Erscheint ein Prüfer, um eine Nachschau durchzuführen, sollte der Betroffene zunächst Kontakt zu seinem Steuerberater aufnehmen. Der Prüfer sollte genau erläutern, in wessen Auftrag und aus welchen Gründen die Nachschau durchgeführt werden soll und den genauen Umfang der beabsichtigten Ermittlungen erklären. Es empfiehlt sich, sich in jedem Fall eine schriftliche Bestätigung über den Umfang und den Anlass der Nachschau geben zu lassen, wenn dazu ein berechtigtes Interesse besteht (s. o.). Das Finanzamt muss der Bitte nach einer solchen Bestätigung nachkommen.[1]
Der Unternehmer sollte insbesondere darauf achten, dass die Ermittlungen nur die Umsatzsteuer und keine anderen Steuerarten betreffen (die Nachschau ist gesetzlich auf die Umsatzsteuer beschränkt, nur eine ggf. im Anschluss an die Nachschau stattfindende Außenprüfung darf sich auch auf andere Steuerarten erstrecken!), ebenso dass keine Durchsuchungen vorgenommen und auch keine Geschäftsunterlagen beschlagnahmt oder auf sonstige Weise weggenommen werden.
Ein Durchsuchungsrecht gewährt die Umsatzsteuer-Nachschau nicht. § 27b Abs. 1 UStG räumt den Finanzbehörden unter bestimmten Voraussetzungen die Befugnis ein, die dort bezeichneten Räumlichkeiten zu betreten. Ebenso räumen § 210 Abs. 1 und Abs. 2 Satz 1 AO im Bereich der Zölle und Verbrauchsteuern den Finanzbehörden unter bestimmten Voraussetzungen die Befugnis ein, die dort bezeichneten Räumlichkeiten zu betreten. Lediglich § 210 Abs. 2 Satz 2 AO räumt in diesem Zusammenhang die Befugnis zu einer Durchsuchung ein. Bei der Umsatzsteuer-Nachschau wird die Befugnis stets so verstanden, dass sie auf das bloße Betreten und Besichtigen der Räumlichkeiten beschränkt ist. Eine gezielte Suche nach bestimmten Sachen oder Unterlagen ist im Rahmen eines solchen Betretensrechts nicht zulässig.[2]
Zutritt nicht verweigern
Nicht empfehlenswert ist es, dem Prüfer sofort den Zutritt zu den Geschäftsräumen zu verweigern. Der Betroffene hat zwar dieses Recht, aber die Nachschau kann auch mit Zwangsmitteln durchgesetzt werden und der Prüfer könnte auch rein aus dem Verhalten des Betroffenen schließen, dass er etwas zu verbergen hat. In diesem Fall muss der Unternehmer damit rechnen, dass die Finanzbehörde eine reguläre Außenprüfung oder sogar eine Fahndungsprüfung durchführt.
Sprechen wichtige Gründe gegen den Zeitpunkt der Nachschau, kann der Betroffene beantragen, dass sie verschoben wird. Solche Gründe sind z. B. besondere betriebliche Abläufe (etwa Inventuren oder Probeläufe neuer Maschinen, Einführung eines neuen EDV-Systems), Teilnahme an Messen, Sonderverkaufsaktionen, Abwesenheit des Unternehmers oder einer wichtigen Auskunftsperson (Steuerberater, Bilanzbuchhalter) wegen Urlaubs oder Krankheit.
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