Telefon- und Internetkosten / 5 Vorteilhafte Gestaltung der betrieblichen Telefonnutzung durch Arbeitnehmer

Arbeitnehmer dürfen den betrieblichen Telefonanschluss steuerfrei nutzen. Das gilt auch für die Überlassung eines betrieblichen Handys. Das bedeutet aber, dass der Handyvertrag auf den Namen des Unternehmens abgeschlossen werden muss. In diesem Fall sind die Privatgespräche des Arbeitnehmers immer steuerfrei, und zwar auch dann, wenn der Arbeitnehmer das Handy fast ausschließlich privat nutzt. Aufzeichnungen über den Umfang der privaten Gespräche sind deshalb nicht erforderlich.

Steuerlich gibt es zwei unterschiedliche Varianten, die der Arbeitgeber mit seinem Arbeitnehmer vereinbaren kann:

  • Lässt der Arbeitgeber die private Telefonnutzung zu, wendet er seinem Arbeitnehmer einen geldwerten Vorteil zu, der nach § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei ist.
  • Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer Aufwendungen für betriebliche Gespräche, die er von seinem privaten Anschluss geführt hat, sind auch diese steuerfrei.[1]

Erstattet der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer die Aufwendungen für betriebliche Gespräche vom privaten Telefonanschluss, gibt es gem. § 3 Nr. 45 EStG 2 Möglichkeiten, den Erstattungsbetrag zu ermitteln.

  1. Der Arbeitgeber darf den Teil der Telefon- und Internetkosten steuerfrei erstatten, der auf die betriebliche bzw. berufliche Nutzung entfällt. Damit der Betrag nicht in jedem Monat mühsam ermittelt werden muss, kann ein monatlicher Durchschnittsbetrag zugrunde gelegt werden. Dieser ergibt sich aus den Aufzeichnungen des Arbeitnehmers für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten. Dieser Betrag kann so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich verändern.

     

    Praxis-Beispiel: Aufzeichnung über 3 Monate

    Der Arbeitnehmer von Herrn Huber zahlt für seinen Telefonanschluss eine monatliche Flatrate von 30 EUR. Er zeichnet über einen Zeitraum von 3 Monaten seine betrieblichen und privaten Telefongespräche auf. Danach liegt der Durchschnitt der betrieblichen Gespräche bei 42 %.

    Diesen Prozentsatz legt Herr Huber nicht nur für die 3 Monate, sondern auch für die folgenden Monate zugrunde. Er erstattet seinem Arbeitnehmer lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei Monat für Monat 30 EUR × 42 % = 12,60 EUR.

     

    Konto

    SKR 03 Soll

    Konten-

    bezeichnung
    Betrag

    Konto

    SKR 03 Haben

    Konten-

    bezeichnung
    Betrag
    4140 Freiwillige soziale Aufwendungen 12,60 8611 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt 10,59
          1776 Umsatzsteuer 19 % 2,01
     

    Konto

    SKR 04 Soll

    Konten-

    bezeichnung
    Betrag

    Konto

    SKR 04 Haben

    Konten-

    bezeichnung
    Betrag
    6130 Freiwillige soziale Aufwendungen 12,60 4947 Verrechnete sonstige Sachbezüge 19 % USt 10,59
          3806 Umsatzsteuer 19 % 2,01

    Die Aufzeichnungen über den repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten und alle Telefonrechnungen muss der Arbeitgeber zusammen mit dem Lohnkonto seines Arbeitnehmers aufbewahren.

  2. Fallen beim Privatanschluss des Arbeitnehmers erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen an, darf der Arbeitgeber aus Vereinfachungsgründen bis zu 20 % des Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 EUR im Monat, steuerfrei erstatten. Aufzeichnungen sind nicht erforderlich.

     

    Praxis-Beispiel: Pauschale Ermittlung der Telefonkosten

    Der Arbeitnehmer führt von seinem privaten Telefonanschluss betriebliche Gespräche. Er zahlt für seinen Anschluss eine monatliche Flatrate von 30 EUR. Der Arbeitgeber, Herr Huber, darf ihm pro Monat 30 EUR × 20 % = 6,00 EUR lohnsteuerfrei erstatten. Die Buchung erfolgt wie im Beispiel zuvor.

Alternative Variante: Telefoniert der Arbeitnehmer häufig aus beruflichen Gründen von zu Hause aus, kann der Arbeitgeber den Telefonanschluss in der Wohnung seines Arbeitnehmers als seinen betrieblichen Telefonanschluss installieren bzw. auf seinen Namen ummelden. Die Telefongesellschaft rechnet dann unmittelbar mit dem Unternehmer ab, der die Kosten zu 100 % als Betriebsausgaben abzieht. Die private Nutzung durch den Arbeitnehmer ist unabhängig von der Höhe gem. § 3 Nr. 45 EStG lohnsteuerfrei.

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