Die Verwaltungskosten sind typische Gemeinkosten, da sie keinem Produkt oder Verursacher direkt zugeordnet werden können. Sie lassen sich jedoch intern gliedern und je nach Kostenart teilweise auf die Kostenstellen und Produkte in der Kostenrechnung verbuchen. Es bleibt jedoch ein Rest, der sich nicht, nicht wirtschaftlich oder nicht sinnvoll zuordnen lässt. Dabei handelt es sich um die Verwaltungskosten im engeren Sinne. Diese werden als Zuschlagssatz berechnet und in der Kalkulation der Produkte berücksichtigt.

Andere Kosten der allgemeinen Verwaltung sind Gemeinkosten, die durch die Ausübung einer bestimmten Funktion entstehen (s. Abb. 1). Diese können in vielen Fällen sinnvoll und wirtschaftlich auf andere Stellen innerhalb des Betriebsabrechnungsbogens umgelegt werden. Sie bilden gemeinsam mit den Verwaltungskosten im engeren Sinne die Verwaltungskosten im weiteren Sinne.

Abb. 1: Verwaltungskosten im weiteren Sinne

In welchem Umfang die IT-Kosten, die Kosten des Personalwesens, des Rechnungswesens und der sonstigen zentralen Dienste zu Verwaltungskosten im engeren Sinne werden, hängt von den individuellen Gegebenheiten im Unternehmen ab.

  • Wie weit ist die Organisation vorhanden, um eine Zuordnung von Verwaltungskosten zu Stellen und Kostenträgern durchführen zu können (Erfassung, Einteilung von Mitarbeitern etc.)?
  • Wie weit ist es technisch möglich, die Verwaltungskosten bestimmten Verursachern zuzuordnen (Erfassung, Zeitproblem, Messproblem etc.)?
  • Welcher Grad der Zuordnung wird vom verantwortlichen Management gewünscht?
 
Praxis-Tipp

Informationen schaffen Durchsicht

Je detaillierter die einzelnen Kosten den Verursachern zugeordnet werden können, desto sicherer kann der Kostenrechner die Verwaltungskosten bearbeiten. Wenn Verursacher und Gründe feststehen, ist die Optimierung, Kontrolle und Planung möglich. Wenn in der Kostenrechnung diese Informationen nicht zur Verfügung stehen, können die Verwaltungskosten nur als undurchsichtiger Block bearbeitet werden.

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