Der leistende Unternehmer hat im Zusammenhang mit seinen beleg- und buchmäßigen Nachweispflichten für die Steuerfreiheit der innergemeinschaftlichen Lieferung bzw. der Ortsverlagerung bei innergemeinschaftlichen Dienstleistungen die USt-IdNr. seines Abnehmers nicht nur aufzuzeichnen. Er muss sich auch von der Richtigkeit der Angaben seines Abnehmers überzeugen. Gem. § 6 a Abs. 4 UStG genießt er nur Vertrauensschutz, wenn er mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns die Angaben geprüft hat.
Nach der Rechtsprechung des BFH ist nach den Umständen des Einzelfalls bereits die Nichtabfrage der USt-IdNr. zeitnah zur ersten innergemeinschaftlichen Lieferung und darauffolgend in regelmäßigen Abständen für die Dauer der Lieferbeziehung als Verletzung der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns anzusehen.[1]
Gem. § 18 e UStG kann der Unternehmer sich mittels formlosen Antrags die USt-IdNr. und die weiteren zugehörigen Angaben seines Abnehmers bestätigen lassen.
Antragsberechtigt sind Unternehmer i. S. v. § 2 UStG bzw. nach der Verwaltungsauffassung jeder, der Inhaber einer deutschen USt-IdNr. ist.[2]
Bestätigungsantrag ohne eigene USt-IdNr.
Wenn der Antragsteller für Zwecke der Umsatzsteuer erfasst ist, kann er den Antrag auch ohne eigene USt-IdNr. stellen, dieser wird von der Verwaltung dann auch als Antrag auf Erteilung einer eigenen USt-IdNr. behandelt.[3]
Bei Zweifeln ist dringend zu empfehlen, zeitnah zur Ausführung der innergemeinschaftlichen Lieferung eine sog. qualifizierte Bestätigungsabfrage an das Bundeszentralamt für Steuern oder online unter http://evatr.bff-online.de/eVatR/ zu richten. Der hierzu notwendige Antrag hat neben der Angabe der eigenen USt-IdNr. und der des Kunden dessen komplette (zu prüfende) Firmenanschrift zu enthalten. Die Informationen beziehen sich auf USt-IdNr./Name/Ort/Postleitzahl/Straße des EU-ausländischen Leistungsempfängers. Vor einer qualifizierten Bestätigung muss zwingend eine einfache Bestätigungsanfrage durchgeführt werden.[4]
Fehlerhafte Bestätigungen
Gerade in den sog. missbrauchsanfälligen Branchen, wie dem Handel mit Kfz, Computerteilen oder Mobilfunkgeräten, sind die Angaben der ausländischen Finanzbehörden zu den Abnehmern nicht immer aktuell, weil etwa in anderen EU-Mitgliedstaaten bis zum Abschluss eines Rechtsbehelfsverfahrens die Angaben der betreffenden Steuerpflichtigen auch bei wirtschaftlicher Inaktivität noch als gültig bestätigt werden. Insofern weist das BMF[5] darauf hin, dass die Bestätigungen des Bundeszentralamts für Steuern (aus deutscher Sicht) durchaus fehlerbehaftet sein können. Der Steuerpflichtige möge sich daher an die EU-Kommission oder an den betreffenden EU-Mitgliedstaat wenden, der diese Auskünfte erteile. Dies zeigt die Schwäche des installierten innergemeinschaftlichen Kontrollsystems und das damit verbundene unternehmerische Risiko im Binnenmarkt. Zur Geltendmachung von Vertrauensschutz sollten Unternehmer sich daher neben der Bestätigungsabfrage weitere Dokumente beschaffen (Handelsregisterauszug, Gesellschaftsvertrag, Schriftverkehr, Passkopien der Geschäftsführer), die eine wirtschaftliche Existenz des Geschäftspartners belegen.
Für Schnittstellenbetreiber i. S. v. § 25e Abs. 1 UStG sieht § 18e Nr. 3 UStG seit dem 1.7.2021 die Möglichkeit vor, die Gültigkeit einer inländischen USt-IdNr. bestätigen zu lassen. Außerdem werden Name und Anschrift des liefernden Unternehmers i. S. v. § 25e Abs. 2 Satz 1 UStG bestätigt.
Exkulpation des Schnittstellenbetreibers
Die Abfrage der USt-IdNr. ist für den Schnittstellenbetreiber besonders wichtig, da sie die Nutzung der in § 25e Abs. 2 Satz 1 UStG geregelten Exkulpation ermöglicht. Schnittstellenbetreiber haften ansonsten für die nicht entrichtete Steuer bei Gegenstandslieferungen, die sie unterstützt haben.[6] Außerdem kann der Schnittstellenbetreiber auf diesem Weg seine Aufzeichnungspflicht nach § 22f Abs. 1 Satz 1 Nr. 3 UStG erfüllen.[7]
Für die Nutzung des Bestätigungsverfahrens muss der Betreiber im Inland steuerlich erfasst sein und benötigt eine Zulassung durch das zuständige Finanzamt[8] und eine gültige deutsche USt-IdNr.[9]
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