anwenden. Das gilt selbstverständlich auch für die Verwaltungskosten. An dieser Stelle soll erreicht werden, den homogenen Block der Gemeinkosten, die für die Verwaltung des Unternehmens anfallen, gerecht den Verursachern zuzuordnen.

Praxis-Tipp

Erfolg der differenzierten Zuordnung

Bevor Sie einen großen Aufwand für die Zuordnung der Verwaltungskosten zu untergeordneten Einheiten betreiben, beantworten Sie diese Frage: Ist nach einer differenzierten Zuordnung von Verwaltungskosten mit einem anderen Ergebnis zu rechnen als bei einer globalen Zuordnung und späteren Verteilung?

Falls nicht damit zu rechnen ist, können Sie sich den Aufwand für eine detaillierte Zuordnung sparen. Kommt es jedoch zu signifikanten Unterschieden in der Belastung mit Verwaltungskosten zwischen den Produkten und/oder Kostenstellen, dann muss eine möglichst verursachungsgerechte Verbuchung erfolgen.

Vorausgesetzt, die frühe Zuordnung von Verwaltungskosten zu bestimmten Betrachtungsebenen lässt ein signifikantes Ergebnis erwarten, und vorausgesetzt, eine Zuordnung ist technisch und wirtschaftlich machbar, können Verwaltungskosten je nach der Sichtweise folgendermaßen zugeordnet werden:

Kriterium der Zuordnung	Ausprägung	Beispiele Verwaltungskosten
Regionen	Produktionsstätten in verschiedenen Orten unterschiedliche regionale Vertriebsmärkte unterschiedliche regionale Einkaufsmärkte	Kantinenkosten in Produktionsstätten, Personalverwaltungskosten für die Mitarbeiter unterschiedlicher Werke, Beratungskosten für internationale Vertriebswege, IT-Kosten für den Produktionsstandort etc.
funktionale Bereiche	Vertrieb Produktion Beschaffung Logistik	Kosten der Debitorenbuchhaltung zum Vertrieb, Kosten der Kreditorenbuchhaltung zur Beschaffung, Fuhrparkkosten zur Logistik, ausländische Steuern etc.
Produkte	Einzelaufträge Produktgruppen	Kosten separater Produktionsstätten, Lizenz- und Patentverwaltung etc.
Unternehmensprozesse	Auftragsbearbeitung Beschaffung Reklamation	Anlage neuer Debitoren und Kreditoren, Buchungsvorfälle, Fuhrparkkosten Kundendienst etc.

Tab. 3: Unterschiedliche Sichtweisen auf Verwaltungskosten

Je mehr Verwaltungskosten so auf Kostenverursacher verteilt werden können, desto weniger verbleiben im Topf der typischen Verwaltungskosten. Sinnvoll ist eine solche Zuordnung jedoch nur, wenn sie

• technisch möglich ist,
• wirtschaftlich sinnvoll ist,
• signifikant andere Ergebnisse erwarten lässt,

• in den zugeordneten Ebenen auf verantwortliche Mitarbeiter trifft.

Durch die Zuordnung aufgrund der unterschiedlichen Sichtweisen entstehen die bereits angesprochenen mehrstufigen Verwaltungskosten. Über alle Ebenen hinweg addiert, sollte die gleiche Summe entstehen wie bei einer globalen Zuordnung. Nach der Verteilung haben auch bei einer zunächst globalen Zuordnung der Verwaltungskosten alle Ebenen zwar wieder Kosten zu tragen. Die Höhe ist dann jedoch verschieden.

Praxis-Beispiel

Direkte und indirekte Verteilung im Vergleich

In einem Unternehmen mit zwei Produktionsstandorten fallen im Jahr 250.000 EUR Verwaltungskosten an, die mit 150.500 EUR den Produktionsstandorten zuzuschreiben sind. In beiden Produktionsstandorten...