Unternehmenspflichten beim ... / 5.2 Fortlaufende Compliance-Pflichten

Mit der einmaligen Meldung ist es nicht getan. Die Meldungs- bzw. Überprüfungspflichten sind fortlaufend und bestehen unaufgefordert. Mindestens einmal jährlich müssen die Leitungsorgane prüfen, ob Mitteilungspflichten, z. B. bei Änderungen der Beteiligungsstruktur bestehen, entstehen und/oder ob die Mitteilungspflicht noch greift.

Wechsel der wirtschaftlich Berechtigten

Aufgepasst bei einem Wechsel der wirtschaftlich Berechtigten in folgender Konstellation:

Die Daten des ausscheidenden wirtschaftlich Berechtigten sind beim Transparenzregister hinterlegt. Der neue wirtschaftlich Berechtigte ist eigentlich nicht zu melden, weil sich seine Daten bereits aus einem anderen öffentlichen Register ergeben. In diesem Fall muss das Transparenzregister dennoch informiert werden. Grund dafür ist, dass ansonsten der falsche Eintrag im Transparenzregister stehen bliebe. Es muss deshalb unverzüglich eine entsprechende Mitteilung mit Hinweis auf die Fundstelle des aktuellen wirtschaftlich Berechtigten erfolgen (§ 20 Abs. 2 Satz 4 GwG).

 

Praxis-Tipp

Bei der Pflicht, die Angaben einzuholen, aufzubewahren, auf aktuellen Stand zu halten und weiterzugeben, handelt es sich um Compliance-Pflichten. Um eine Haftung der Leitungsorgane zu vermeiden, ist es sinnvoll, ein effektives internes Überwachungs- und Meldewesen einzurichten. Dieses sollte sicherstellen, dass mitteilungspflichtige Angaben, die in die Unternehmenssphäre gelangen als solche identifiziert werden, dass die Prüfung im Hinblick auf die wirtschaftlich Berechtigten regelmäßig aktualisiert und dokumentiert wird.

Verantwortlichkeit des Mutterunternehmens für die Gruppe

Noch umfassender und weitreichender sind die Pflichten für Mutterunternehmen einer Gruppe. Sie müssen gruppenweit einheitliche Sicherungsmaßnahmen und Verfahren schaffen und deren Umsetzung sicherstellen. Für gruppenangehörige Unternehmen aus EU-Mitgliedsstaaten und Drittstaaten ist die Situation noch delikater. Dem Mutterunternehmen wird zunächst die Verantwortung dafür aufgebürdet, dass seine gruppenangehörigen Unternehmen in EU-Mitgliedstaaten die dort geltenden Rechtsvorschriften zur 4.Geldwäscherichtlinie einhalten. Die Mitgliedsstaaten setzen die Geldwäscherichtlinie aber unterschiedlich, mitunter weniger streng als Deutschland oder – im Fall von Drittstaaten gar nicht – um. Es kann daher durchaus passieren, dass

  • die gruppenweit installierten bzw. beabsichtigten Verfahren in einem Unternehmen der Gruppe, das in einem Drittstaat ansässig ist, nicht umsetzbar sind. Das Mutterunternehmen muss dann aktiv werden.
  • Im ersten Schritt hat es zusätzliche Maßnahmen zu ergreifen, um die Risiken der Geldwäsche und der Terrorismusfinanzierung angemessen zu verringern.
  • Funktioniert das nicht, wird im zweiten Schritt verlangt, dass die Geschäftsbeziehung bzw. die Transaktion beendet wird.

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